Les voyages d'affaires exposent les employés à des risques inhérents. Les entreprises modernes adoptent une politique proactive de gestion des risques liés aux voyages (TRM) pour gérer les crises, assurer une communication efficace et prévoir dans la mesure du possible.

Les organisations font généralement appel à des entreprises de gestion des risques liés aux voyages pour soutenir le bien-être des employés grâce à des stratégies, des outils et des technologies des risques.

Que vous soyez un utilisateur régulier de logiciel de gestion des risques liés aux voyages ou que vous cherchiez le meilleur logiciel à présenter à votre équipe, cet article vous aidera à évaluer les principaux fournisseurs, les caractéristiques indispensables et les fonctionnalités à rechercher dans votre prochaine solution de gestion des risques d'entreprise.

Que sont les entreprises de gestion des risques liés aux voyages ?

Une entreprise de gestion des risques liés aux voyages permet aux organisations de s'acquitter des responsabilités liées au devoir de diligence du personnel en fournissant des solutions d'identification, d'atténuation et de communication des risques.

Les entreprises de gestion des risques liés aux voyages garantissent des voyages d'affaires plus sûrs, plus faciles et plus agréables grâce à des options d'assistance complètes. Les fournisseurs de services de gestion des risques liés aux voyages offrent généralement des solutions à un certain nombre de besoins différents en matière de voyages d'affaires.

Voici comment les entreprises de gestion des risques liés aux voyages aident les activités professionnelles :

Planification des voyages et évaluation des risques

La planification avant le voyage est cruciale pour pouvoir élaborer une politique de voyage d'entreprise qui répond aux besoins de vos employés en déplacement. Il faut notamment tenir compte des éléments suivants :

• Identification des menaces : vous souhaitez une plateforme qui vous aidera à identifier les problèmes.
• Planification d'urgence : si quelque chose d'imprévu survient.
• Gestion des itinéraires : pour que vos employés n'aient pas à se soucier des petits détails de leurs déplacements.
• Évaluation des risques : pour comprendre les risques et savoir les gérer.

Protection des employés et des entreprises

Des services robustes de sécurité et de gestion des risques vous aident à protéger les employés et les biens de l'entreprise à l'étranger. Les services courants de protection contre les risques liés aux voyages comprennent :

• Intelligence de sécurité réactive : pour une surveillance proactive des incidents mondiaux.
• Suivi des employés : pour localiser et surveiller les employés en déplacement.
• Assistance opérationnelle : pour une évacuation rapide et respecter les obligations de prise en charge de vos employés en temps réel.

Réaction et rétablissement en cas de crise

La résolution des incidents et le rétablissement rapide sont deux domaines clés de la gestion des risques liés aux voyages. Les outils de gestion des risques liés aux voyages facilitent de multiples processus tels que :

• Gestion des interventions : pour planifier la gestion des crises en cas de situations d'urgence.
• Enregistrement des incidents : pour identifier les risques courants liés aux voyages et cartographier les zones de dysfonctionnement.
• Assistance en cas de crise : pour soutenir les employés en cas de catastrophe naturelle ou de toute autre crise.
• Continuité des activités : pour atténuer les impacts et assurer la continuité des opérations.
• Assistance médicale : pour coordonner et gérer le traitement médical des employés.
• Limitation des dommages : pour couvrir les blessures des employés ou les dommages matériels.

Gouvernance pour vous assurer que vous respectez toutes les règles

Une culture de la sécurité est à la base d'une politique de gestion des risques liés aux voyages. Les meilleurs services de gestion des risques liés aux voyages vous permettent de créer, d'identifier et de gérer :

• Tolérance au risque : pour identifier des niveaux de risque acceptables.
• Obligations de diligence : pour remplir les obligations légales en matière de sécurité des employés.
• Documenter l'engagement des parties prenantes : pour faciliter des discussions productives.

Nos six principales entreprises de gestion des risques liés aux voyages sont spécialisées dans la création de solutions pour ces problèmes courants liés aux voyages d'affaires, afin que vous n'ayez pas à vous en soucier. Cela rend la vie plus facile pour vous et vos employés en voyage.

Mon entreprise a-t-elle besoin d'une entreprise de gestion des risques liés aux voyages ?

Saviez-vous que les voyages d'affaires devraient connaître une augmentation de 38 % d'une année sur l'autre en 2022 ? Les voyages d'affaires reprennent rapidement et, malheureusement, de nombreuses entreprises prennent des risques inutiles en ce qui les concerne.

Les entreprises qui envoient des employés en voyage d'affaires doivent être très attentives à leurs responsabilités avant, pendant et après le voyage.

Si vous n'arrivez pas à décider si vous avez besoin d'une solution de gestion des risques liés aux voyages d'affaires ou non, évaluez si votre organisation est prête à gérer ces risques en interne.

• Risques courants : parmi les risques les plus courants auxquels les employés sont confrontés lors d'un voyage à l'étranger, on retrouve le terrorisme, les exigences de conformité à la législation locale, les exigences d'entrée dans le pays, les catastrophes naturelles, l'argent, l'instabilité politique et la santé.Afin d'éviter de rencontrer l'un de ces problèmes, vous devrez vous tenir au courant des mises à jour concernant les recommandations faites aux voyageurs pour le pays de destination.

• Risques pour la santé : les urgences médicales peuvent survenir à tout moment, et les normes médicales varient en fonction de la région du monde où se trouve votre personnel. Les entreprises doivent fournir à leurs employés une assurance médicale de voyage suffisante et prévoir d'autres mesures préventives avant le début du voyage.Assurez-vous également que votre assurance couvre toute condition préexistante de vos employés en déplacement.

• Risques liés à l'immigration et aux douanes : la planification des déplacements à l'échelle mondiale est un autre domaine qui nécessite une attention particulière. En tant qu'organisation, il est de votre devoir de diligence d'aider les employés à obtenir le visa adéquat, à fournir une preuve d'hébergement, le but du voyage et les détails du départ. Familiarisez-vous avec les exigences des autorités douanières, car toute violation de la politique risque d'entraîner une confiscation d'articles, une arrestation ou une déportation.

• Risques liés à la législation locale : les employés en déplacement doivent connaître les lois locales du pays où ils se rendent. Ignorer ces lois peut entraîner des sanctions et même des infractions pénales.

Caractéristiques à rechercher dans une entreprise de gestion des risques liés aux voyages

Les périodes instables exigent des politiques dynamiques de gestion des risques liés aux voyages. La complexité croissante de la réglementation et les préoccupations liées à l'expérience des employés créent des contraintes administratives.

Voici quelques éléments clés à prendre en compte lorsque vous choisissez une entreprise de gestion de voyages.

• Informations basées sur les données : l'entreprise vous permet-elle d'améliorer l'expérience des employés grâce à des prévisions provenant de sources de données existantes ? Recueille-t-elle des informations sur vos voyages d'affaires afin d'améliorer votre expérience ? Disposer de ces informations vous permet de mieux prévoir les problèmes potentiels, de proposer des solutions et de limiter les changements de plan de voyage.
• Assistance de bout en bout : un fournisseur de solutions de gestion des risques liés aux voyages devrait être en mesure de gérer les processus de bout en bout, des approbations avant le voyage à l'analyse après le voyage. Cela vous aidera à obtenir une image complète du flux de travail de la gestion des risques.
• Accessible et flexible : vous devez également évaluer si vos employés en voyage peuvent accéder au portail de gestion des risques en temps réel. Votre plateforme idéale devrait pouvoir vous aider à minimiser les frais liés aux voyages tout en assurant la sécurité des employés. Aussi, recherchez des solutions flexibles, il est important d'opter pour une solution agile.

En donnant la priorité à ces trois aspects, vous serez sur la bonne voie pour trouver votre solution idéale de gestion des risques liés aux voyages. Réfléchissez à la façon dont votre entreprise s'engage dans les voyages d'affaires, et cherchez à choisir une solution qui peut fournir plus d'une solution.

Les meilleures entreprises de gestion des risques liés aux voyages

Les meilleures entreprises de gestion des risques liés aux voyages vous aident à améliorer les options de voyage d'affaires pour vos employés. Vous recherchez une solution qui vous aidera à respecter vos obligations de diligence en vous offrant des capacités complètes de gestion des risques.

Une bonne entreprise de gestion des risques liés aux voyages devrait vous permettre de développer un modèle de maturité de gestion des risques liés aux voyages pour établir des politiques, former les employés et gérer les données, pour ensuite les communiquer efficacement à votre équipe.

Pour choisir le meilleur fournisseur, il est essentiel d'évaluer les besoins de votre organisation et de choisir une solution de gestion intégrée des risques liés aux voyages, fondée sur l'intelligence, qui convient à votre entreprise.

1. TravelPerk

TravelPerk est une solution tout-en-un pour la gestion des voyages d'affaires qui simplifie les voyages d'affaires grâce à une gamme d'outils de gestion des voyages d'affaires. Ses solutions de gestion des risques liés aux voyages d'affaires vous aident à prendre des décisions éclairées en matière de voyages, à assurer la sécurité des voyageurs et à faire face à tout changement de plan. La solution de gestion des voyages vise à simplifier les voyages d'affaires, à libérer du temps administratif et à permettre aux entreprises de réaliser des économies sur les frais de déplacement.

Principales caractéristiques de TravelPerk :

• FlexiPerk : FlexiPerk permet aux voyageurs d'affaires de réserver des vols, des hôtels et des voitures qui peuvent être annulés rapidement et facilement, avec un remboursement de 80 % du prix du billet. Il permet aux organisations de réserver librement en sachant qu'elles sont protégées si leurs plans changent.
• Planification préalable au voyage : TravelCare de TravelPerk fournit des alertes en temps réel, des mises à jour, des informations sur les restrictions de voyage, les exigences en matière de vaccination et les directives locales, afin que vous sachiez quelles précautions prendre avant de voyager. Ces alertes permettent aux voyageurs de modifier leurs projets de voyage rapidement et facilement.
• Solutions de devoir de diligence : Grâce à l'intégration de TravelPerk avec International SOS, vous pouvez désormais vous assurer que vos employés en voyage sont entièrement protégés. Obtenez des rapports détaillés sur les voyages et des alertes de voyage, et gérez les évacuations et les services auxiliaires, le tout à partir d'un seul portail.
• Suivi des voyageurs : le suivi des voyages d'affaires intégré de TravelPerk offre une vue complète des voyages d'affaires et de la conformité des employés. Cela aide les entreprises et les gestionnaires de voyages ayant de nombreuses équipes en déplacement.
• Assistance 24 h/24 et 7 j/7 : notre équipe a pour objectif de vous répondre dans les 15 secondes à la demande travaille 24 h/24, 7 j/7. Bénéficiez d'un service de conciergerie personnel, effectuez des réservations de groupeet gérez vos voyages d'affaires rapidement.

La solution de gestion des risques liés aux voyages de TravelPerk est parfaite pour procéder à l'évaluation avant le voyage, suivre les employés en déplacement, offrir une assistance permanente et des solutions de devoir de diligence.

2. Collinson

Après avoir commencé son voyage en 1985, Collinson est devenu un nom populaire dans le domaine de l'assistance médicale de voyage et de sécurité. Ce cabinet de conseil en gestion des risques sur mesure est associé à Crisis24 pour offrir des services de gestion des risques liés aux voyages entièrement évolutifs.

Ses principales caractéristiques selon Collinson :

• Programme de base : le programme de base est conçu pour répondre aux besoins de votre entreprise en offrant des services tels que l'évaluation des risques avant le voyage, le suivi des voyageurs, des conseils et un soutien ainsi qu'une assistance médicale et de sécurité.
• Assistance voyageur : Collinson vous aide à assumer vos responsabilités et à réduire les risques grâce à des solutions d'assistance aux voyageurs et au bien-être continues telles que l'assistance aéroportuaire, la protection des dirigeants, l'assistance à l'identité, la santé numérique, le bien-être et la gestion des voyages internationaux.
• Assistance sur site à distance : Collinson soutient également les entreprises avec une surveillance de sécurité 24 h/24 et 7 j/7, une assistance médicale à distance, un suivi des voyageurs et des services de santé au travail.
• Consultation sur les risques : les défis liés aux voyages d'affaires varient en fonction de plusieurs facteurs. C'est pourquoi le conseil en risques de Collinson propose des solutions personnalisées de planification en cas de pandémie, de réponse aux urgences médicales, de détection des risques et de planification des évacuations.

La solution Collinson pour les risques liés aux voyages est parfaite pour évaluer les risques médicaux encourus par vos employés en déplacement.

3. Anvil

Anvil aide les entreprises à gérer les risques liés aux voyages d'affaires grâce à des solutions globales de gestion des risques liés aux voyages, de la résilience opérationnelle et de la santé au travail. Leur plateforme de gestion des événements assure la sécurité et les liens de communication pour les employés en voyage.

Ses principales caractéristiques selon Anvil :

• Structure de gestion des risques liés aux voyages : Anvil ne croit pas en une approche de gestion des risques unique. C'est pourquoi ils utilisent une structure de réussite en matière de risque de voyage pour créer des programmes de voyage adaptés aux entreprises ayant des besoins différents.
• Technologie de gestion des risques liés aux voyages : la plateforme Riskmatics® d'Anvil aide les entreprises à se préparer aux événements imprévus grâce à une connaissance des menaces et une intelligence dynamique couvrant tous les aspects. La suite complète de produits offre un aperçu des données mondiales en temps réel et propose des solutions personnalisées adaptées aux besoins.
• Services de gestion des risques liés aux voyages : Anvil offre également une variété de services, notamment l'évaluation avant le voyage, la gestion du voyage, le conseil en matière de politique de voyage, les programmes de bien-être et le conseil en sécurité.

Anvil est un outil idéal pour prévoir les risques liés aux voyages, créer une structure de réussite en matière de risques liés aux voyages et procéder à une évaluation avant le voyage.

4. FocusPoint International

FocusPoint International est une entreprise de gestion des risques liés aux voyages et de conseil en risques spécialisés. Elle offre des conseils à la demande, une assistance coordonnée dans le pays et des services d'évacuation aux employés en voyage. FocusPoint International est actif en Amérique latine, en Europe, au Moyen-Orient, en Afrique, en Asie et aux États-Unis et au Canada.

Ses principales caractéristiques selon FocusPoint International :

• Formules d'assistance au voyage CAP™ : Ces formules rendent l'expérience de voyage de vos employés plus facile grâce à des informations sur la destination, des conseils sur la ponctualité et une assistance. Vous pouvez accéder aux informations sur le Web et les applications mobiles. Focus Point International propose également des services d'évacuation qui évitent les désagréments liés au processus de réclamation, aux remboursements ou à la subrogation.
• Domaines d'intérêt : l'expertise de l'équipe de FocusPoint International repose sur la veille des risques liés aux voyages, l'évacuation de sécurité, le suivi des voyages et l'évacuation médicale. Ils travaillent en étroite collaboration avec les acteurs de l'assurance, du voyage et de l'entreprise pour garantir une expérience sans accroc aux employés à l'étranger.

FocusPoint International est idéal pour les services d'assistance et d'évacuation des employés spécifiques à un lieu.

5. CWT

CWT est une plateforme de gestion des voyages qui permet à vos employés d'éviter les situations dommageables lors de voyages d'affaires. L'entreprise aide les employeurs à respecter leurs obligations éthiques, à prévoir les problèmes de sécurité et à rester conformes aux politiques.

Ses principales caractéristiques selon CWT :

• Ressources en matière de sûreté et de sécurité : CWT a créé des ressources dédiées pour aider les voyageurs à connaître les urgences imprévues. Leur technologie de pointe vous permet de localiser et de soutenir les employés en cas d'urgence.
• Sécurité des données : l'équipe mondiale de cybersécurité de CWT aide vos employés à gérer les menaces liées aux données et les problèmes de sécurité. Leur programme de sensibilisation à la sécurité et de conformité garantit la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations.
• International SOS : CWT s'est associée à International SOS pour offrir une assistance supplémentaire aux voyageurs d'affaires de la communauté LGBTQ+. Ils cherchent à garantir une atténuation maximale des risques grâce à des plans d'urgence robustes afin que vos employés se sentent en sécurité lorsqu'ils voyagent.

CWT est idéal pour évaluer les menaces de sécurité et assurer la sécurité de vos employés lors de voyages d'affaires.

6. Corporate Travel Management (CTM)

CTM offre des solutions de voyage économiques et efficaces. Elle combine des solutions traditionnelles de gestion des voyages avec un service personnalisé pour garantir aux employés de passer un voyage d'affaires en toute sécurité. Les solutions de gestion des risques de CTM permettent aux entreprises d'identifier les risques, de suivre les employés et de communiquer toute mise à jour importante.

Ses principales caractéristiques selon CTM :

• Suivi des voyageurs : CTM permet aux organisations de suivre les employés en temps réel via des itinéraires de voyage.
• Évaluation des risques avant le voyage : les solutions d'approbation avant le voyage faciles à gérer de CTM vous permettent de créer des flux d'approbation avant le voyage personnalisables. Ces évaluations rigoureuses vous aident à réduire les risques et les frais de déplacement.
• Alertes de risques liés aux voyages : CTM tient les voyageurs informés des possibles risques liés aux voyages par SMS, notification ou e-mail.
• Réservation mobile et gestion des voyages : que vous souhaitiez permettre aux employés de réserver eux-mêmes des voyages ou vérifier la sécurité des voyageurs, vous pouvez faire tout cela en un seul clic à partir de l'application mobile CTM.

CTM est idéale pour garder les employés au courant où qu'ils soient dans le monde.

Conclusion sur les 6 meilleures entreprises de gestion des risques liés aux voyages

Ceci conclut notre étude sur les six meilleures entreprises de gestion des risques liés aux voyages disponibles. Pensez à identifier les défis des voyageurs d'affaires, les obligations de l'entreprise et les différents facteurs de risque avant de choisir une solution de gestion des risques liés aux voyages pour votre entreprise.

Vous êtes à la recherche d'un fournisseur de gestion des risques de voyage qui vous permet de prendre des décisions éclairées, d'améliorer l'expérience de vos employés et de gérer facilement les programmes de gestion des risques liés aux voyages.

TravelPerk aide vos employés à se préparer à partir en offrant des solutions de gestion des risques complètes, axées sur les données et flexibles. Vous pouvez également bénéficier d'une grande variété d'autres solutions de gestion des voyages, contactez-nous pour en savoir plus.