10 questions à poser lorsque vous êtes en voyage d'affaires

Vous voyagez bientôt pour le travail ? Ce guide vous aidera à connaître les exigences de votre entreprise en matière de voyage avant de partir. Assurez-vous de toujours lire la politique de voyage de votre entreprise. La politique RH pour les voyages des employés énoncera toutes les règles appliquées par votre entreprise et ce que l'on attend de vous.

Êtes-vous en charge de l'organisation des déplacements professionnels au sein de votre entreprise ? Ce guide vous aidera à vous assurer que vous fournissez à vos employés suffisamment d'informations concernant leurs questions les plus courantes. Continuez à lire pour savoir quelles sont ces questions.

1. Quelles dépenses sont couvertes et lesquelles ne le sont pas ?

Lorsque vous êtes en voyage d'affaires, votre entreprise devrait couvrir tous les frais de voyage nécessaires. Cependant, il peut être difficile de déterminer ce qui est vraiment une nécessité et ce qui ne l'est pas dans chaque cas. C'est pourquoi il est si important que vous sachiez exactement ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas avant le début de votre voyage.

Pour vous donner une idée, les dépenses qui sont normalement couvertes comprennent le billet d'avion, la location de voiture, le stationnement, les réservations de chambre d'hôtel, le Wi-Fi et les repas. Les surclassements, frais de bagages et autres suppléments ne sont normalement pas couverts.

2. Puis-je faire mes propres réservations ?

Les entreprises ont des procédures différentes pour les réservations de voyages d'affaires. Certaines entreprises donnent une liberté (et une responsabilité) absolue à leurs employés. D'autres dépendent entièrement d'une agence de voyages ou d'un gestionnaire de voyages au sein de l'entreprise. Aujourd'hui, il est de plus en plus courant d'utiliser une plateforme de réservation de voyages d'affaires, telle que TravelPerk.

Si vous souhaitez effectuer vos propres réservations, vérifiez toujours d'abord la politique de votre entreprise en matière de voyages d'affaires. Si vous ne trouvez pas la réponse, ou si vous souhaitez demander une exception, demandez toujours à la personne responsable.

3. Quels documents et reçus dois-je conserver ?

C'est l'une des choses que vous devez absolument connaître comme le fond de votre poche lorsque vous voyagez pour affaires. Pourquoi ? Tout d'abord, parce qu'il déterminera si vous obtenez un remboursement pour ce que vous avez dépensé ou non. Cela signifie également que vous devrez prêter une attention particulière à chaque fois que vous payez quelque chose. Voici quelques questions clés à poser :

De quel type de reçus aurez-vous besoin ?

Les reçus doivent-ils inclure les détails de votre entreprise ?

Quelles autres exigences les reçus doivent-ils respecter ? Par exemple, les reçus relatifs aux repas peuvent devoir préciser que le repas était destiné à une seule personne.

Assurez-vous d'être bien informé et préparé avant de commencer votre voyage. Posez toutes les questions que vous souhaitez au préalable. Cela vous paraît trop compliqué ? Dans ce cas, il peut être judicieux de vous munir d'une liste de contrôle.

4. Quelle est la procédure à suivre pour demander le remboursement des frais de voyage ?

Une fois que vous êtes de retour et que vous avez tous les bons reçus et documents avec vous, il est temps de demander un remboursement. Comment ? Encore une fois, cela dépendra de la politique de voyage de votre entreprise. Chaque politique de voyage d'entreprise comporte une section expliquant la procédure de remboursement.

Dans certains cas, vous devrez envoyer tous vos documents à la personne responsable. Dans d'autres cas, tout passe par une plateforme spécifique. Assurez-vous de comprendre où, comment et quand envoyer vos documents.

5. J'ai une question au sujet de la politique de voyage. Qui puis-je contacter ?

Il est tout à fait normal qu'à un moment donné, vous ayez des questions sur la politique de voyage. La politique elle-même devrait expliquer qui vous pouvez contacter en cas de questions. Vous ne savez pas qui vous pouvez demander ? Demandez ensuite aux RH quelle est la personne à contacter concernant les voyages d'affaires. Vous pouvez poser vos questions à votre superviseur, mais n'oubliez pas : la politique peut être complexe, et personne ne la connaît mieux que la personne qui en est directement responsable.

6. Que faire en cas d'urgence ?

Parfois, vos projets de voyage changent. Vous pouvez être amené à signaler un incident grave, un retard, une annulation de dernière minute ou à poser une question importante concernant votre réservation. Dans ces cas, il devrait toujours y avoir une personne ou une entreprise que vous pouvez contacter 24 h/24 et 7 j/7. Ceci est généralement expliqué dans votre politique de voyage d'affaires. Veillez à garder ce contact d'urgence à portée de main pendant toute la durée de votre voyage.

Lorsque vous réservez vos voyages d'affaires avec TravelPerk, vous pouvez contacter notre équipe de service client pour obtenir de l'aide dès que vous en avez besoin : 24 heures par jour, 7 jours par semaine, 365 jours par an. Notre équipe a pour objectif de vous répondre dans les 15 secondes, et vous parlerez toujours à de vrais humains, pas à des robots.

7. Combien puis-je dépenser pour la nourriture ?

Vous devrez payer différents repas pendant votre voyage d'affaires, c'est donc un point que vous devez vérifier soigneusement à l'avance. Votre entreprise couvrira les frais de repas, mais il y a généralement un montant d'indemnité de repas (assurez-vous de jeter un coup d'œil rapide à la politique de remboursement des repas des employés de votre entreprise). Consultez la politique de voyage de votre entreprise pour confirmer combien vous pouvez dépenser en nourriture.

8. Puis-je prolonger mon voyage ?

L'un des avantages de voyager pour le travail est de pouvoir visiter de nouveaux endroits. Imaginez que vous voyagez à New York. Une fois le travail terminé, vous aimeriez rester quelques jours de plus pour explorer la ville. Est-ce possible ? Les entreprises peuvent avoir des approches différentes à cet égard.

La plupart des entreprises vous permettront de rester plus longtemps. En général, ils vous demanderont de prendre en charge les dépenses supplémentaires qui en découlent. Dans tous les cas, demandez toujours au préalable l'approbation de votre supérieur hiérarchique et/ou de la personne en charge des voyages.

9. Puis-je réserver une première classe ou un surclassement de chambre ?

Si vous souhaitez voyager en première classe, obtenir un surclassement de chambre, ou même un surclassement de voiture, la première chose à faire est de contrôler votre politique de voyage d'affaires. La plupart des entreprises ne couvrent pas ces coûts. Si la vôtre ne le fait pas mais que vous souhaitez payer la différence, vous pouvez toujours demander si cela est possible.

10. Mon partenaire peut-il voyager avec moi ?

Les voyageurs d'affaires demandent parfois s'ils sont autorisés à voyager avec leur conjoint. Cela peut être le cas notamment s'il s'agit d'un long voyage d'affaires, ou s'ils souhaitent prolonger leur voyage pour les loisirs. Certaines entreprises le précisent dans leur politique de voyage. En général, les entreprises ne couvrent pas les frais des conjoints qui voyagent avec leurs employés lors d'un voyage d'affaires. Si vous avez vérifié la politique mais ne trouvez pas la réponse à cette question, demandez à la personne responsable.

Conclusion

Les voyages d'affaires entraînent un grand nombre de situations et d'expériences de voyage. Il s'agit également d'une partie du budget de l'entreprise, c'est pourquoi il convient de le comptabiliser correctement.

Tous les employés peuvent consulter les politiques sur les voyages d'affaires. Il est de la responsabilité des employés de les lire attentivement avant de voyager. Si vous avez des doutes, trouvez qui est le responsable des voyages dans votre entreprise et contactez-le pour clarifier vos doutes.

Vous êtes en charge de la politique de voyage de votre entreprise ? Jetez un œil à notre modèle de politique de voyage. Téléchargez-le, personnalisez-le et rendez les voyages d'affaires plus faciles pour vos employés (et pour vous !).