Que fait un chargé de voyages d'affaires ?
- Organisation des visas de voyage
- Réservations de vol et d'autres transports, tels que la location de voitures
- Gestion des responsabilités liées aux devoir de diligence
- Création d'itinéraires de voyage
- Réservations d'hôtel
- Collaboration avec les services financiers pour cadrer les processus liés aux frais de déplacement
- Assistance aux voyageurs d'affaires
Quels sont les avantages de faire appel à une agence de voyages d'affaires ?
- Les agents de voyages d'affaires comprennent les frais de déplacement : leur travail est de garantir que vos budgets de voyage sont respectés, en s'assurant qu'ils obtiennent des offres avantageuses sur le transport, l'hébergement, etc. Ils ont établi des relations avec les fournisseurs pour obtenir de meilleures offres et des remises.
- Ils gèrent des processus de dépenses complexes : le fait de confier la gestion des frais de voyage aux agents de voyages d'affaires soulage les entreprises du temps passé à devoir gérer la paperasse et les demandes de remboursement.
- Tous vos besoins en voyages d'affaires sont pris en compte : les agents de voyages d'affaires sont formés pour comprendre chaque entreprise et les besoins spécifiques de chaque voyageur et adapter les voyages d'affaires pour eux.
- Provision d'une assistance aux voyageurs : les employés peuvent contacter directement l'agence de voyages d'affaires lorsqu'ils rencontrent des problèmes lors de leurs déplacements professionnels. Les agents peuvent facilement réorganiser le transport, conseiller sur les mesures de sécurité spécifiques à chaque pays et faciliter les changements d'itinéraires.
Quels sont les avantages de faire appel à une agence de voyages d'affaires ?
- Les entreprises peuvent devoir dépenser plus lorsqu'elles utilisent des agents de voyages d'affaires : chaque agent ou agence de voyages d'affaires est différent, mais la plupart facturent aux entreprises des frais annuels, plus des frais de transaction chaque fois que vous utilisez leur service. Rien que ces frais peuvent consommer une grande partie du budget voyage d'une entreprise.
- Ils travaillent pour eux, pas pour vous : puisqu'ils ont établi des relations avec des fournisseurs, vous ne pouvez pas toujours être sûr que l'accord qu'ils ont obtenu est le meilleur pour vous. Peut-être est-ce le meilleur pour eux-mêmes.
- Moins de transparence dans les processus de voyage : chaque fois que vous externalisez un processus métier, vous avez automatiquement moins d'informations sur comment et pourquoi les décisions sont prises. Cela vous donne moins d'opportunités de garder un œil sur vos KPI de gestion des voyages.
- Ils peuvent ne pas être disponibles lorsque vous en avez besoin : en règle générale, les agents de voyages d'affaires ne travaillent que pendant les heures ouvrables standard. Si vos employés rencontrent des problèmes après les heures de travail ou pendant le week-end, ils ne pourront pas contacter quelqu'un pour obtenir de l'aide.
Devriez-vous utiliser une plateforme de gestion de voyages pour gérer vos déplacements professionnels ?
- Recherche, réservation et gestion des dépenses liées aux vols depuis la plateforme TravelPerk. De plus, vous aurez accès au plus grand catalogue de réservation de vols d'entreprise pour vous aider à trouver des tarifs avantageux.
- Réservation d'hébergements depuis une plateforme unique, en vous donnant accès au plus grand catalogue de réservation d'hébergement d'entreprise, comme par exemple les chambres d'hôtel, à des prix attractifs.
- Définition et automatisation de votre politique de voyage d'entreprise et de votre workflow d'approbation, pour garantir une meilleure conformité à la politique.