La gestion d’une équipe d’employés dédiés et de leurs déplacements professionnels étant un job des plus exténuants, toute aide disponible pour faciliter le processus est la bienvenue. Bien que les agences de voyages d’affaires soient d’ordinaire la référence quand il est question de réservation de vols, d’hôtels et de transport, elles sont liées à de nombreux sujets de discorde. À notre époque qui ne cesse de devenir de plus en plus connectée, ces sujets de discorde n’ont simplement plus besoin d’exister.

Examinez le rôle d’Internet : ces 20 dernières années, il a bouleversé toutes les industries, des voyages touristiques aux hébergements en passant par les services de taxi. La gestion des voyages d’affaires ne fait pas exception, les sociétés comme la nôtre s’efforçant de fournir aux responsables de voyages tels que vous une plateforme plus simple et plus intuitive, un outil de gestion des voyages qui réinvente entièrement le processus de réservation de voyages d’affaires traditionnel.

La systématisation de la gestion des voyages d’entreprise de votre société offre une foule d’avantages à tout responsable de voyages cherchant à se faciliter la tâche tout en valorisant leurs services. Ci-dessous 4 avantages obtenus grâce à l’utilisation d’un outil de gestion de voyages en ligne.

1. Des processus simplifiés

Des e-mails, des e-mails, toujours des e-mails : il est généralement vrai que moult échanges sont nécessaires pour lancer, clarifier et finaliser une demande de voyage. Bien que le résultat soit le même, cela mène à une perte de temps et de contrôle. En résulte un manque d’efficacité et une perte d’économies potentielles puisque les informations portant sur les options de transport sont limitées.

Simplifier les processus de réservation rend le contrôle à ceux qui en ont besoin : vous. Utiliser ces derniers vous permet de consulter et comparer plus de vols de différentes compagnies aériennes et d’hébergements de manière plus rapide, vous garantissant habituellement un bien meilleur prix sans la prise de tête de multiples e-mails. Les employés peuvent réserver leurs propres voyages en utilisant des outils de réservation tels que TravelPerk, ce qui augmente non seulement leur autonomie mais aussi leur satisfaction globale.

2. Une réduction des dépenses liées aux voyages professionnels

Trouver l’équilibre entre s’assurer que vos équipes respectent le budget voyages et garantir que leur voyage sera efficace tout garantissant leur bien-être peut être une tâche difficile. Dépenser trop ou pas assez mène à un gaspillage d’argent qui pourrait être utilisé ou économisé de façon plus efficace. Les responsables de voyages ne sont pas aidés à ce sujet par les budgets statiques, leurs prix continuellement fluctuants rendant difficile de s’assurer de leur exactitude.

Contrairement aux agences de voyages d’affaires traditionnelles, la plupart des solutions numériques de voyages d’affaires sont constamment connectées. Certaines utilisent aussi des budgets dynamiques plutôt que des budgets statiques, prenant ainsi en compte les informations tarifaires et vos politiques de voyages d’affaires en temps réel. Ensemble, vous êtes assurés que vos budgets sont toujours respectés, quoiqu’il arrive.

3. Une culture plus économe

D’après Expedia, une majorité de voyageurs d'affaires de petites entreprises (91%) dépense plus en repas, chambres d’hôtel et service d’étage quand ils voyagent à leur compte. C’est le résultat d’un désalignement entre les intérêts de l’employeur et de l’employé, et exacerbé par un manque fondamental de compréhension de l’impact final de ces frais.

Pour les responsables des voyages comme pour les employés qu’ils gèrent, certaines solutions de voyages numériques offrent une meilleure visibilité sur les exigences budgétaires et la politique voyages de la société qui en est la base. Ceci aide à focaliser toute conversation entre vous et ceux sous votre gestion sur comment rendre leurs voyages d’affaires plus efficaces et confortables.

4. La génération de précieuses données sur les voyages d’affaires

Tout mettre entre les mains des agents de voyages d’affaires n’a pour effet que de tout retirer des vôtres, vous privant des données précieuses qui peuvent vous aider à améliorer vos processus au fil du temps. Sans elles, vous êtes obligé de tâtonner dans l’obscurité, à espérer que la société de voyages d’affaires avec laquelle vous travaillez aient vos intérêts à cœur. (Surprise surprise : ce n’est probablement pas le cas).

La mise en place d’un outil numérisé de gestion de voyages vous permet de générer une mine d’indicateurs utiles, tels que les coûts des vols, les frais cachés, les fréquences de séjours en hôtel, et bien d’autres. Toutes ces précieuses données peuvent être utilisées pour attribuer les fonds plus efficacement et négocier de meilleurs accords avec les vols et hôtels les plus utilisés, vous rendant vous et vos supérieurs plus heureux à long-terme.