1. Consultez toutes les parties prenantes concernées par les voyages d'affaires
- Administrateurs : un gestionnaire de voyages de bureau ou un assistant exécutif chargé de la réservation des voyages d'affaires
- Responsables hiérarchiques : le responsable de la personne qui part en voyage d'affaires
- Dirigeants : responsables supplémentaires au niveau de la direction ou des cadres supérieurs
- Finances : un représentant du service financier qui s'occupe des voyages d'affaires (du point de vue des frais liés aux voyages)
- RH : un représentant du département RH qui s'occupe des voyages d'affaires (du point de vue de l'engagement ou de la conformité)
2. Créez un processus organisé de validation des voyages d'affaires
- Qui est responsable de la réservation des voyages d'affaires ? Employés, responsables, un assistant administratif ?
- Les voyageurs doivent-ils remplir un formulaire de demande ?
- Quels « validateurs » doivent être consultés pour l'approbation des voyages d'affaires ?
- Comment fonctionnent les dépenses lors d'un voyage d'affaires ? Qui établit et contrôle le budget ?
- Combien de temps à l'avance faut-il pour approuver un voyage d'affaires ?
- Que se passe-t-il en cas de demande de voyage d'affaires de dernière minute ?
- Seuls certains types d'hôtels, de vols, etc. sont-ils autorisés pour la réservation de voyages ? Par exemple, un voyageur peut-il réserver un hôtel trois ou quatre étoiles ?
- Y a-t-il une certaine classe de cabine autorisée pour les vols (première, affaires, économie) ?
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