Guide ultime pour réussir ses voyages d’affaires

Voyager pour le travail : on aime ou on déteste. Alors que beaucoup considèrent cela comme un avantage, surtout quand ils peuvent combiner affaires et loisirs, les employés qui voyagent régulièrement trouvent souvent cela peu pratique, voire inconfortable.

Voyager dans le cadre de son emploi peut être un véritable défi. Cependant, les voyageurs expérimentés savent qu'ils peuvent améliorer considérablement leur expérience en suivant certaines règles élémentaires qui donnent d’excellents résultats.

Nous avons compilé dans ce guide tous nos conseils et astuces pour gérer votre prochain voyage d’affaires comme un pro !

Avant de voyager

1. Consulter la politique de voyages de son entreprise

Avant de commencer à planifier votre voyage, assurez-vous de lire les politiques de voyages de votre société. Elles décrivent les différentes règles et procédures ainsi que les choses à faire et à ne pas faire en matière de voyage d'affaires.

Cela inclut souvent des éléments tels que :

où réserver votre voyage ;

qui doit approuver votre déplacement ;

quelles dépenses sont remboursées par l’entreprise ;

le fonctionnement du processus de remboursement des frais.

Assurez-vous de respecter pleinement votre politique de voyage. Commencez dès maintenant.

2. Prendre uniquement un bagage à main

Ce conseil de préparation peut vous faire gagner beaucoup de temps et réduire votre stress lors d’un déplacement professionnel. Saviez-vous que plus de 2,8 millions de bagages sont perdus chaque année par les compagnies aériennes rien qu’aux États-Unis ?

Simplifiez-vous la vie, voyagez léger et limitez-vous aux bagages à main si vous voulez éviter le tracas de perdre votre valise et perdre au moins 30 minutes de votre temps au service de réclamation des bagages.

3. Conserver les articles essentiels dans sa valise

Gardez vos articles essentiels, tels que votre nécessaire de toilette et vos médicaments, toujours à portée de main et prêts à être emballés.

Si vous voyagez souvent, conservez des doublons dans une pochette ou un étui que vous utilisez uniquement pour vos voyages. Ainsi, lorsque vous faites votre valise, vous pouvez facilement prendre ce dont vous avez besoin et partir sereinement.

4. Garder les documents et objets importants à portée de main

Cartes d'embarquement, pièces d'identité, documents importants, téléphone, agenda, carte de crédit, portefeuille, bouchons d'oreilles : emballez-les ensemble afin de pouvoir toujours les trouver facilement quand vous en avez besoin.

Il n'y a rien de pire que de ne pas mettre la main sur votre pièce d'identité lorsque vous arrivez à la porte d'embarquement et de retarder l'embarquement tout en retournant votre valise dans un élan de panique !

5. Emporter à la fois des tenues professionnelles et décontractées

Même si le code vestimentaire de vos réunions est toujours formel, il pourrait y avoir des occasions où vous devrez vous habiller de manière plus décontractée. Dans ce cas, vous ne voudrez pas porter des vêtements professionnels.

De plus, il n’est pas exclu que vos clients vous invite à un repas ou une activité décontractée !

Une tenue confortable se prête également bien aux dîners en solo, à la détente dans votre chambre d'hôtel lorsque la soirée se termine tôt ou encore pour faire un peu d'exercice.

6. Garder à l'esprit les contrôles de sécurité lors de la préparation des bagages

Les contrôles de sécurité peuvent être très stricts, particulièrement dans les aéroports.

Dans de nombreux cas, vous devrez retirer tous les liquides, les appareils électroniques et même les chargeurs de votre valise afin qu’ils soient scannés.

Pour passer les contrôles de sécurité le plus rapidement possible, gardez tous ces objets dans des endroits faciles d'accès pour qu'ils soient prêts à être déballés le moment venu.

7. Prioriser son confort

Que ce soit vos bagages, vos vêtements, vos repas, votre sommeil et votre routine beauté, assurez-vous d'avoir tout ce dont vous avez besoin pour vous sentir à l'aise pendant votre voyage.

Se sentir comme chez soi peut faire beaucoup !

Et si vous voyagez souvent pour le travail, avoir sur vous des doublons de vos objets favoris peut vous aider à vous sentir mieux. Par exemple, votre pull fétiche ou vos produits de soins de la peau.

8. S’inscrire aux programmes de fidélité

Êtes-vous membre de programmes de fidélité ? Assurez-vous de vérifier les avantages dont vous pouvez bénéficier en tant que voyageur fréquent.

En effet, ce détail pourrait vraiment améliorer la qualité de votre voyage : d’un siège de classe supérieure dans l’avion jusqu'aux lounges des compagnies aériennes.

Si vous ne l'êtes pas encore, envisagez de vous inscrire. D'une part, vous pouvez utiliser les points de votre prochain voyage pour commencer à économiser.

D’autre part, l'adhésion peut parfois vous donner accès à de réels avantages, même si vous n'avez pas encore accumulé de points.

Astuce : même si votre employeur réserve votre voyage pour vous, vous pouvez toujours ajouter un numéro de voyageur fréquent ou de programme de fidélité à la réservation et accumuler les points et avantages.

9. Charger ses appareils électroniques

Cela vous semble évident ? Oui, car vous ne savez jamais quand un retard, une annulation ou un problème lié au travail peut nécessiter l'utilisation de votre téléphone !

Vous pourriez être tenté de vous dire "Oh, je le chargerai à l'aéroport," et une fois sur place vous vous retrouvez sans prise de courant disponible au moment où vous en avez le plus besoin.

Assurez-vous donc de charger tous vos appareils électroniques avant de quitter votre domicile ou votre bureau. Répétez cette opération régulièrement tout au long de votre déplacement.

10. Prendre des vols directs

Dans la mesure du possible, choisissez des vols directs et évitez les escales. Vous passerez moins de temps à voyager et vous pourrez arriver plus reposé.

De plus, vous aurez de meilleures chances d'éviter les retards, les annulations, le surbooking et les pertes de bagages.

11. Profiter des lounges dans les aéroports

Les lounges d’aéroports vous offrent des services qui améliore grandement votre expérience lors d’un déplacement professionnel :

un espace confortable ;

une connexion Wi-Fi ;

des prises de courant et des stations de recharge ;

de la nourriture ;

des boissons ;

des douches ;

parfois même des spas.

Ils sont un excellent moyen de se détendre avant votre vol ou de boucler un travail de dernière minute si nécessaire.

L'accès aux lounges d'aéroport est généralement inclus pour les passagers de classe affaires, mais vous pouvez également l’acheter séparément.

12. Utiliser un sac à vêtements

Si vous n'avez pas le temps de faire repasser votre costume avant vos réunions, apportez-le avec vous dans l'avion dans un sac à vêtements pour qu'il n’arrive pas froissé.

Vérifiez votre franchise de bagage cabine au préalable pour vous assurer que vous pouvez l'emporter à bord.

Une autre option est de le porter pendant votre vol pour éviter d'avoir trop de plis.

13. Emporter une batterie de rechange

Emmener une seconde batterie n’est jamais une mauvaise idée !

Vous ne savez jamais quand vous pourriez en avoir besoin. En effet, il peut être difficile de trouver une prise de courant lorsque vous êtes sur la route pendant de longues périodes.

Cela évite également la fâcheuse situation d'être coincé à l'aéroport sans pouvoir travailler parce que toutes les prises sont occupées.

14. Acheter ses articles de toilette en format voyage

Vous voulez être au meilleur de votre forme pour cette importante réunion, mais il y a de fortes probabilités que les produits capillaires de l'hôtel ne fassent pas l’affaire.

Même si votre hôtel offre de nombreux articles de toilette de qualité, rien ne vaut vos propres produits. En effet, ils sont mieux adaptés à vos besoins !

Achetez des versions de vos produits cosmétiques préférés au format voyage ou transvasez-les dans des contenants plus petits qui respectent les limites d’un bagage cabine.

Bonus : vous vous sentirez beaucoup plus confiant et à l'aise en ayant vos produits habituels à portée de main.

15. Prévoir des collations saines

Pour de nombreux voyageurs d'affaires, un déplacement professionnel signifie souvent des heures de repas irrégulières et des collations pas vraiment équilibrées.

Avec un peu de préparation, vous pouvez éviter cela : emportez suffisamment de collations saines à garder avec vous dans l'avion ainsi que pendant toute la durée de votre voyage.

Non seulement cela peut vous aider à rester en bonne santé, mais cela vous aide aussi à vous sentir bien et à donner le meilleur de vous-même malgré un emploi du temps chargé.

16. Choisir judicieusement son siège d'avion

Si vous voyagez sur un vol long-courrier, le choix de votre siège peut faire la différence entre un vol correct et un vol inconfortable.

Il existe des sites web dédiés où vous pouvez trouver les meilleurs et les pires sièges pour un vol spécifique. Consultez-les avant de sélectionner votre siège !

17. Se renseigner sur l’étiquette locale dans le monde des affaires

Vous avez peaufiné votre discours et tous vos graphiques sont prêts ?

En fonction de votre destination, l'étiquette des affaires peut être très différente de celle de votre pays.

Assurez-vous de vérifier les règles de base au préalable, afin de pouvoir serrer la main de ce client, ou non, sans risquer un faux pas !

18. Télécharger des applications utiles

Du logiciel de gestion des voyages et des dépenses de votre entreprise à vos fournisseurs d'hôtels et de voitures de location, les applications vous donnent plus de contrôle et vous accédez à des options supplémentaires en déplacement.

Gardez les meilleures applications pour les voyages d'affaires téléchargées sur votre téléphone pour qu'elles soient là quand vous en avez besoin.

Des applications comme Uber, LoungeBuddy, Yokoy, et bien sûr l'application TravelPerk sont indispensables.

19. Prendre un adaptateur secteur

Si vous voyagez à l'étranger, il y a de fortes chances que le système de prises électriques soit différent de celui de votre domicile.

Assurez-vous d'emporter un adaptateur secteur international pour brancher vos appareils, mais aussi pour éviter qu'ils ne tombent en panne en raison de problèmes de tension.

Vous pouvez trouver des adaptateurs spécifiques au pays où vous voyagez. Cependant, nous vous recommandons d’opter pour un adaptateur universel pour avoir toutes les options dans un seul objet.

20. S’enregistrer le plus tôt possible

L'enregistrement anticipé n'est pas seulement valable pour les vols ! En effet, certains prestataires vous permettent de vous enregistrer à l’avance pour votre hôtel ou votre location de voiture, alors n’hésitez pas à le faire.

Si vous effectuez beaucoup de voyages internationaux, renseignez-vous sur les options possibles pour passer plus rapidement les contrôles douaniers.

Cela vous fera gagner un temps précieux et vous évitera un stress inutile pendant votre voyage !

Pendant votre voyage d'affaires

21. Boire de l'eau, éviter l'alcool

Boire suffisamment d'eau et rester hydraté est essentiel pour prévenir le décalage horaire, mais pas seulement.

En effet, rester hydraté est également bon pour la santé cardiovasculaire, votre peau et votre humeur générale.

De plus, l'hydratation est la clé pour une concentration optimale et le bon fonctionnement du cerveau, ce qui est indispensable lorsque l’on doit participer à des réunions cruciales.

Apportez une bouteille d'eau réutilisable à remplir pendant votre voyage. De cette façon, vous ferez des économies d’argent et de temps. Sans oublier que c’est une option plus écologique pour un voyage durable.

22. Boire du café, sans excès

Boire de grandes quantités de café pendant votre vol ne vous aidera certainement pas. Cependant, vous en avez parfois besoin, surtout lorsque vous n'avez pas le temps de faire une sieste avant votre prochaine réunion.

Si vous passez directement de la piste d'atterrissage à la salle de réunion, essayez de boire du café deux heures avant la réunion pour un effet maximal.

23. Rattraper son retard pendant les escales

Vous n'avez pas pu réserver un vol direct ? Tant pis, tirez profit de cette escale pour consulter vos e-mails et vos appels.

Ainsi, vous serez au courant des dernières nouvelles importantes et des éventuels changements de votre voyage d'affaires.

Vous éviterez également le stress d’une liste interminable d'e-mails à traiter une fois arrivé à destination.

24. S’étirer

Rester assis dans la même position pendant des heures peut avoir des effets néfastes sur votre circulation, votre dos et votre cou. Et personne ne veut arriver à sa prochaine réunion avec un torticolis !

Prenez le temps de vous étirer de temps en temps pendant votre vol. Ainsi, vous vous sentirez beaucoup mieux.

Si vous le pouvez, faites un peu de yoga chaque soir pendant votre déplacement pour atténuer les effets des voyages de longue durée et rester en bonne santé.

25. S’adapter aux heures de repas dès que possible

C'est l'un des conseils qui peuvent faire toute la différence pour lutter contre le décalage horaire.

Essayez d'adapter vos heures de repas aux horaires locaux dès que possible, idéalement avant votre vol.

Adapter vos heures de repas indiquera à votre corps quand il est temps de se réveiller et d'être actif ou quand dormir.

Vous n’avez pas faim ? Une petite collation, un smoothie ou un repas léger peuvent aussi aider.

26. Combattre le décalage horaire avec de l'exercice

Certaines études suggèrent que l'exercice peut contrer les effets du décalage horaire. Ainsi, faire de l'exercice tôt le matin (vers 7 heures) ou en début d'après-midi (entre 13 heures et 16 heures) pousse le rythme circadien à un horaire plus précoce.

Tandis que faire de l'exercice entre 19 heures et 22 heures a l'effet inverse.

Si vous voyagez vers l'est, optez pour un entraînement tôt le matin. Si vous voyagez vers l'ouest, essayez de faire de l'exercice juste avant de vous coucher.

27. Ne pas aller se coucher dès son arrivée

Après un long voyage épuisant, vous pourriez être tenté de dormir dès votre arrivée, quel que soit le moment de la journée.

Évitez à tout prix d’aller vous coucher. Ainsi, vous permettrez à votre corps de s'adapter au nouveau fuseau horaire dès que possible.

Au lieu de cela, essayez de vous asseoir au soleil, de boire un grand verre d'eau ou de faire une promenade.

Si vous savez que vous ne pourrez pas rester éveillé à votre arrivée, essayez de programmer votre vol pour atterrir le soir à destination. De cette façon, vous pourrez vous coucher tout en permettant à votre corps de s'adapter à l'heure locale.

28. Continuer d’appliquer ses routines quotidiennes les plus importantes

Rester physiquement et mentalement au top est important pour tirer le meilleur parti de toutes ces réunions professionnelles.

C'est pourquoi il est judicieux de consacrer du temps à vos routines quotidiennes les plus importantes, telles que la méditation, la pratique du yoga ou une course matinale.

Les salles de sport d'hôtel peuvent faciliter l'entraînement, mais n'hésitez pas à explorer la ville où vous séjournez lors d’une promenade ou d’un jogging matinal !

29. Prendre tous ses reçus en photo

Chaque dépense payée par votre entreprise doit être documentée. Pas de reçus, pas de remboursements, c'est une règle assez standard.

C'est pourquoi nous vous recommandons de prendre une photo chaque fois que vous recevez un ticket de caisse. De cette façon, même si vous perdez la version papier, vous aurez toujours la photo pour prouver vos dépenses.

Si vous utilisez TravelPerk, vous pouvez télécharger les photos des reçus immédiatement dans l’application. Idéal pour faciliter le suivi de vos dépenses et accélérer leur remboursement.

30. Conserver ses tickets de caisse

En clair : ne fourrez pas les reçus dans toutes les poches possibles de vos vêtements !

Si vous avez besoin d'une version papier de tous les reçus, assurez-vous d'apporter un dossier ou une enveloppe pour pouvoir les regrouper et les conserver.

31. Utiliser un pare-feu en cas de connexion à Internet sur un réseau public

Si vous utilisez l’ordinateur de votre entreprise et accédez à des informations professionnelles, assurez-vous que votre antivirus est à jour et que vous disposez d'un pare-feu pour vous protéger de toute personne tentant d’accéder à vos données.

Si vous voyagez dans un autre pays, un VPN peut vous aider à vous assurer que vous pouvez accéder à tout ce dont vous avez besoin.

32. Travailler ailleurs que dans sa chambre d’hôtel

Vous recherchez un meilleur espace de travail que votre chambre d'hôtel ? Une réunion de dernière minute vient de tomber et vous ne savez pas où recevoir vos invités ?

Un espace de coworking est probablement votre meilleure option. Avec des bureaux partagés qui fleurissent dans toutes les grandes villes, il ne devrait pas être trop difficile d'en trouver un.

Après votre voyage d'affaires

33. Faire ses notes de frais

Une fois de retour chez vous, il est temps de préparer votre note de frais.

Cette tâche n’aura rien de compliqué si vous avez suivi les conseils précédents et conservé consciencieusement tous les reçus liés à vos dépenses professionnelles.

Cependant, assurez-vous de le faire à temps et vérifiez que rien ne manque !

34. Envoyer des e-mails de remerciement

Si vos partenaires commerciaux et clients ont contribué au succès de votre voyage d'affaires, envoyez-leur un e-mail pour les remercier pour leur accueil et pour leur temps. Ils sauront apprécier ce geste de gratitude !

35. Laisser des avis

Vous avez apprécié votre séjour à l'hôtel ? Votre agent de service client a été aimable avec vous ? Prenez le temps de laisser un bon avis !

Vous pourriez séjourner dans le même hôtel la prochaine fois et ils sauront se souvenir de vous.

C'est aussi un excellent moyen d’aider d'autres voyageurs d'affaires à la recherche d'options adaptées au travail.

Mettre ces conseils en pratique lors de son prochain voyage d’affaires

Nous espérons que vous avez trouvé ces astuces de voyage d'affaires utiles !

Il est maintenant temps de mettre ces conseils en pratique lors de votre prochain voyage d'affaires : où que vous vous rendiez, nous vous souhaitons un déplacement agréable et réussi.

Vous souhaitez faciliter davantage les voyages d'affaires ? TravelPerk peut vous aider.

En effet, notre plateforme de gestion des voyages tout-en-un permet aux voyageurs d'affaires de :

réserver eux-mêmes leur voyage conformément à la politique de l'entreprise ;

se faire rembourser plus rapidement ;

suivre les itinéraires et les réservations depuis une interface unique.

Découvrez comment TravelPerk a permis à GetYourGuide de gagner en flexibilité et de faire des économies tout en donnant plus d'autonomie aux employés.

Guide complet du voyageur d'affaires