De nombreuses entreprises préfèrent laisser les employés gérer eux-mêmes leurs déplacements professionnels dans l'espoir d'économiser du temps, de l'argent, des ressources ou s’épargner des soucis. Mais est-ce une bonne idée ?

Après tout, vous n'autorisez probablement pas les employés à acheter le mobilier de bureau qui leur plaît aux frais de l'entreprise. Tout comme vous ne laissez pas les employés décider de leur salaire ou de leurs avantages.

Alors pourquoi autant d'entreprises laissent-elles leurs collaborateurs gérer leurs propres voyages d’affaires ? Zoom sur le coût pour votre entreprise de cette absence de gestion des déplacements professionnels.

Qu’entend-on par absence de gestion d’un voyage d’affaires ?

L’absence de gestion d’un voyage d'affaires, parfois appelée "auto-réservation", permet aux employés de faire leurs réservations de voyage eux-mêmes.

Pour ce faire, ils contactent des agents de voyage ou utilisent une plateforme de réservation en ligne destinée aux voyageurs de loisirs. Puis ils soumettent une note de frais accompagnée des reçus pour obtenir un remboursement à leur retour.

Quels sont les inconvénients des voyages d'affaires non gérés par l’employeur ?

En général, l’absence de gestion des déplacements professionnels se veut être un processus plus simple pour tout le monde. En effet, il offre plus de flexibilité aux employés et requiert moins de temps de la part de l’employeur.

De plus, confier la gestion des voyages à un prestataire externe peut également s’avérer coûteux. C’est pourquoi permettre aux employés de réserver leurs voyages de manière ponctuelle peut sembler plus rentable.

Mais est-ce vraiment le cas ?

Absence de politique de voyages ou des difficultés pour l’appliquer

Faire l’impasse sur la gestion des voyages d'affaires est un phénomène qui touche principalement les petites entreprises qui n'ont pas encore établi de politiques de voyages standardisées.

Si vous avez des politiques en place, préférer le recours aux déplacements professionnels non gérés complique l'application de ces politiques.

Dans tous les cas, le non-respect de politiques de dépenses crée plusieurs problèmes :

• des coûts de voyage plus élevés pour votre entreprise ;
• non-conformité aux réglementations applicables aux voyages ;
• absence de données sur les déplacements de vos employés ;
• processus d'approbation difficiles ou inexistants, ce qui entraîne un manque de supervision ou de connaissance de l'utilisation de votre budget de voyage ;
• employés frustrés qui peuvent dépenser excessivement de manière involontaire en raison de politiques peu claires ou inexistantes.

Processus de réservation fragmentés

De même, les processus de réservation fragmentés sont inévitables avec les voyages d'affaires non gérés.

Lorsque les employés organisent eux-mêmes leurs déplacements, ils sont susceptibles d’utiliser plusieurs sites internet pour effectuer leurs réservations.

Ainsi, votre équipe Finance va devoir traiter un plus grand nombre de factures.

De plus, vos employés vont devoir avancer les frais et attendre le remboursement après leur retour. Cette façon de fonctionner peut placer vos salariés dans une situation financière délicate.

Les processus de réservation fragmentés signifient également que tout se passe manuellement avec des processus désorganisés et inefficaces. Par conséquent, votre entreprise gaspille des ressources et vos employés perdent du temps.

Sans oublier que cela vous empêche de collecter des données de voyage consolidées. Or, ces dernières sont des informations précieuses pour identifier les tendances de l'entreprise, les dépenses de voyage et l'allocation.

Manque de soutien aux voyageurs et mauvaise gestion des risques

Le fait de ne pas gérer les déplacements professionnels crée un autre problème : un cruel manque de soutien à vos employés quand ils voyagent.

Lorsque vos employés voyagent pour affaires, vous avez une responsabilité envers eux : 

• assurer leur sécurité lors des déplacements ;
• ajuster les plans de voyage si nécessaire ;
• fournir un soutien en cas d’imprévu ou de changement de dernière minute.

Cependant, les circonstances peuvent changer rapidement, surtout lors de voyages internationaux. 

L’absence de gestion des voyages d’affaires avec des processus bien définis expose votre entreprise à beaucoup plus de risques, tant sur le plan financier qu'en termes de sécurité et de sûreté.

Quels sont les avantages de gérer les voyages d'affaires ?

D'un autre côté, la gestion des voyages d'affaires implique que les entreprises gèrent les réservations de voyage pour leurs employés, soit par le biais d'un outil de réservation en ligne, soit avec l’aide d’une société de gestion de voyages externe.

Voici les principaux arguments des entreprises pour éviter la gestion des voyages d'affaires :

• c'est trop cher ;
• la taille de l’entreprise ne justifie de recourir à une solution pour gérer les déplacements professionnels ;
• les employés ne souhaitent pas que l’entreprise modifie ses processus ;
• ce sera plus difficile que de demander aux employés de réserver eux-mêmes.

Au contraire, la gestion des voyages professionnels peut permettre de réaliser des économies grâce à des réductions exclusives pour les entreprises, des tarifs négociés, la récupération de la TVA, une meilleure capacité à suivre et à gérer les frais de déplacements, etc.

Automatisation des processus

Que vous choisissiez une agence de voyage traditionnelle ou une plateforme moderne de gestion de voyages, comme TravelPerk, vous obtenez immédiatement plus de contrôle sur le processus de réservation.

Un contrôle accru vous permet de rationaliser les processus et de centraliser les données. Idéal pour gagner en efficacité !

Le recours à la technologie est également une façon d’automatiser les processus et ainsi de : 

• faire respecter plus facilement les politiques de voyage de l'entreprise ;
• automatiser les flux d’approbations ;
• générer des rapports de dépenses ;
• surveiller les déplacements des employés.

Accès à des réductions et à un vaste choix de fournisseurs

Travailler avec une société ou une plateforme de gestion de voyages vous permet également de : 

• réserver auprès de fournisseurs privilégiés ;
• obtenir des réductions sur vos déplacements professionnels ;
• accéder à des fournisseurs exclusifs qui ne sont pas disponibles sur les sites web destinés au grand public.

Par exemple, TravelPerk vous donne accès à des tarifs négociés grâce au pouvoir d'achat combiné de sa clientèle et vous aide à récupérer la TVA sur vos voyages d'affaires.

Meilleure gestion des risques

Peut-être plus important encore, une plateforme de gestion de voyages vous fournit des solutions pour réduire les risques inhérents à un déplacement professionnel.

Cela inclut un service client disponible 24h/24, 7j/7 pour aider les employés à résoudre les problèmes lors de leur voyage ainsi qu'une plus grande flexibilité dans la planification et les réservations de voyage. Ces deux points sont incontournables pour les voyages d'affaires.

Si vous réservez avec FlexiPerk, vous pouvez vous faire rembourser jusqu’à 80 % du côut de votre voyage, sans devoir vous justifier.

De plus, nous offrons une solution complète de gestion des risques qui vous informe vous et vos voyageurs grâce à des alertes avant le voyage et des rapports de voyage pour rester à jour sur les risques ou les préoccupations de sécurité dans les destinations où se rendent vos employés.

Avec un service client disponible 24h/24, 7j/7 et un suivi des voyageurs qui vous permet de voir où se trouvent vos employés en temps réel, vous pouvez dormir sur vos deux oreilles. En effet, vous savez que vous pouvez agir rapidement en cas d’imprévu ou de changement de dernière minute.

Les principales différences entre les voyages d'affaires non gérés et les déplacements professionnels gérés

En fin de compte, plusieurs critères influencent votre choix : la taille de votre entreprise, vos objectifs et le volume de voyages que vous gérez.Zoom sur les avantages et les inconvénients de chaque option :

Voyages d'affaires non gérés

Voyages d'affaires gérés

Politiques de voyage

Vos employés vont réserver uniquement sur base de leurs préférences personnelles.

Les politiques de voyage sont intégrées à votre plateforme de gestion de voyages. Ainsi, elles s’appliquent automatiquement lors de la réservation.

Processus de voyage

L'absence de processus standardisés crée des flux de travail inefficaces et fragmentés

Les processus peuvent être standardisés, rationalisés et automatisés pour économiser du temps et de l'argent.

Coût des voyages

Il sera en conformité avec les politiques de voyage.

Les dépenses de voyage peuvent être surveillées et plafonnées au besoin. Vous pouvez même obtenir des tarifs préférentiels grâce aux remises négociées auprès de certains fournisseurs.

Gestion des risques

Votre entreprise est seule responsable de la sécurité des employés lors des déplacements.

Les outils de gestion des déplacements professionnels fournissent une gestion des risques, une assistance d'urgence et un support 24h/24, 7j/7.

Fournisseurs privilégiés

Les employés peuvent décider avec qui ils souhaitent voyager et réserver leur déplacement. Cela complique encore davantage le processus.

Vous contrôlez les fournisseurs approuvés et vous obtenez des réductions supplémentaires et des tarifs préférentiels.

Support client

Aucun support pour les employés, sauf si les RH ou une autre équipe interne est désignée pour être "de garde" afin de les aider.

Un support client de qualité disponible 24h/24, 7j/7 (via TravelPerk). Ainsi, vous avez l’assurance que vos employés sont toujours soutenus lors de leurs déplacements professionnels.

Avec TravelPerk, vous bénéficiez d’une plateforme tout-en-un pour la réservation de voyages et la gestion des dépenses qui vous permet de :

• payer uniquement lorsque vous voyagez et pour les services que vous utilisez ;
• économiser jusqu’à 30 % sur les coûts de vos déplacements professionnels grâce à des tarifs négociés ;
• effectuer et piloter toutes vos réservations depuis une plateforme complète et conviviale ;
• gagner du temps à l’aide des factures consolidées et des processus automatisés ;
• profiter d’un support client de qualité joignable 24h/24, 7j/7 et une assistance d'urgence.

Notre plateforme de gestion de voyages vous permet non seulement de minimiser les risques et de mieux piloter vos dépenses de voyage, mais elle est également facile à utiliser. Découvrez comment TravelPerk peut vous aider à économiser de l'argent sur vos déplacements professionnels. Réservez une démo gratuite sans attendre !