Le problème de la gestion traditionnelle des voyages d’affaires
La nouvelle génération de voyageurs d’affaires est technophile et moins encline à s’en tenir à des politiques et habitudes de voyages strictes et dépassées. Les entreprises qui comprennent l’importance de satisfaire leurs employés adaptent leurs méthodes de réservation et d’organisation des voyages d’affaires.Les voyageurs d’affaires sont de plus en plus indépendants. Pourquoi ? Car ils préfèrent tout simplement effectuer leurs réservations eux-mêmes plutôt que de passer par une agence de voyages. Réserver par eux-mêmes leur permet d’accumuler des points de fidélité, de choisir leurs compagnies aériennes préférées et même d’opter pour le train plutôt que l’avion, ce qui est plus respectueux de l’environnement. Les agences de voyages ne donnent pas aux voyageurs la liberté de choisir les options qu’ils souhaitent. En se passant d’intermédiaires, les voyageurs d’affaires gagnent beaucoup de temps, car ils éliminent les allers-retours habituellement nécessaires pour planifier un déplacement. Réserver par soi-même est donc tout simplement moins ennuyeux et plus satisfaisant.Les voyages d’affaires réservés par une entreprise ont également tendance à être plus chers que ceux réservés par les employés eux-mêmes. Les réservations effectuées par les gestionnaires de voyages, les responsables administratifs ou les assistants demandent des efforts qui détruisent la productivité et stressent les équipes administratives.
1. Vous pouvez améliorer la satisfaction des employés
S’ils ont le sentiment d’avoir le contrôle, les employés sont davantage satisfaits de leur travail. Aujourd’hui, la plupart des voyageurs d’affaires aiment faire des recherches sur leur destination et sur la façon de l’atteindre.Les voyageurs d’affaires d’aujourd’hui préfèrent les voyages à la carte. Ils aiment prendre leurs décisions de la même manière que pour leurs voyages personnels : ils consultent diverses sources en ligne et choisissent ce qui leur convient le mieux.Personne n’aime avoir un choix limité. Un employé peut vouloir une chambre d’hôtel en centre-ville, au cœur de l’action, tandis qu’un autre voudra un appartement dans un quartier résidentiel plus calme, avec une cuisine pour pouvoir préparer un repas sain à la fin de la journée. Il n’y a pas si longtemps, c’était encore impossible, mais aujourd’hui, c’est tout à fait envisageable.Voyager fréquemment est en outre stressant et peut avoir des conséquences majeures sur la santé. Si les employés sont contraints de voyager dans des conditions qui ne leur conviennent pas, les conséquences à long terme peuvent être négatives : anxiété, dépression, manque de sommeil… ce qui rend les employés insatisfaits et affecte leurs performances.Les déplacements professionnels d’aujourd’hui ne sont plus uniquement professionnels : ils se rapprochent de plus en plus de séjours touristiques. Aujourd’hui, la majorité des voyageurs d’affaires prolongent leur séjour pour y intégrer des activités de loisirs. Ils veulent découvrir et explorer, et certains veulent prendre des photos instagrammables ! De nos jours, proposer aux voyageurs une plage de dates flexible afin qu’ils puissent faire du tourisme ou avoir une journée de libre est davantage une nécessité qu’un bonus.En disposant à la fois du contrôle et de la flexibilité, les voyageurs d’affaires sont en meilleure forme, et donc réussissent mieux. En effet, 87 % d’entre eux affirment que la qualité de leur séjour a un effet direct sur leurs performances professionnelles.
2. Les employés trouvent les meilleures offres
L’avantage n’est pas seulement pour les voyageurs d’affaires. Les entreprises peuvent également économiser de l’argent en laissant leurs employés réserver eux-mêmes leurs séjours. En leur faisant confiance, les entreprises responsabilisent leurs employés, et y gagnent en retour.Les méthodes traditionnelles de réservation des voyages d’affaires présentent de nombreux inconvénients. Les sites de réservations touristiques proposent généralement des offres non remboursables et ne disposent pas de service d’assistance. Les agences de voyages d’affaires pratiquent souvent des prix supérieurs à ceux du marché et les logiciels d’entreprise traditionnels sont trop complexes et pénibles à utiliser.Les voyageurs d’affaires n’apprécient tout simplement pas ce type d’expérience, ce qui n’aide pas l’entreprise.Lorsqu’ils en ont la possibilité, la plupart des voyageurs d’affaires aiment trouver de bons plans et accumuler leurs propres points et récompenses. Beaucoup préfèrent Airbnb aux hôtels (Airbnb peut être jusqu’à 40 % moins cher que les hôtels, notamment grâce à ses tarifs hebdomadaires pour les longs séjours). Les voyageurs d’affaires sont généralement bien informés et prennent le temps de lire les commentaires et de recueillir les informations utiles. Ils ne veulent pas gaspiller de l’argent pour une mauvaise expérience.En adoptant cette nouvelle approche, les entreprises peuvent optimiser leurs dépenses et leurs économies en matière de voyages et promouvoir une culture d’entreprise appréciée des employés.
3. Les plateformes de gestion des voyages d’affaires se sont améliorées
La gestion des voyages d’affaires s’éloigne de la microgestion et des restrictions au profit de la confiance, de la transparence et de la simplicité.Les plateformes modernes de gestion des voyages d’affaires simplifient aux employés la réservation de leurs propres voyages dans le cadre de la politique de l’entreprise, permettant aux gestionnaires de voyages de contrôler facilement les coûts sans faire de microgestion. S’ils n’aiment pas une solution de réservation, les employés ne l’utiliseront pas. Mais si vous leur en proposez une qu’ils apprécient, ils seront moins enclins à utiliser une autre plateforme.Les gestionnaires de voyages peuvent toujours contrôler le budget, la politique et le programme de voyages par le biais de ces plateformes. L’automatisation des rapports de dépenses constitue le choix le plus économique, car il vous apporte :- Des informations sur la façon dont vos employés voyagent et dépensent afin que vous puissiez adapter vos politiques de voyages en conséquence.
- Une augmentation de la productivité de vos employés, car ils peuvent consacrer le temps habituellement utilisé à gérer leurs dépenses à des activités plus essentielles à l’entreprise.
La gestion des voyages s’est éloignée du modèle obsolète de l’agence de voyages d’affaires. Aujourd’hui, il n’y a tout simplement aucune bonne raison de ne pas laisser les employés réserver eux-mêmes leurs voyages.Découvrez comment trouver la meilleure solution de réservation pour votre entreprise grâce à notre guide gratuit ci-dessous. Il contient des informations exhaustives pour détecter les points faibles de votre solution actuelle, ainsi qu’une liste de contrôle de tous les critères dont vous avez besoin pour commencer à atteindre un taux de conformité de plus de 90 % pour vos voyages d’affaires !
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