La gestion des voyages d’affaires est une tâche très complexe. Il ne suffit pas de réduire les coûts au maximum et de satisfaire les parties prenantes. Il ne s’agit pas seulement de s’assurer que le voyageur est à l’aise et passe un bon moment lors de son voyage d’affaires. Les entreprises sont également responsables de la sécurité de leurs employés lorsqu’ils voyagent.

Soyons réalistes : il y a des activités plus sûres que de voyager. C’est sans aucun doute bien plus risqué que de rester assis à son bureau toute la journée. Au moment d’évaluer les risques qu’un voyage d’affaires pourrait comporter, l’approche « ça ne nous arrivera jamais » ne va tout simplement pas suffire.

Assurer la sécurité des voyageurs d’affaires

Les entreprises du monde entier peuvent travailler de manière complètement différente. Leurs politiques de voyage et leurs outils de gestion des voyages d’affaires peuvent varier. Mais elles ont une chose en commun : elles veulent toutes assurer la sécurité de leurs employés.

Les risques liés au voyage ne se limitent en aucun cas à des événements hautement improbables. Dans la réalité, ces risques vont des attaques terroristes et des catastrophes naturelles aux incidents de la vie quotidienne qui peuvent se produire n’importe où dans le monde, comme les agressions et les accidents de la route.

Fort heureusement, le déclenchement soudain d’une guerre ou l’éruption inattendue d’un volcan sont des menaces que la plupart des voyageurs n’ont jamais à affronter. Toutefois, n’importe quel voyageur d’affaires ou de loisirs peut devenir victime d’une agression ou de conducteurs ivres à tout moment lors de son voyage.

Ces dernières années, les entreprises ont commencé à reconnaître l’importance de réduire les risques liés aux voyages. À tel point que dans une enquête menée par BTN en 2017, 65 % des personnes interrogées ont déclaré que leur entreprise se préoccupait davantage de la sécurité des voyageurs et de la gestion du risque des voyages cette année-là par rapport à la précédente.

Une petite seconde, vient-on de parler de la gestion du risque des voyages d’affaires ? Oui, tout à fait. C’est l’un des concepts les plus importants qui sont souvent évoqués dans le cadre de la sécurité des voyageurs, outre le devoir de diligence. Le problème étant que ces deux concepts semblent s’être mélangés et avoir perdu leur signification individuelle.

En quoi est-ce un problème ? Car connaître la différence entre le devoir de diligence et la gestion du risque des voyages est la première étape pour assurer la sécurité des employés. Une stratégie infaillible de gestion des risques liés aux voyages ne peut être mise en œuvre que si les entreprises comprennent les deux concepts l’un par rapport à l’autre. Ce n’est qu’ainsi qu’elles pourront évaluer les risques, y répondre et les réduire.

Comment et pourquoi : devoir de diligence et gestion du risque des voyages d’affaires

Dissipons la confusion autour du devoir de diligence et de la gestion du risque des voyages d’affaires.

Il n’est pas rare d’entendre des gens dire des choses du type « si seulement nous avions mieux rempli notre devoir de diligence, nous aurions pu éviter tellement de problèmes à l’entreprise et à nos employés » ou « tous les pays du monde n’attendent pas des entreprises qu’elles se conforment à la gestion du risque des voyages ».

Dans ces exemples, les termes « devoir de diligence » et « gestion du risque des voyages » sont utilisés de manière interchangeable, ce qui est incorrect. Il s’agit tout simplement d’un piège sémantique dans lequel il est facile de tomber. La confusion ici concerne ce que les entreprises doivent faire pour assurer la sécurité de leurs employés et comment elles vont le faire.

Le devoir de diligence est l’obligation morale et légale d’une entreprise de veiller à la sécurité de ses employés. Il oblige les entreprises à assumer la responsabilité de la santé, de la sûreté et de la sécurité de leurs employés, qu’ils soient au bureau ou en voyage d’affaires.

En revanche, la gestion du risque des voyages d’affaires est la stratégie qui permet de remplir cette obligation. C’est le plan d’action qui prévoit les garanties que les entreprises ont le devoir de respecter.

Les entreprises qui se préparent à gérer les risques liés aux voyages doivent relever un premier défi de taille. En effet, dans la plupart des pays, il n’existe pas de lois, de règlements ou même de directives qui définissent ce qu’implique le devoir de diligence.

Le fait qu’il s’agisse d’une obligation morale ne nécessite aucune autre explication. Mais dans quelle mesure s’agit-il d’une obligation légale ? Les entreprises sont-elles responsables de chaque incident, quelle que soit son importance ? Qu’il se produise sur le territoire national ou à l’étranger ? Les réponses à ces questions ne sont pas claires et sont pour la plupart déterminées par la jurisprudence.

Comme le devoir de diligence est un concept très vague, il est difficile de savoir ce que vous essayez de respecter lorsque vous établissez votre plan de gestion du risque des voyages - à moins que vous ne le définissiez vous-même. Chaque entreprise est unique, avec des besoins variés en termes de voyage et de politique. Que signifie pour vous le devoir de diligence ?

Assurez-vous de définir clairement les responsabilités de votre entreprise en matière de sécurité des voyageurs. Impliquez toutes les parties prenantes (pas seulement l’équipe de gestion des voyages) dans le processus. Mieux encore, demandez à vos employés ce qu’ils pensent de votre devoir envers eux. Plus vous les impliquez, plus vous vous faciliterez la vie et leur montrerez que vous vous souciez d’eux.

Mise en œuvre d’un plan de gestion du risque des voyages

L’élaboration d’un plan efficace de gestion du risque des voyages se fait en cinq étapes.

1. Évaluation des risques

Avant toute chose, vous devez procéder à une évaluation générale des risques de vos plus grands secteurs de voyage. Faites des recherches, évaluez les risques et réfléchissez aux moyens de les réduire, même si vos employés ne se rendent que dans des pays considérés comme sûrs. Vous pouvez commencer par faire des recherches en ligne et passer quelques coups de téléphone aux ambassades locales si vous n’êtes pas sûr des risques auxquels vous pourriez être confronté lors d’un voyage.

Les risques en voyage ont une caractéristique très fâcheuse : ils changent constamment. L’éventail des risques de voyage dans un certain pays varie en fonction de la période de l’année, du climat politique actuel, etc. Autrement dit, chaque fois que vous envoyez vos employés en voyage d’affaires, vous devez refaire quelques recherches pour vous assurer que vous n’avez pas manqué des risques par rapport à la dernière fois que vous aviez vérifié.

2. Éducation et formation

Une fois que vous avez évalué tous les risques, vous devez transmettre une partie de ces connaissances à vos employés. Discutez de tous les risques majeurs qu’ils peuvent potentiellement encourir et formez-les à y répondre. N’oubliez pas que, sur le moment, ils n’ont souvent pas assez de temps pour réfléchir. Assurez-vous donc de bien approfondir vos conseils, même s’il s’agit simplement de faire attention aux pickpockets.

Bénéficier d’une formation et de conseils appropriés peut sauver la vie d’un voyageur dans une situation critique. Cela peut également simplement permettre d’éviter que des incidents ne se produisent. Les voyageurs peuvent facilement s’attirer des ennuis simplement parce qu’ils ne connaissent pas la culture, les règles ou les lois des pays dans lesquels ils se rendent. Faites-en sorte de leur donner un cours accéléré sur ces risques et ils auront plus de chances de les éviter.

3. Ajoutez des critères de sécurité à votre politique de voyage d’entreprise

Vous méfiez-vous d’une compagnie aérienne en particulier ? Vos recherches ont-elles montré qu’il n’est pas particulièrement sûr d’utiliser les transports publics dans la ville où vos employés se rendent ? Y a-t-il des quartiers à risque dans lesquels vous ne voulez pas que vos voyageurs séjournent ?

Assurez-vous d’ajouter toutes ces restrictions à votre politique de voyage d’entreprise. Il ne s’agit pas d’enlever des options à vos employés, mais de vous assurer que vous réduisez les risques de voyage autant que possible.

Des outils de réservation intelligents peuvent vous aider à faire respecter votre politique de voyage. Nous y reviendrons plus tard.

4. Mise en place de la communication

Ne vous faites pas avoir par le fait que la communication est le numéro quatre sur notre liste. C’est en réalité l’un des éléments les plus importants, sinon le plus important, à prendre en compte lors de la mise en œuvre d’une stratégie de gestion du risque des voyages.

Vos voyageurs doivent savoir qui est leur interlocuteur et comment ils peuvent le joindre. Comme vous ne serez pas avec eux physiquement, vous devez vous assurer que la communication entre vous est transparente. Mais également que vous pourrez leur apporter votre aide quand ils en auront besoin.

5. S’assurer contre les risques inévitables

La raison pour laquelle nous n’appelons pas la gestion du risque des voyages « élimination des risques de voyage » est que quoi que vous fassiez, vous ne pourrez pas empêcher certaines choses de se produire. Ce que vous pouvez faire, c’est vous assurer contre les risques que vous n’avez pas le pouvoir ou les moyens de prévenir. Cela dépendra de la police d’assurance de votre entreprise. Comme la décision implique également diverses parties prenantes, n’en prenez pas l’entière responsabilité.

Comment un outil intelligent de réservation de voyages d’affaires peut-il vous aider à respecter votre plan de gestion des risques ?

Des outils efficaces d’automatisation de la gestion des voyages d’affaires peuvent être d’une aide précieuse pour la gestion du risque des voyages. Vous pouvez intégrer votre politique dans l’outil et permettre aux employés de réserver leurs propres voyages. D’une part, cela vous fait gagner beaucoup de temps et donne aux voyageurs plus de liberté pour effectuer les réservations qu’ils souhaitent. D’autre part, cela aide également à gérer les risques liés au voyage et à y répondre. Voici comment les outils de réservation intelligents peuvent vous sauver.

1. Un plus grand respect de votre politique de voyage d’entreprise

Il a été démontré que le principal avantage des outils intelligents de réservation de voyages d’affaires est d’améliorer le respect de la politique de voyage tout en augmentant la satisfaction des voyageurs. Tant que vous leur offrez des options confortables et pratiques, vos employés sont susceptibles de respecter les règles que vous avez fixées. Et cela vous donne plus de contrôle pour réduire les risques liés au voyage.

Imaginons que votre employé se rende à une conférence à six heures de route de la ville où vous êtes basé. L’événement commence tôt un samedi matin. Il devra donc partir le vendredi après-midi alors qu’il est déjà fatigué de sa journée de travail. Allez-vous le laisser conduire alors qu’il sera sans doute moins réactif au volant ? Ou préférez-vous lui donner d’autres options plus sûres, mais tout aussi pratiques et confortables, comme un vol ou un train ?

En utilisant un outil de gestion intelligente des voyages, vous pouvez élaborer une politique de voyage d’entreprise qui tient compte de la sécurité de vos employés (par exemple, pas de conduite sur longue distance après une journée de travail complète). Vos employés réserveront eux-mêmes le voyage (pas de micro-gestion, personne n’aime ce genre de choses), mais ils le feront dans le cadre de la politique de voyage que vous avez créée.

2. Transparence

L’autre avantage considérable des outils de réservation automatisés est leur transparence. Ils vous permettent de suivre vos employés et de savoir exactement où ils se trouvent à tout moment. Cela ne signifie pas que vous maintenez vos employés sous surveillance constante, on n’est pas dans 1984 non plus ! Cela vous offre la visibilité nécessaire pour qu’en cas de crise, vous puissiez retrouver vos voyageurs et entamer le processus de rapatriement, si nécessaire.

L’outil vous permet de connaître les vols et les logements qu’ils ont réservés, le quartier de la ville dans lequel ils séjournent, les modes de transport qu’ils utilisent, etc. De cette manière, lorsque vous ne parvenez pas à contacter vos employés pour une raison quelconque, vous saurez toujours où ils se trouvent et s’ils sont en sécurité.

3. Assistance voyage 24 h/24-7 j/7

Nous avons déjà évoqué l’importance de la communication lorsqu’il s’agit de la sécurité des voyageurs. Les outils de réservation intelligents ont une fonction de communication inestimable : ils fournissent une assistance voyage 24 h/24-7 j/7, afin que vos employés puissent toujours contacter quelqu’un, que vous soyez disponible ou non.

Pour une gestion efficace du risque des voyages, il est essentiel de disposer d’un partenaire fiable vers lequel vos employés peuvent se tourner pour obtenir de l’aide. En cas de problème, les voyageurs doivent pouvoir contacter quelqu’un à qui ils peuvent parler dans leur langue maternelle (et ce doit être un être humain. Ce sera pour une autre fois, les robots). La réactivité face aux gros problèmes est également un énorme avantage.

C’est à vous de décider quelle part de responsabilité vous prenez. Par exemple, vous pouvez faire savoir à vos employés qu’ils doivent contacter une assistance externe en dehors des heures de travail.

Êtes-vous prêt à mettre en œuvre votre plan de gestion du risque des voyages ?

Le temps et les efforts nécessaires à l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan de gestion du risque des voyages s’avèrent payants à long terme. Toutes les entreprises veulent savoir leurs employés heureux et en sécurité. Qu’ils soient en train de discuter à la cafétéria du bureau ou à l’autre bout du monde avec des clients.

Au lieu de vous assurer contre tout ou d’essayer de prendre vos responsabilités lorsque quelque chose de terrible est déjà arrivé, assurez-vous d’évaluer tous les risques qui pourraient survenir, de former vos employés et de mettre l’accent sur la sécurité lors de la mise en place de votre politique de voyage d’entreprise.