Guide pour planifier les voyages d’affaires de son patron sans stress et sans effort
1. Prioriser ses préférences
2. Réserver les meilleures options avec un outil de gestion des voyages
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3. Informer son patron
- décomposez chaque jour et décrivez les activités prévues ;
- notez les numéros de confirmation de réservation pour les locations de voitures, les hôtels, les réservations de restaurants et d'autres éléments de son voyage ;
- pour les vols, ajoutez les numéros de téléphone des compagnies aériennes, l'adresse du terminal, les numéros de confirmation, les numéros de vol, les réservations de siège et tous les numéros d'adhésion dont il pourrait avoir besoin pour l'accès au lounge et profiter des autres avantages du programme de fidélité ;
- spécifiez les quais de départ pour les trajets en train si possible ;
- si vous recourez à des services de voiture pré-réservés, ajoutez ces détails ainsi que les numéros de contact pour le conducteur et la société ;
- incluez l'adresse de l’hôtel et les coordonnées de la réception au cas où il y aurait plusieurs hôtels portant le même nom ;
- notez les heures d'arrivée et de départ pour les séjours à l'hôtel, ce point est très important ;
- ajoutez toutes les réunions auxquelles doit participer votre patron lors de son déplacement, en spécifiant les participants et les objectifs de chaque rendez-vous ;
- vous pouvez aller encore plus loin et inclure les photos LinkedIn des participants aux réunions pour s'assurer qu’il puisse leur donner un accueil chaleureux et personnalisé ;
- une fois l'itinéraire terminé, enregistrez-le en PDF, imprimez-le et envoyez-le par e-mail à votre patron. De cette façon, il dispose de copies papier et numériques.
4. Se préparer aux imprévus
5. Garder en tête les objectifs de durabilité de votre entreprise
6. Simplifier l’établissement des notes de frais
L’un des principaux avantages de l'automatisation et de l'externalisation de la gestion des voyages d'affaires est de pouvoir vous concentrer sur des détails que votre patron appréciera. Cette attention supplémentaire vous distinguera des autres assistants exécutifs et aura un impact sur l'expérience de voyage de votre dirigeant.Voici quelques exemples de petits extras que vous pouvez préparer à l'avance :
- étiquettes de bagages ;
- cartes de visite ;
- sujets de conversation et coordonnées de l'hôte local (le client ou le responsable de bureau) ;
- conseils sur la culture des affaires en cas de déplacement à l’étranger ;
- recommandations de restaurants basées sur ses préférences. Vous pouvez même utiliser un service de conciergerie comme TravelPerk pour sécuriser les réservations ;
- idées d’activités pour occuper son temps libre. Assurez-vous de mettre en évidence les options qui nécessitent l’achat de billets et réservez-les à l'avance ;
- adaptateurs de voyage et parasurtenseurs.
Comment aller plus loin ?