Andrea Herrera, Global Workplace Operations Manager at Beekeeper

Beekeeper

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Gestion de la main-d'œuvre
279
Zurich, Suisse

Comment TravelPerk a offert à Beekeeper une solution moderne pour la gestion des voyages

Beekeeper recherchait un moyen de moderniser son processus de réservation de voyages

Beekeeper est une plateforme logicielle conçue pour aider les entreprises à connecter leurs employés de première ligne grâce à des solutions digitales. Leur mission est d’améliorer la collaboration, en particulier pour les employés sans bureau fixe qui représentent 80 % de la main-d'œuvre mondiale.Andrea Herrera est la Global Workplace Operations Manager chez Beekeeper. Elle est responsable de tout ce qui concerne l'expérience des employés, y compris les bureaux physiques et virtuels en Allemagne, en Pologne, en Suisse et aux États-Unis.
Étant donné que les équipes de Beekeeper sont basées dans le monde entier, elles collaborent fréquemment entre pays et organisent des événements dans différents lieux, ce qui implique de nombreux déplacements professionnels.
Quand Andrea a rejoint Beekeeper, l'entreprise venait d'adopter un nouvel outil logiciel : TravelPerk. Le but était d'optimiser et de moderniser le processus de réservation de voyages de Beekeeper. Auparavant, les réservations étaient faites manuellement, ce qui manquait d'efficacité.
« L'Office Manager recevait simplement des demandes et passait probablement toute sa journée à réserver pour les gens – c'est fou et peu productif. »
Andrea Herrera- Global Workplace Operations Manager chez Beekeeper

TravelPerk a permis à Beekeeper d’automatiser des tâches et d’offrir les intégrations nécessaires

Beekeeper recherchait spécifiquement un outil de gestion des voyages intégrable avec BambooHR. Ils savaient que cela serait essentiel pour éviter de nombreuses tâches manuelles. Ils ont également décidé d’intégrer Yokoy, un outil de gestion des dépenses.
« TravelPerk synchronise quotidiennement les données de BambooHR, et j'adore ne rien avoir à faire pour cela. Il y a une synchronisation automatique chaque jour, ce qui met à jour toutes les données des employés. Cela réduit le travail manuel et fait économiser du temps et de l'argent. »
Andrea Herrera- Global Workplace Operations Manager chez Beekeeper

Le résultat ? Un gain d'efficacité considérable – passant d'un tiers du temps de l’Office Manager dédié aux réservations de voyages à seulement 1,5 heure par semaine

Aujourd'hui, Beekeeper consacrait considérablement moins de temps à gérer les voyages. Andrea estime que l'ancienne Office Manager du bureau de Zurich passait jusqu'à 30-40 % de son temps à gérer les réservations de voyages, ce qui représentait une charge excessive. Avec TravelPerk, ce temps est désormais réduit à environ 1,5 heure par semaine.
Ils ont maintenant mis en place une opération optimisée qui offre un ROI significatif à l’entreprise. Andrea dit que sans la plateforme, Beekeeper aurait besoin d'une personne à plein temps pour gérer les voyages d’affaires.
L'équipe financière de Beekeeper gagne également beaucoup de temps, car les processus de facturation sont automatisés plutôt que manuels. Les voyageurs ont tout à disposition directement dans le logiciel sans devoir charger de documents supplémentaires.
« Pour nous, il s'agit avant tout de gagner du temps et d'optimiser les processus. C’est une solution moderne, et je ne pense pas que nous opterions pour une autre option. »
Andrea Herrera- Global Workplace Operations Manager chez Beekeeper

Un processus de réservation autonome pour les voyageurs

Beekeeper autorise les voyageurs à réserver eux-mêmes leurs moyens de transport et leurs hôtels, à condition que les options respectent les politiques de voyage. En cas de non-conformité, le manager reçoit une notification pour approbation.
Andrea trouve ce processus simple et apprécie cette flexibilité, tout comme les voyageurs qui préfèrent avoir la liberté de choisir leurs options.
« Donner de la flexibilité aux gens fait partie de nos valeurs d'entreprise. Nous avons la valeur d'ouverture, et c'est ainsi que nous la vivons. Nous faisons confiance à nos employés pour qu'ils fassent des choix conscients en matière de budget. »
Andrea Herrera- Global Workplace Operations Manager chez Beekeeper

Une relation amicale et de soutien avec l’équipe Account Management

Depuis que Beekeeper utilise TravelPerk, l'équipe a développé une relation étroite avec ses Account Managers. Andrea rencontre son Account Manager, Tanguy, toutes les deux semaines pour discuter des questions ou résoudre d'éventuels problèmes.Parfois, l’Account Management de TravelPerk va au-delà pour s'assurer que les voyageurs de Beekeeper vivent une excellente expérience. Par exemple, il y a eu un cas de confusion concernant un vol réservé à la mauvaise heure. TravelPerk a réglé le problème et pris en charge les frais. Andrea souligne également que Tanguy la tient au courant des mises à jour, comme les changements apportés à l'outil de reporting.
« Nous avons eu la chance d’avoir un service client fantastique, d'abord avec Miriam, puis avec Tanguy. Nous avons maintenant une relation personnelle avec eux, ce qui est pour moi très important, car je suis quelqu'un de très sociable. Cette relation a fait toute la différence. »
Andrea Herrera- Global Workplace Operations Manager chez Beekeeper

Des insights essentiels grâce aux rapports

L'équipe de Beekeeper apprécie également les nombreuses fonctionnalités que TravelPerk propose. Par exemple, l'outil de reporting est essentiel pour les prévisions de Beekeeper. Ils utilisent les données de TravelPerk pour prendre des décisions éclairées sur les voyages et les événements.
Andrea apprécie d'accéder aux chiffres nécessaires quotidiennement sans devoir exporter un tableau à chaque fois.
« Pour moi, l’outil de reporting est essentiel. J'en tire mes politiques d'assurance, mes prévisions pour l'année prochaine et le budget pour les voyages. Il est super important pour nous d'avoir un bon outil de reporting. »
Andrea Herrera- Global Workplace Operations Manager chez Beekeeper
Dans l'ensemble, Beekeeper se réjouit de continuer à collaborer de près avec l'équipe de TravelPerk pour tirer le meilleur parti de ce logiciel.

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