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Ampa : Premier groupe britannique de sociétés de services juridiques et professionnels
L'importance des interactions en personne pour le succès d'Ampa
Relever les défis de la coordination des voyages
- Gestion inefficace des dépenses : Le processus de traitement des notes de frais était lourd et prenait beaucoup de temps. La charge de travail de l'équipe financière était immense. Les assistants personnels devaient également négocier manuellement avec les différents hôtels, et il n'existait pas de méthode standardisée pour partager ces informations entre les différentes entreprises.
- Manque de contrôle des dépenses et de transparence : En l'absence d'un système centralisé de gestion des voyages, Il n'y avait ni règles ni limites quant à la manière dont les employés pouvaient voyager, au montant qu'ils étaient autorisés à dépenser dans chaque situation, ou au moment où il fallait privilégier les options durables. Les habitudes de dépenses varient donc d'un groupe à l'autre."
- Des politiques de voyage et des rapports incohérents : Les marques d’Ampa opéraient de manière indépendante en matière de réservation de voyages, ce qui rendait difficile la normalisation des politiques de voyage et la consolidation de données rationalisées sur les activités de voyage. Cette structure décentralisée a limité la capacité d'Ampa à rassembler des rapports détaillés et des informations exploitables.
Contrôle total et liberté avec TravelPerk
[La principale valeur de la plateforme] réside dans la compréhension de nos coûts, le devoir de diligence envers nos employés - savoir où ils se trouvent, en cas d'urgence - et les données : c'est puissant, de connaître ces détails sur les comportements des gens. Cette connaissance nous donne le pouvoir de déterminer ce que nous devons faire ensuite pour économiser un peu plus d'argent ou améliorer l'expérience de nos employés. [...] C'est aussi donner aux gens le pouvoir de gérer eux-mêmes leurs déplacements et leur faciliter la tâche.
Nancy McArtney SmithService excellence manager, Ampa
La transparence, gage de confiance
Des informations exploitables
- Prise de décision politique : On supposait auparavant que les gens dépenseraient plus dans les hôtels de Londres. Or, les données ont révélé que ce n'était pas le cas. Sur la base de ces informations, Ampa a augmenté les limites de dépenses pour les hôtels à Londres, offrant ainsi aux employés plus d'options et de liberté, conformément aux recommandations des meilleures pratiques.
- Des informations sur les habitudes des employés : Les données permettent de connaître les habitudes et les préférences des employés. Par exemple, si le retour d'information indique qu'un logement particulier ne convient pas, il peut facilement être supprimé des recherches futures, ce qui améliore le confort de voyage du personnel.
- Efficacité : Le système est si efficace qu'aucun processus d'approbation n'est actuellement nécessaire. Les employés utilisent la plateforme telle qu'elle a été conçue et respectent les lignes directrices, sachant que la direction a accès en temps réel aux rapports et aux notifications. Toutefois, si un processus d'approbation devait être mis en place à l'avenir, la plateforme s'en accommoderait aisément.
- Promouvoir des choix de voyage plus écologiques : Actuellement, l'équipe environnementale d'Ampa travaille sur une campagne de développement durable, qui encouragera notamment l'abandon des vols intérieurs et de la voiture au profit du train. Les fonctions de reporting joueront un rôle crucial dans la motivation des employés en fournissant des données détaillées sur la façon dont les gens voyagent et en ajoutant des invites personnalisées au cours du processus de réservation.
Le devoir de diligence
- une assistance par chat en direct qui est réactive, rapide et utile.
- Un service clientèle disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, pour garantir qu'en cas de problème ou si les voyageurs ont besoin d'aide pour effectuer une réservation, l'assistance est toujours disponible, même tard dans la nuit.
- la possibilité de fournir un retour d'information par l'intermédiaire d'une personne dédiée à l'assistance afin d'améliorer les réponses apportées aux employés.
Ce que TravelPerk a fourni
- Plateforme de gestion des voyages intuitive et facile à utiliser
- Mise en œuvre et déploiement d'une fonction d'auto-réservation réussie
- Rapports personnalisables
- Obligation de diligence 24/7 pour les employés
- Politiques de voyage automatisées et solides
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Comment Ampa améliore les rapports et les politiques de voyage avec TravelPerk