Guide pour planifier les voyages d’affaires de son patron sans stress et sans effort

Vous vous demandez comment faciliter l'organisation des voyages d’affaires pour votre patron ? Vous êtes au bon endroit.

Nous savons à quel point réserver et gérer les déplacements professionnels des dirigeants peut être stressant et tourner au casse-tête pour les assistants exécutifs comme vous.

En effet, vous devez coordonner leurs voyages tout en continuant de gérer toutes vos autres responsabilités quotidiennes.

Lors de ses déplacements, votre patron doit jongler avec son agenda rempli de réunions, tout en essayant de rester en contact avec les équipes réparties sur différents fuseaux horaires et en gérant le décalage horaire.

Heureusement, il existe des solutions pour simplifier la gestion des déplacements des dirigeants, d’alléger la gestion administrative et d’éliminer les points de friction courants. Par exemple, des outils de réservation qui simplifient toutes vos réservations ou des solutions qui automatisent le suivi de vos dépenses de voyage et simplifient le remboursement de la TVA.

1. Prioriser ses préférences

La première étape pour organiser un voyage d'affaires consiste à s'assurer que vous prenez en compte toutes les préférences personnelles du voyageur.

Par exemple, peut-être que votre patron préfère un siège près du hublot ou aime séjourner dans une chaîne d'hôtels spécifique. Peut-être est-il important pour lui d'avoir accès à une salle de sport ou il veut une chambre équipée d’un grand bureau pour traiter ses e-mails entre deux réunions.

Si votre patron voyage fréquemment, il peut accumuler des points de fidélité avec les compagnies aériennes ou les hôtels. Dès que possible, optez pour des options de voyage avec ces entreprises et assurez-vous de noter ses numéros d'adhésion afin qu'il puisse profiter des avantages ou recevoir un traitement préférentiel pendant son trajet.

Accumuler des points sur les vols et les séjours à l'hôtel peut offrir à votre patron divers avantages, tels qu’un départ tardif gratuit ou l'accès au lounge.

Si les dirigeants n’adhèrent pas encore à des programmes de fidélité, demandez-leur quelles compagnies aériennes ou hôtels ils préfèrent et voyez si vous pouvez les inscrire. Après avoir noté ces préférences, appuyez-vous sur les dernières technologies pour rationaliser le processus de réservation.

2. Réserver les meilleures options avec un outil de gestion des voyages

Optez pour un outil de réservation complet comme TravelPerk plutôt que de parcourir plusieurs sites web en quête du meilleur prix. Ainsi, vous pourrez organiser l’ensemble du voyage en quelques clics : séjours à l'hôtel, vols, locations de voiture et trains.

Vous pouvez facilement rechercher et sélectionner les options qui répondent aux préférences de votre dirigeant sur un outil en ligne facile à utiliser.

Accédez à des tarifs compétitifs avec TravelPerk

L'un des nombreux avantages de réserver des voyages d'affaires sur TravelPerk est que les utilisateurs peuvent profiter de tarifs hôteliers très compétitifs sans avoir à négocier eux-mêmes.

Avec TravelPerk, vous avez le choix entre plus de 26 000 tarifs hôteliers réduits. Ces économies significatives vont forcément plaire à votre patron !

3. Informer son patron

Après avoir minutieusement planifié le voyage d'affaires de votre boss, il est important de lui transmettre les détails avec soin. En effet, il n’est pas rare qu’un dirigeant occupé vous dise qu’il écoute, mais son esprit est ailleurs.

Avec une solution de gestion de voyage comme TravelPerk, les détails de chaque voyage sont centralisés sur une seule plateforme et avec un seul identifiant !

Cependant, il est important que votre dirigeant dispose des informations dont il a besoin s’il n’utilise pas l’outil de gestion de voyage.

Les captures d'écran sont une méthode rapide et facile pour s'assurer que votre patron puisse accéder à tous les détails de son déplacement.

Toutefois, nous vous recommandons d’aller plus loin et de préparer un itinéraire de voyage qui inclut des éléments spécifiques pour faciliter sa lecture.

Voici quelques conseils pour créer un itinéraire clair :

décomposez chaque jour et décrivez les activités prévues ;

notez les numéros de confirmation de réservation pour les locations de voitures, les hôtels, les réservations de restaurants et d'autres éléments de son voyage ;

pour les vols, ajoutez les numéros de téléphone des compagnies aériennes, l'adresse du terminal, les numéros de confirmation, les numéros de vol, les réservations de siège et tous les numéros d'adhésion dont il pourrait avoir besoin pour l'accès au lounge et profiter des autres avantages du programme de fidélité ;

spécifiez les quais de départ pour les trajets en train si possible ;

si vous recourez à des services de voiture pré-réservés, ajoutez ces détails ainsi que les numéros de contact pour le conducteur et la société ;

incluez l'adresse de l’hôtel et les coordonnées de la réception au cas où il y aurait plusieurs hôtels portant le même nom ;

notez les heures d'arrivée et de départ pour les séjours à l'hôtel, ce point est très important ;

ajoutez toutes les réunions auxquelles doit participer votre patron lors de son déplacement, en spécifiant les participants et les objectifs de chaque rendez-vous ;

vous pouvez aller encore plus loin et inclure les photos LinkedIn des participants aux réunions pour s'assurer qu’il puisse leur donner un accueil chaleureux et personnalisé ;

une fois l'itinéraire terminé, enregistrez-le en PDF, imprimez-le et envoyez-le par e-mail à votre patron. De cette façon, il dispose de copies papier et numériques.

Assurez-vous également que votre dirigeant connaît les procédures à suivre en cas d'urgence avant son départ. Il peut être utile de les inclure ainsi que toutes les coordonnées dont il pourrait avoir besoin par écrit dans son itinéraire.

4. Se préparer aux imprévus

S’occuper des réservations de voyage de vos dirigeants implique de savoir faire face aux imprévus.

En effet, voyager pour le travail peut réserver d'innombrables surprises, comme des conditions météorologiques défavorables ou une annulation de dernière minute.

Beaucoup de ces événements imprévus nécessitent une réaction immédiate de votre part. C’est pourquoi, vous devez connaître la procédure pour effectuer des modifications sur une réservation, surtout en dehors de vos heures de bureau.

Même si vous répondez à toute heure, votre patron pourrait être stressé à l’idée de devoir vous contacter en dehors des horaires de bureau.

Un support complet, 24h/24 et 7j/7, s’avère indispensable pour offrir une expérience de voyage fluide. Chez TravelPerk, votre patron peut joindre notre support client composé d’agents humains par téléphone, e-mail et chat, 24h/24, 365 jours par an.

Priorisez la sécurité de vos voyageurs. Découvrez comment dès aujourd’hui.

Veillez à toujours réserver les tarifs les plus flexibles possibles pour éviter les frais coûteux en cas de changement de plans.

Un outil comme FlexiPerk fait passer les modifications de déplacement professionnel à un niveau supérieur.

Les utilisateurs de FlexiPerk peuvent annuler ou modifier tous les éléments de leurs réservations jusqu'à 2 heures avant le départ et récupérer 80 % des coûts.

Vous ou votre dirigeant pouvez sélectionner des réservations alternatives depuis l’application mobile ou sur la plateforme avec un ordinateur de bureau.

Peu importe la raison du changement de plans, vous n’aurez pas à courir après les remboursements. L'argent sera de retour sur votre compte sous forme de crédit, prêt à être utilisé en seulement 14 jours.

5. Garder en tête les objectifs de durabilité de votre entreprise

Vérifier que le voyage d'affaires de votre patron est en adéquation avec les réglementations environnementales et les objectifs de responsabilité sociale des entreprises (RSE) nécessite une surveillance minutieuse et complexe.

En évaluant régulièrement l'impact environnemental de vos déplacements professionnels, vous pouvez identifier des possibilités d'amélioration et mettre en œuvre des pratiques de voyage plus écologiques.

Cependant, mesurer les émissions de CO₂ de vos voyages d'affaires pour suivre les efforts de compensation de votre équipe est une tâche considérable.

GreenPerk de TravelPerk facilite et accélère considérablement vos efforts de durabilité grâce à des rapports détaillés sur les émissions générées par vos voyages d'affaires.

GreenPerk met également en évidence les options de voyage écologiques lors du processus de réservation pour encourager des changements de mentalité directement auprès de vos voyageurs.

De plus, vous pouvez compenser toutes les émissions restantes grâce à des projets de réduction de carbone certifiés par VERRA.

6. Simplifier l’établissement des notes de frais

De prime abord, les notes de frais semblent représenter une énorme perte de temps. En effet, suivre l'argent prend plus de temps que de le dépenser !

Aidez votre patron à faire ses notes de frais rapidement avec l’aide d’une application de numérisation ou de gestion des reçus.

Comme évoqué, rien ne vaut l'automatisation. TravelPerk s'intègre à diverses applications tierces de gestion des dépenses, notamment Yokoy, Pleo, Expensify et Payhawk.

Avec des outils comme TravelPerk, vous et vos collègues de l’équipe Finance vous accédez à une multitude d'informations sur les dépenses de voyage.

Vous pouvez faire des recherches par employé, destination ou département afin de vérifier les dépenses de voyage en temps réel et contrôler que vous êtes sur la bonne voie pour respecter les budgets de cette année.

Comment aller plus loin ?

L’un des principaux avantages de l'automatisation et de l'externalisation de la gestion des voyages d'affaires est de pouvoir vous concentrer sur des détails que votre patron appréciera.

Cette attention supplémentaire vous distinguera des autres assistants exécutifs et aura un impact sur l'expérience de voyage de votre dirigeant.

Voici quelques exemples de petits extras que vous pouvez préparer à l'avance :

étiquettes de bagages ;

cartes de visite ;

sujets de conversation et coordonnées de l'hôte local (le client ou le responsable de bureau) ;

conseils sur la culture des affaires en cas de déplacement à l’étranger ;

recommandations de restaurants basées sur ses préférences. Vous pouvez même utiliser un service de conciergerie comme TravelPerk pour sécuriser les réservations ;

idées d’activités pour occuper son temps libre. Assurez-vous de mettre en évidence les options qui nécessitent l’achat de billets et réservez-les à l'avance ;

adaptateurs de voyage et parasurtenseurs.

Prenez un moment pour déterminer les petites choses qui feront une grande différence pour votre patron et complétez régulièrement cette liste pour ses futurs déplacements professionnels.

Devenez l'assistant n°1. Gérez facilement les voyages et gardez vos collègues satisfaits.

Guide pour planifier les voyages d’affaires de son patron sans stress et sans effort

Guide pour planifier les voyages d’affaires de son patron sans stress et sans effort

1. Prioriser ses préférences

2. Réserver les meilleures options avec un outil de gestion des voyages

Accédez à des tarifs compétitifs avec TravelPerk

3. Informer son patron

4. Se préparer aux imprévus

Priorisez la sécurité de vos voyageurs. Découvrez comment dès aujourd’hui.

5. Garder en tête les objectifs de durabilité de votre entreprise

6. Simplifier l’établissement des notes de frais

Comment aller plus loin ?

Simplifiez à tout jamais vos voyages d'affaires.

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