L'organisation de voyages d'affaires peut se révéler difficile sans le bon niveau d'assistance disponible. Qu'il s'agisse d'une équipe d'assistance hautement qualifiée pour aider à réserver des voyages ou de notifications en déplacement pour tenir les employés au courant, vous avez besoin d'une solution qui veille sur votre entreprise.

C'est pourquoi les gestionnaires de voyages se tournent vers des solutions d'assistance voyage. Les fournisseurs d'assistance voyage aident à s'assurer que toute assistance est disponible lorsque les choses ne se passent pas comme prévu, qu'il s'agisse de retards de vol ou de voyageurs bloqués.

Dans cet article, nous répondrons aux questions suivantes :

• Qu'est-ce qu'une entreprise d'assistance voyage ?
• Que devriez-vous surveiller dans votre solution d'assistance voyage ?
• Mon entreprise a-t-elle besoin de faire appel à une entreprise d'assistance voyage ?
• Les 6 meilleures entreprises d'assistance voyage pour votre entreprise

Il existe de nombreuses entreprises qui peuvent vous aider à organiser votre voyage. Il est important de choisir celui qui correspond à vos besoins et à vos exigences en matière de voyages d'affaires.

Voyons d'abord ce que sont exactement les entreprises d'assistance voyage, et comment elles peuvent vous aider dans vos déplacements professionnels.

Qu'est-ce qu'une entreprise d'assistance voyage ?

Les entreprises d'assistance voyage aident les organisations à répondre à leurs besoins en matière de voyage, indépendamment du moment et du lieu où les problèmes peuvent survenir. Elles ne se contentent pas de faire ce que font les employés de bureau typiques qui travaillent de 9 h à 17 h, mais proposent des solutions sur mesure pour vos voyages d'affaires.

Elles fournissent une couche supplémentaire d'assistance qui opère souvent 24 h/24 via une ligne d'assistance ou une application de chat. Peu importe où vous êtes et quelle que soit la situation dans laquelle vous vous trouvez, ces entreprises sont à votre disposition pour vous aider.

Qu'il s'agisse d'une urgence médicale nécessitant une assistance médicale urgente ou d'une aide au rapatriement rapide, les entreprises d'assistance voyage vous permettent de savoir avec certitude que vos employés sont bien soutenus , où qu'ils se trouvent.

Les entreprises d'assistance voyage vous soutiennent tout au long du processus de voyage d'affaires, du jour du départ au jour du retour.

Que devriez-vous surveiller dans votre solution d'assistance voyage ?

Certaines entreprises offrant une assistance voyage fourniront plus de services que d'autres. Il convient maintenant de trouver les bons services d'assistance pour votre entreprise.

Voici ce que vous devriez rechercher chez le fournisseur d'assistance voyage de votre choix :

• Capacités d'évacuation : pour le sauvetage et l'évacuation sur le terrain. Vous avez besoin d'une solution qui puisse vous aider à organiser et à fournir avec succès une assistance d'urgence ou des évacuations médicales à partir de destinations du monde entier.
• Assistance 24 h/24et 7 j/7 : pour les urgences et les problèmes moins urgents. Une ligne d'assistance téléphonique d'urgence et non urgente, disponible 24 h/24 et 7 j/7, qui offre aux clients une assistance à tout moment de leur voyage : du départ matinal aux demandes en pleine nuit.
• Rapports de destination : pour la destination de l'employé qui voyage. Ces rapports signaleront les risques à prendre en compte et proposeront des ressources pour atténuer ces risques lors des voyages.
• Services de conciergerie : pour traiter les problèmes d'annulation de voyage, de retard de voyage et de documents de voyage. Des problèmes inattendus peuvent survenir, et vous avez besoin d'une solution qui peut offrir une assistance personnalisée à vos employés.
• Services de visa et de passeport : pour les employés qui voyagent vers des destinations lointaines. S'assurer que tous les documents sont corrects et à jour est essentiel pour le bon déroulement des voyages d'affaires.
• Options d'assurance voyage : pour vous protéger, vous et les membres de votre personnel, lors de vos déplacements professionnels.

Votre solution d'assistance voyage doit vous aider tout au long du processus de gestion des voyages, et pas seulement lorsque les choses se gâtent. Les fonctionnalités ci-dessus sont une synthèse de ce que vous pouvez attendre de votre solution d'assistance voyage.

Mon entreprise a-t-elle besoin de faire appel à une entreprise d'assistance voyage ?

Si votre entreprise envoie des employés en voyage d'affaires, vous avez besoin de services d'assistance voyage. Il s'agit non seulement d'une bonne pratique, mais aussi d'une garantie que vous répondez à votre devoir de diligence légal.

Le devoir de diligence fait référence à l'obligation légale qu'ont les employeurs de mettre en place des mesures raisonnables pour garantir la protection des employés contre les dommages physiques et psychologiques. En d'autres termes, vous devez veiller à ce que les employés soient en sécurité pendant le temps de travail, où qu'ils se trouvent.

Il existe d'autres raisons de faire appel à des fournisseurs d'assistance voyage pour votre entreprise, dont certaines que vous avez peut-être déjà rencontrées. Voici quelques situations où ces entreprises peuvent profiter à vos affaires.

Les sociétés d'assistance voyage fournissent une assistance 24 h/24

Les entreprises d'assistance voyage vous offrent une assistance 24 h/24 et 7 j/7, ainsi qu'à vos employés. Cela est essentiel en temps de crise, et peut se révéler déterminant en cas de vols annulés ou de voyages retardés.

Par exemple, imaginons que l'un de vos employés rentre chez lui tard dimanche soir. Il arrive à l'aéroport et voit que son vol a été annulé, il n'a nulle part où loger et aucun moyen de rentrer chez lui. C'est là que votre solution d'assistance voyage entre en jeu, pour garantir la sécurité et le soutien de votre employé.

Les solutions d'assistance voyage disposent d'équipes d'assistance dédiées qui travaillent 24 h/24 pour aider les employés bloqués. C'est une bien meilleure alternative que d'avertir votre gestionnaire de voyages au moindre désagrément, et elles peuvent résoudre les problèmes bien plus rapidement qu'un réserviste interne.

Les entreprises d'assistance voyage aident à résoudre les problèmes relatifs aux voyages

Les employés peuvent être confrontés à toute une série de problèmes liés aux voyages, qu'ils partent à l'autre bout du monde ou qu'ils prennent un vol intérieur dans leur pays d'origine.

La perte de bagages ou de documents peut souvent venir chambouler un voyage. Il est toujours bon de disposer d'une ligne d'assistance téléphonique que vos voyageurs d'affaires peuvent appeler à tout moment pour obtenir l'aide d'un expert sur les mesures à prendre en cas de problème.

Les entreprises d'assistance voyage apportent leur soutien en cas d'urgence

Les entreprises d'assistance voyage peuvent apporter leur soutien dans les situations d'urgence, qu'il s'agisse de fournir une aide à l'évacuation ou lorsqu'il y a un risque ou une menace pour la vie d'une personne. Il n'y a rien de plus effrayant que de se retrouver dans un endroit que l'on ne connaît pas et sans aucun soutien.

Les entreprises d'assistance voyage peuvent offrir leur aide en cas de catastrophe naturelle, et peuvent faciliter les services médicaux ou l'aide à l'évacuation de l'endroit en question.

Tous les employeurs sont soumis à une obligation légale de diligence pour garantir que les employés sont en sécurité et protégés contre les risques en permanence. Ce devoir de diligence oblige les employeurs à identifier tout risque pour la santé et la sécurité et à prendre les mesures appropriées pour assurer la sécurité des voyageurs.

Les 6 meilleures entreprises d'assistance voyage pour votre entreprise

Il existe de nombreuses entreprises spécialisées dans la fourniture d'un soutien sans faille à votre entreprise et à vos employés en déplacement. Lorsque vous investissez votre budget de voyage, il est important de vous assurer que vous tirez le meilleur parti de votre solution.

Voici six des meilleures entreprises d'assistance voyage à considérer en 2024.

1. TravelPerk

TravelPerk est une plateforme tout-en-un pour la gestion des voyages d'affaires où vous pouvez réserver, gérer et établir des rapports sur les voyages d'affaires. Son équipe de service client de premier ordre, disponible 24 h/24 et 7 j/7, fournit une assistance voyage de haute qualité à chaque fois que vous en avez besoin. La plateforme offre une suite complète de fonctionnalités qui aident les clients à tirer le meilleur parti de leurs arrangements de voyage d'affaires, à la fois via le site de bureau et l'application mobile.

L'équipe d'assistance de l'entreprise, qui jouit d'une excellente réputation, utilise ses connaissances pour soutenir vos employés, où qu'ils se trouvent.

Principales capacités d'assistance voyage selon TravelPerk :

• Recevez une assistance 24 h/24, 7 j/7 par une équipe qui a pour objectif de vous répondre dans les 15 secondes
• Des services de conciergerie en personne pour vous aider à couvrir tous les détails de votre voyage, de l'organisation du voyage à l'hébergement et aux salles de réunion
• TravelCare pour l'évaluation et la gestion des risques, des alertes avant et pendant le voyage, et des directives sur la destination, afin que les voyageurs voyagent en toute sécurité et que les administrateurs soient informés de tout problème qui pourrait survenir pendant le voyage
• Notifications aux voyageurs en temps réel pour tenir les employés au courant
• Intégrations disponibles avec un certain nombre de fournisseurs d'obligations de diligence comme Riskline, International SOS, Safeture et d'autres pour vous offrir l'expérience la plus sûre possible

En plus des fonctionnalités d'assistance voyage, TravelPerk propose également une multitude d'autres solutions, telles que :

• Un inventaire de premier plan qui offre les meilleures offres du marché : y compris les vols, l'hébergement, les trains et les locations de voitures.
• FlexiPerk offre aux voyageurs une solution de voyage flexible en permettant aux organisations d'être remboursées à 80% de leur argent quand elles annulent jusqu'à deux heures à l'avance
• Compensation de carbone pour les voyages d'affaires avec GreenPerk
• De nombreuses intégrations tierces, notamment la gestion des dépenses, des espaces de réunion, de la mobilité, de la sécurité, de la durabilité, des voyages et des utilisateurs, vous permettent d'intégrer la plateforme à votre flux de travail existant

TravelPerk offre des solutions de voyage aux entreprises, grandes et petites, et veille à ce que vos employés aient toujours accès à une assistance.

Découvrez rapidement comment assurer la sécurité de vos voyageurs lors de leurs voyages d'affaires.

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2. Global Rescue

Global Rescue est un leader et un pionnier dans le secteur de l'assistance voyage depuis sa création en 2004. L'entreprise offre une assistance de sécurité intégrée, une aide médicale, ainsi que des services de gestion des risques et des crises liés aux voyages.

L'entreprise d'assistance aux voyageurs soutient une variété d'entreprises : universités, voyagistes et organisations à but non lucratif.

Principales capacités d'assistance voyage selon Global Rescue :

• Équipe de Global Rescue spécialisée dans l'assistance et le sauvetage d'employés ayant besoin d'aide
• Des rapports sur les destinations et des alertes sur les événements afin de fournir des conseils à ceux qui en ont besoin lorsqu'ils voyagent vers des destinations inconnues

Global Rescue est un fournisseur privilégié pour les entreprises qui opèrent dans des endroits à haut risque et imprévisibles. C'est un très bon choix pour bénéficier d'une protection de voyage, après tout, ce sont les seuls services qu'elle offre.

3. Travel Guard

Que vous souhaitiez obtenir de l'aide en cas de vols annulés, de problèmes médicaux et d'assurance ou que vous ayez besoin de services de traduction, Travel Guard est là pour vous. Sa portée mondiale explique sa popularité auprès des entreprises et des organisations qui ont besoin d'une assistance voyage et de services de premier ordre.

La solution d'assistance voyage n'est pas seulement utile lorsque vous avez besoin de soins médicaux ou d'une évacuation d'urgence, mais elle aide également les employés à plus petite échelle, par exemple avec des services de traduction. Voyager dans un pays multilingue peut être tout aussi intimidant qu'un voyage annulé : Travel Guard vous aide dans les deux cas.

Principales capacités d'assistance voyage selon Travel Guard :

• Services de traduction disponibles dans 40 autres langues
• Large éventail de couvertures et de formules d'assurance pour répondre à vos besoins

Non seulement l'entreprise excelle dans l'assistance voyage de première classe, mais elle propose également des polices d'assurance voyage par le biais de la célèbre compagnie d'assurance AIG. Ainsi, vous et vos employés êtes couverts si, par malheur, les choses se gâtent.

4. Allianz Travel Insurance

Allianz Travel Insurance est l'un des principaux fournisseurs mondiaux d'assurance, qu'il s'agisse d'assurance voyage ou d'assurance maladie. Les voyages sont parfois synonymes de complications, ce qui rend les assurances voyage indispensables.

Les solutions d'assistance voyage d'Allianz sont proposées dans le cadre de votre assurance et peuvent vous aider si les choses tournent mal.

Principales capacités d'assistance voyage selon Allianz Travel Insurance :

• Assistance récompensée 24 h/24 et 7 j/7 dans le monde entier
• Un réseau d'établissements médicaux présélectionnés pour vous assurer de trouver les prestataires médicaux adaptés à vos besoins

Allianz offre les solutions dont de nombreuses entreprises ont besoin lorsqu'elles organisent des voyages d'affaires. Tout ne se passe pas toujours comme prévu, il est donc bon d'avoir un assureur qui vous protège.

5. Generali Travel Insurance

Generali Travel Insurance propose une assurance voyage conçue pour couvrir tous les aléas rencontrés en voyage. Il existe un certain nombre de formules disponibles pour l'assurance voyage, chacune ayant ses propres politiques de couverture pour garantir que votre voyage est assuré.

Il s'agit d'une compagnie d'assurance voyage de longue date à laquelle vous pouvez faire confiance pour répondre à tous vos besoins d'assistance voyage.

Principales capacités de voyage selon Generali Travel Insurance :

• Bénéficiez de la résolution du vol d'identité et des services de conciergerie pour tous vos déplacements
• Trois formules d'assurance distinctes pour répondre à des besoins abordables et fournir une couverture suffisante pour vos besoins

Cette entreprise d'assurance voyage ne propose des solutions qu'au marché américain et aux résidents américains, mais elle offre une couverture mondiale à ses clients.

6. AMEX Global Business Travel

AMEX Global Business Travel est une bonne solution pour ceux qui ont besoin d'aide lorsqu'ils voyagent pour affaires : que ce soit en cas de vol de cartes de crédit ou de soins médicaux d'urgence.

Cette solution mondialement reconnue est utile pour fournir une assistance en cas de perturbations ou de problèmes de voyage que vous pourriez rencontrer.

Principales capacités d'assistance voyage selon AMEX GBT :

• Services de service client 24h /24, 7 j/7, 365 jours par an pour traiter les problèmes lorsqu'ils se présentent
• Des assistants de voyage personnels pour aider à fournir une expérience unique et personnalisée à chaque client qui réserve un voyage d'affaires

En utilisant les services d'Amex Global Business Travel, vous aurez accès à une série d'avantages pour être un client de la marque dans son ensemble.

Elle offre un rapport de crédit de la compagnie aérienne pour voir quels billets non utilisés ont abouti à un remboursement et un guide des dépenses pour aider à économiser de l'argent. Des solutions de gestion des risques sont également fournies pour garantir que vos employés restent en sécurité en permanence.

Cependant, Amex GBT pêche par la technologie qu'elle utilise, qui n'est pas aussi facile et complète que les utilisateurs le souhaiteraient. Son service client laisse également à désirer, et les options d'inventaire sont limitées et plus chères que celles de TravelPerk, par exemple.

Améliorez vos expériences de voyage avec les entreprises d'assistance voyage

Il y a de nombreux avantages à faire appel à des entreprises d'assistance voyage, surtout de nos jours où les voyages sont souvent marqués par une grande incertitude.

Des perturbations dans les voyages peuvent survenir à tout moment ; être bien préparé permet de déterminer comment ces problèmes affectent votre entreprise et vos employés. Il est important d'avoir une entreprise sur laquelle vous pouvez compter pour vous aider à organiser vos voyages pour 2024 et au-delà. L'assistance aux voyageurs de TravelPerk est inégalée, et la grande variété de fonctionnalités permet de s'assurer que vos employés en déplacement sont en sécurité et informés quoi qu'il arrive. Essayez TravelPerk dès aujourd'hui pour commencer à gérer efficacement votre processus de voyage d'entreprise du début à la fin.