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Réservez, organisez et gérez vos voyages d'affaires, le tout en un seul endroit.
1. Identifier les priorités pour tous les acteurs du processus de voyage
- l’employé qui voyage veut un trajet qui ne lui fait pas perdre des heures de sommeil, une chambre confortable avec WiFi et peut-être un jour supplémentaire pour explorer une nouvelle ville et transformer un voyage d'affaires en voyage personnel, ce que l’on appelle un voyage bleisure ;
- le responsable administratif a besoin d'une politique de voyage qui fonctionne et d'une solution de gestion des voyages qui lui permet de traiter ses autres tâches. Le processus de réservation de voyage doit être fluide : il ne doit pas avoir à ouvrir des centaines d'onglets ou à contacter une multitude de consultants ou d'agents de voyages juste pour réserver des vols ;
- enfin, le responsable financier a besoin d'un accès instantané à toutes les dépenses de voyage pour pouvoir prendre des décisions budgétaires en temps réel et faire des économies sur les frais de déplacement.
2. Utiliser une plateforme de réservation qui permet aux voyageurs de réserver eux-mêmes leurs voyages
- pas besoin de déranger le responsable administratif ou le gestionnaire de voyage pour une simple réservation ;
- inutile d'écrire des e-mails compliqués ou de remplir des formulaires avec plusieurs options d'itinéraires ;
- choisir l'itinéraire qu'ils souhaitent et leur moyen de transport (location de voiture, réservation sur différentes compagnies aériennes, prendre un train, etc.) ;
- sélectionner leurs compagnies aériennes et hébergements préférés ;
- accumuler des points sur leurs programmes de fidélité ;
En fin de compte, la réservation autonome permet aux voyageurs de gagner du temps, de faire gagner du temps aux équipes administratives et d'accéder à ses options favorites dans la limite de budget accordée par l’entreprise. Par exemple, Fujifilm a transformé son processus de gestion des voyages en permettant aux voyageurs de réserver eux-mêmes leurs déplacements. Lisez l'étude de cas complète pour savoir comment ils ont fait cela.
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"Les voyageurs peuvent réserver eux-mêmes leurs voyages et tout faire de manière autonome. Par le passé, nous avions toujours une demande de voyage qui devait être complétée avant de pouvoir utiliser la plateforme pour effectuer la réservation. TravelPerk nous fait gagner beaucoup de temps, car tout est fait en une seule étape. C'est un énorme avantage pour les responsables et les voyageurs. De plus, les approbations sont vraiment précises et rapides."
Lydia de Kousemaeker- Acheteur stratégique et responsable des voyages chez Fujifilm Europe B.V.
3. Rationaliser ses politiques de voyage et les processus d'approbation
- directives ou limites de prix en fonction de la ville de destination ;
- exigences en matière d'assurance voyage ;
- directives basées sur le groupe de voyageurs, comme l'équipe, le rôle, le bureau ou le pays ;
- niveau de contrôle requis : pré-approbation de tous les voyages, seulement ceux d'un certain prix/durée ou aucune pré-approbation ;
- la personne qui approuve chaque déplacement en fonction de l’équipe : le chef d'équipe, le chef de projet ou encore le responsable des voyages.
4. Donner accès à un support de qualité à ses voyageurs
"J’accorde à TravelPerk un 10/10. Je le recommanderais sans hésiter, surtout si vous essayez de réserver plusieurs vols ou plusieurs chambres d'hôtel pour une entreprise. Les frais sont minimes, le support est toujours disponible et ils font tout ce qu'ils peuvent pour s'assurer que vos voyages sont réussis du début à la fin."
Kelly Sprow, Responsable des opérations commerciales et des personnes chez Intelletec
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5. Optimiser les frais de déplacement
"Maintenant, je peux effectuer le processus de réconciliation en trois heures, ce qui est énorme puisque beaucoup de nos dépenses sont liées aux voyages. TravelPerk a rendu cette tâche beaucoup plus facile."
Ryan Sumblin- Responsable de la comptabilité chez GMG EnviroSafe
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