3 façons de gérer facilement votre budget voyages d’affaires

Êtes-vous un spécialiste de la finance en charge des dépenses liées aux voyages d’affaires de votre organisation ? Si oui, avez-vous déjà expérimenté la situation suivante ?

Vous essayez de mieux contrôler le processus d’approbation et le budget des voyages d’affaires de votre entreprise, mais la tâche s’avère plus difficile que vous ne le pensiez. En effet, vous recevez des notes de frais et des demandes de réservation de toutes parts.

Les membres de l’équipe réservent généralement leurs voyages d’affaires individuellement. Chaque personne utilise plusieurs sites de réservation à la recherche des meilleures offres. Et comme ces réservations sont souvent effectuées à la dernière minute, vous n’avez pas vraiment de visibilité sur le montant des dépenses à long terme.

Les voyages d’affaires finissent souvent par dépasser le budget prévu et vous avez le sentiment que l’entreprise pourrait économiser beaucoup d’argent si vous pouviez mieux gérer les frais de déplacement. Mais vous ne savez pas trop par où commencer.

En l’absence d’une méthode centralisée de gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires, nationaux comme internationaux, maîtriser le budget consacré aux déplacements peut sembler impossible. Heureusement, il existe des solutions pour vous aider.

Voici quelques conseils simples pour commencer à gérer efficacement les frais de déplacement de votre entreprise, alors que les voyages d’affaires retrouvent leur importance :

1. Évaluez votre processus de réservation

Pour commencer, vous devez évaluer le processus en vigueur dans votre entreprise en matière de réservation des voyages d’affaires (y compris les trajets en avion, en train, la location de voitures et l’hébergement).

Si votre entreprise est novice pour les voyages d’affaires, il se peut que vous n’ayez pas encore mis en place un programme formel dédié. Et si vous disposez d’une politique relative à la réservation de voyages, il se peut que vous n’ayez pas de procédures en place pour vous assurer que les employés la respectent.

Certaines organisations font appel à une agence de voyages d’affaires pour les aider à gérer leurs voyages d’affaires, mais cette approche n’est pas toujours aussi rentable ou flexible que souhaité.

Les agences de voyages d’affaires traditionnelles facturent souvent des frais mensuels récurrents, indépendamment de l’utilisation de leurs services au cours du mois, et peuvent demander à leurs clients de signer un contrat qui les lie pour une durée minimale d’un an. Elles peuvent également ajouter des frais supplémentaires pour les services de conciergerie, les réservations par téléphone ou certains types de transactions. Le coût de ces agences est souvent élevé et parfois imprévisible. Les voyageurs disposent de peu d’autonomie et n’ont pas toujours accès à une assistance clientèle de qualité en dehors des heures de bureau.

Heureusement, il existe une meilleure méthode pour réserver des voyages d’affaires, sans la rigidité d’un contrat traditionnel avec une agence ni les aléas de la réservation par ses propres moyens. Les logiciels de gestion des voyages constituent une solution nouvelle pour le secteur des voyages d’affaires. Il s’agit d’un moyen simple et pratique de réserver et de gérer les voyages d’affaires, même en cas de volume important. De nombreux logiciels de gestion des voyages sont d’ailleurs gratuits.

2. Évaluez le taux d’adoption de vos outils de réservation

Vous utilisez peut-être déjà un logiciel de gestion des voyages dans votre entreprise. Mais ce type de logiciel n’est utile que s’il dispose de toutes les caractéristiques et fonctionnalités dont vous avez besoin, et si les employés l’utilisent réellement. Si votre équipe n’est pas convaincue de l’utilité d’un logiciel, elle l’évitera et reviendra à la réservation sur des sites grand public… et vous ne serez pas en mesure de suivre les dépenses liées aux billets d’avion, aux hôtels et autres.

Prenez le temps d’examiner le taux d’adoption de votre logiciel. Si vos collègues ne l’utilisent pas, organisez des réunions ou envoyez-leur des enquêtes pour connaître leur avis. Il est possible que votre logiciel soit dépourvu de certaines fonctionnalités importantes, pénalisant l’expérience utilisateur. Il se peut aussi que le logiciel ne dispose pas d’un catalogue suffisant, empêchant vos collègues de trouver les options d’hébergement et de transport qu’ils souhaitent.

Si votre logiciel actuel ne remplit pas sa mission, envisagez de passer à une autre solution. De préférence, choisissez une plateforme disposant d’un vaste catalogue (notre logiciel, TravelPerk, propose un catalogue exhaustif d’hébergements disponibles parmi tous les fournisseurs du marché, y compris des intégrations avec des géants du secteur et des fournisseurs de voyages comme Booking, Expedia et Airbnb).

Grâce à des fonctionnalités telles que les politiques de voyage automatisées et les processus d’approbation, les voyageurs peuvent facilement voir si leur réservation est conforme à la politique et demander des approbations supplémentaires si nécessaire. Des intégrations utiles et une application mobile conviviale facilitent les réservations, ce qui incite les voyageurs à utiliser le système.

3. Recherchez une solution incluant une réservation centralisée et des rapports automatisés en temps réel

Un logiciel de gestion des voyages doit être facile à utiliser par les voyageurs d’affaires eux-mêmes… mais il doit aussi comporter toutes les fonctionnalités dont l’équipe financière a besoin. Parmi elles, le reporting en temps réel et l’intégration avec une solution de gestion des dépenses sont essentiels.

Vous vous souvenez de ces interminables échanges d’e-mails et de ces notes de frais éparpillées ? Oubliez-les définitivement. Avec un logiciel de gestion des voyages comme TravelPerk, vous aurez accès à un tableau de bord facile à utiliser, qui vous permettra d’afficher les données par personne, type de transport, type de réservation, conditions d’annulation, possibilité de récupérer la TVA, etc.

Vous pouvez utiliser ces rapports pour créer des visuels, communiquer facilement sur vos dépenses et trouver de nouveaux moyens de réduire les coûts tout en maintenant la qualité des voyages. Vous pouvez également les utiliser pour suivre et compenser les émissions de CO₂, afin de mesurer l’empreinte carbone de votre entreprise, générer des rapports et mettre en place des initiatives pour la réduire.

En intégrant TravelPerk à une solution de gestion des dépenses, vous pouvez aller encore plus loin. Utilisez des outils comme Rydoo, Ramp ou Divvy (parmi beaucoup d’autres) pour simplifier le processus de reporting. Les voyageurs peuvent facilement gérer leurs dépenses et synchroniser ces données directement avec TravelPerk, ce qui vous donne une visibilité totale en la matière.

L’automatisation des notes de frais vous permettra de gagner du temps et de faire économiser de l’argent à votre entreprise, tout en vous donnant un aperçu en temps réel des flux de trésorerie. Saviez-vous que selon la Global Business Travel Association (GBTA), il faut en moyenne 20 minutes pour remplir une note de frais et 58 $ pour la traiter, tandis que corriger une note erronée gaspille 18 minutes et 52 $ supplémentaires ? D’autant que ces notes peuvent s’accumuler rapidement, accaparant votre équipe et le budget de l’entreprise.

En automatisant le processus de gestion des dépenses, vous pouvez éliminer la paperasse, source de gaspillage, de difficultés organisationnelles et de tracasseries. Vous disposerez alors d’un système numérique rationalisé, plus simple et moins sujet aux erreurs, qui vous donnera une visibilité sur les tendances et les habitudes des voyageurs, les éventuelles violations de vos politiques et les nouvelles possibilités d’économies.

Pour découvrir d’autres moyens d’économiser sur les dépenses, découvrez comment optimiser votre budget voyages d’affaires.

Commencez dès aujourd'hui à économiser du temps et de l'argent sur la réservation de vos voyages d’affaires.

5 raisons pour lesquelles il est si difficile de contrôler les dépenses liées aux voyages d’affaires

Si vous êtes responsable des dépenses liées aux voyages d’affaires, vous savez à quel point il est difficile de suivre les budgets de vos équipes. Lorsque les employés réservent sur des plateformes distinctes ou utilisent une agence de voyages tierce, il devient difficile de vérifier les dépenses.

Malgré la baisse significative du nombre de voyages d’affaires pendant trois années, 9 entreprises sur 10 prévoient d’atteindre 75 % de leurs dépenses de voyages de 2019 d’ici à la fin 2022. Les voyageurs d’affaires seront donc plus nombreux et il faudra gérer davantage de dépenses.

Comprendre pourquoi les dépenses liées aux voyages d’affaires sont si difficiles à contrôler vous aidera à mieux les maîtriser. En tant que gestionnaire de voyages, vous pourrez ainsi prendre des décisions budgétaires mieux éclairées.

Les tendances actuelles du secteur des voyages d’affaires

Après la paralysie des voyages d’affaires, la Global Business Travel Association (GBTA) prévoit une reprise complète du secteur d’ici à 2024. Les États-Unis ont dépensé 322,42 milliards de dollars en voyages d’affaires rien que l’année dernière, suivis de près par la région Asie-Pacifique. La Chine a dépensé 230,91 milliards de dollars dans ce domaine en 2021.

Les entreprises cherchent également à réduire leur empreinte carbone et leurs dépenses en travaillant avec des fournisseurs de voyages qui investissent dans le développement durable.

Pourquoi les dépenses liées aux voyages d’affaires sont-elles si difficiles à contrôler ?

En l’absence de tout contrôle, vos politiques de réservation et les pratiques de votre entreprise peuvent entraîner vos dépenses dans une spirale dangereuse. Voici quelques raisons pour lesquelles vous pourriez avoir du mal à contrôler vos dépenses liées aux voyages d’affaires, ainsi que quelques solutions.

1. Les réservations et la gestion des dépenses ont lieu sur des plateformes distinctes

Les solutions de gestion traditionnelles ne sont pas en mesure de répondre aux exigences actuelles. Elles se concentrent souvent sur un aspect et négligent les autres. Ainsi, les employés réservent leurs voyages via un programme ou une plateforme, tandis que la gestion des dépenses se fait sur une autre plateforme.

Si votre entreprise réserve ses voyages d’affaires sur différentes plateformes grand public, il devient impossible de contrôler et de gérer les budgets. Devoir se connecter à des plateformes distinctes et télécharger des factures individuelles complique également le suivi des dépenses.

Une agence de voyages d’affaires en ligne comme TravelPerk apporte de nombreux avantages. Avec TravelPerk, vous pouvez rationaliser votre processus de réservation en ligne. Qu’il s’agisse de réserver des vols et des hôtels ou de gérer des factures, les dépenses liées aux voyages d’affaires sont nettement plus faciles à contrôler sur une plateforme tout-en-un.

L’équipe est bloquée à Buenos Aires alors qu’elle devrait être à bord d’un vol pour Paris qui a décollé… il y a 5 minutes ? L’assistance clientèle 24 h/24, 7 j/7 est là pour vous aider en toutes circonstances. L’objectif de notre équipe est de répondre en 15 secondes et ainsi d’apporter une solution rapide, quelle que soit la situation.

2. Les dépenses liées à la TVA manquent de données en temps réel

Partout dans le monde, la TVA est depuis longtemps une épine dans le pied des équipes financières. Les contraintes de temps liées à la soumission des notes de frais, combinées aux tracas de la paperasserie, rendent difficile le contrôle des dépenses associées à la TVA.

Tout gestionnaire de voyages le sait, demander le remboursement de la TVA sur les voyages d’affaires requiert souvent plusieurs étapes. Le traitement d’une demande peut prendre plusieurs semaines et être soumis à divers taux et conditions. Par conséquent, les gestionnaires de voyages ne disposent pas d’une vision claire des dépenses de TVA en temps réel.

Le service de récupération de la TVA de TravelPerk collecte les factures des fournisseurs de voyages en votre nom et s’assure que les fournisseurs que vous avez choisis sont conformes à la TVA. Notre solution propose un catalogue de services adaptés à la TVA, que vous pouvez gérer et compiler. Notre calculateur d’économies estimées et notre générateur de rapports basés sur la TVA récupérable vous aident également à anticiper les économies réalisables.

3. Des systèmes de dépenses obsolètes et inefficaces

Votre entreprise utilise-t-elle des solutions de budgétisation et des systèmes de gestion des dépenses obsolètes ?

Des processus inefficaces rendent difficile le contrôle des dépenses liées aux voyages d’affaires, ce qui entraîne souvent une duplication du travail pour votre équipe et des rapports inexacts. Vous manquez également d’informations précieuses sur les tendances budgétaires et les habitudes des employés.

Choisissez un spécialiste en gestion de voyages qui propose de multiples partenariats avec des fournisseurs, afin de vous aider à mettre fin aux processus inefficaces et de répondre directement à vos besoins. TravelPerk s’associe à des systèmes automatisés de gestion des dépenses pour vous aider à suivre vos dépenses en temps réel. En voici quelques-uns (liste non exhaustive) :

Spendesk

Haslle

Expensify

Fyle

Payhawk

Les employés peuvent également télécharger des reçus et des factures en temps réel, ce qui augmente l’efficacité de votre équipe et facilite le remboursement des frais avancés.

4. Les employés ne connaissent pas suffisamment les politiques de voyages de l’entreprise

Si vos dépenses liées aux voyages d’affaires sont hors de contrôle, vos collaborateurs ne sont peut-être pas assez sensibilisés à votre politique de voyages. S’ils ne la connaissent pas, ils peuvent être amenés sans s’en rendre compte à réserver des voyages sortant du cadre de cette politique.

La solution complète de TravelPerk permet aux gestionnaires de voyages d’intégrer leurs politiques à leur outil de réservation. Elle encadre les possibilités de réservation des employés grâce à des paramètres permettant de gagner du temps et de contrôler les dépenses. Notre solution vous aide également à simplifier et à automatiser votre processus d’approbation des itinéraires de voyages.

Vous souhaitez élaborer une toute nouvelle politique de voyages pour votre entreprise ? Les modèles gratuits de TravelPerk proposent des politiques facilement personnalisables et prêtes en quelques minutes.

5. Les frais imprévus lors des voyages d’affaires

Anticiper les imprévus est le cauchemar des gestionnaires de voyages d’affaires. Ils rendent en effet les dépenses encore plus difficiles à contrôler.

Les frais de bagages supplémentaires ou en surpoids, les frais de stationnement à l’aéroport et les frais de location de voiture font vite augmenter la facture s’ils n’ont pas été pris en compte en amont. À cela s’ajoutent les éventuels retards et annulations de vols, de la part de l’employé ou de la compagnie aérienne.

Si les solutions à court terme consistent à voyager avec moins de bagages et à faire du covoiturage, les employés ont parfois besoin de plus de flexibilité.

Les fonctionnalités de FlexiPerk permettent aux voyageurs d’affaires d’annuler leur voyage, quelle qu’en soit la raison, jusqu’à deux heures avant le décollage, et de se faire rembourser au minimum 80 % du coût du voyage.

Les solutions professionnelles récentes aident les gestionnaires de voyages à répondre aux exigences en constante évolution du secteur des voyages d’affaires. Une solution de gestion des voyages tout-en-un permet une intégration fluide entre les plans de voyage, les réservations et les rapports de dépenses, et donne accès à des données en temps réel.