Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des dépenses ?
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des dépenses ?
- Il élimine la paperasserie : plus besoin de courir à droite et à gauche, d'envoyer des e-mails et de remplir des formulaires, tout peut passer par la plateforme en quelques minutes.
- Il élimine le papier : en permettant de conserver les reçus sous forme d'images dans la plateforme, tout en gardant leur valeur légale (remarque : cela dépend du logiciel et du pays).
- Il s'intègre à vos systèmes comptables existants, vous permettant d'exporter facilement des rapports et d'éviter la saisie manuelle de données.
- Il assure la conformité : un logiciel de gestion des dépenses vous aide à vous assurer que les politiques de dépenses sont respectées, il peut détecter les violations des politiques et les fraudes, et éviter les saisies en double.
- Il facilite le processus d'approbation des dépenses : en vous permettant de créer des flux d'approbation, ainsi que l'automatisation de l'approbation ou du rejet lorsque certains critères ne sont pas remplis.
- Meilleur reporting : le logiciel de gestion des frais professionnels offre normalement un large éventail d'options de rapport, vous permettant d'analyser les tendances et de prévoir les dépenses.
- Identifiez les opportunités d'économies : c'est plus facile, car les données sont facilement disponibles et vous pouvez générer différents rapports.
- Possibilité de connecter le logiciel avec les cartes de crédit et les comptes bancaires de l'entreprise : cela rend l'importation des données de dépenses beaucoup plus facile.
- Numérisation automatique des reçus : certaines plateformes offrent aux employés la possibilité de prendre une photo de leurs reçus, et le système se charge du reste du travail.
Un logiciel de gestion des dépenses vous permet de conserver l'ensemble du processus de suivi des dépenses sur une seule plateforme, de la saisie des données à la génération de rapports. Voici toutes les étapes du processus de gestion des frais qu'il peut faciliter :
- Saisie des données : de la soumission manuelle des dépenses à l'automatisation de l'importation des données, en utilisant des extraits de cartes d'entreprise et d'autres intégrations.
- Processus d'approbation : une fois les flux d'approbation créés, la demande d'approbation des frais de l'employé est automatiquement envoyée à la bonne personne.
- Conformité : il permet de définir des politiques de dépenses à respecter, ainsi que la budgétisation.
- Remboursement : le processus est rendu plus rapide en disposant de toutes les informations nécessaires pour effectuer le remboursement sur la plateforme.
- Analyser les données et les rapports : il donne un aperçu clair des dépenses et des catégories.
À quel moment une entreprise doit-elle se doter d'une solution de suivi des dépenses ?
Comment choisir le meilleur logiciel de suivi des dépenses pour une entreprise ?
- La possibilité de saisir les données automatiquement ou manuellement : ceci est particulièrement important pour les grandes entreprises et celles qui se développent.
- Si la solution propose des cartes d'entreprise ou peut être intégrée aux cartes d'entreprise déjà utilisées.
- La possibilité de l'intégrer aux systèmes que vous utilisez déjà pour la comptabilité, les finances, les présences et les voyages.
- Quels sont vos besoins en matière de rapports et ce que l'outil offre, et s'il est personnalisable.
- Tarification : tenez compte non seulement des frais mensuels ou annuels, mais aussi des frais supplémentaires nécessaires et des coûts de mise en œuvre, surtout si vous devez l'intégrer à d'autres systèmes.
- Facilité d'utilisation : doit être facile à utiliser, si cela rend les choses plus difficiles, à quoi bon ?
- Évolutivité : sera-t-il en mesure de croître avec votre entreprise ?
Exigences logicielles particulières pour les petites entreprises
- Économie de temps, habituellement consacré à la saisie manuelle des données
- Éviter les erreurs
- Mieux comprendre les tendances en matière de dépenses
- Calculs des taxes
- Remboursement plus rapide et employés plus heureux
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Comment fonctionne un logiciel de gestion des dépenses ?