Saviez-vous que les équipes Finance perdent jusqu'à cinq semaines par an à effectuer des tâches répétitives qui pourraient être automatisées, selon le rapport "State of Finance Digitization" de Moss ? Pour éviter de perdre du temps et créer un processus efficace de gestion des frais de déplacement, vous devez : mettre en place une plateforme de gestion des voyages pour réserver les voyages et analyser les dépenses liées aux déplacements professionnels ;implémenter un outil de gestion des dépenses pour piloter les frais professionnels en général. Voyons quels sont les atouts de ces deux systèmes, la façon dont ils interagissent ensemble et les critères à prendre en compte pour choisir les meilleures options en fonction de vos besoins.
1. Choisir une plateforme de gestion des voyages qui offre des fonctionnalités essentielles
Les fonctionnalités clés que doit proposer une plateforme de gestion des voyages efficace
- réservation autonome facile avec un processus d'approbation intégré ;
- possibilité d'intégrer les politiques de voyage de votre entreprise directement dans la plateforme ;
- facturation mensuelle consolidée ;
- outils de reporting qui simplifient la gestion des dépenses de voyage ;
- vaste catalogue d'options de voyage à des prix compétitifs ;
- support client disponible 24h/24 7j/7 ;
- intégrations avec vos outils de gestion financière préférés ;
- solution de récupération de TVA. Vous pouvez récupérer jusqu'à 25 % de votre TVA sur les vols et les hôtels.
?)
2. Choisir une plateforme de gestion des dépenses bien notée
Fonctionnalités essentielles d’une plateforme de gestion des dépenses
- numérisation des reçus ;
- importation des transactions par carte bancaire ;
- rapprochement des cartes affaires ;
- flux d'approbation des dépenses ;
- capacité de déléguer l'accès et les tâches aux collègues de l’équipe Finance ;
- plateforme intuitive et facile à prendre en main ;
- intégration directe avec votre plateforme de gestion des voyages.
3. Intégrer et déployer les plateformes sélectionnées
Mettre en place votre plateforme de gestion des voyages
- ajoutez tous les voyageurs et les administrateurs sur la plateforme ;
- créez des politiques de voyage pour chaque équipe, centre de coûts ou département ;
- activez les budgets dynamiques afin de pouvoir créer des budgets en temps réel qui correspondent aux prix de la destination ;
- configurez les flux d'approbation.
Lancer la réservation autonome avec tous les employés amenés à effectuer des déplacements professionnels
- ajoutez l’ensemble des utilisateurs et des administrateurs à votre logiciel de gestion des dépenses ;
- créez des flux d'approbation pour que les employés puissent ajouter des dépenses dans l’outil et que les gestionnaires puissent les approuver ;
- informez les voyageurs d'affaires de la mise à disposition d’un nouveau logiciel et organisez des formations pour apprendre à l’utiliser.
- gain de temps précieux pour toutes les personnes impliquées ;
- réduction des tâches manuelles et chronophages ;
- amélioration du respect des politiques de voyage ;
- collecte des données en temps réel pour prendre des décisions financières éclairées.
?)
?)
?)
?)
?)
?)
?){kind=icon}
?){kind=icon}
Comment accélérer la gestion des dépenses professionnelles ?