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L’EU Business School parvient à réaliser d’importantes économies grâce aux voyages flexibles de TravelPerk
Le défi
- Une flexibilité limitée entraînant l’augmentation des dépenses liées aux voyages : Réunions et événements de dernière minute, changements de plans et de priorités… Pour l’équipe commerciale, il était essentiel de pouvoir annuler un vol le jour même, sans payer les pénalités financières habituelles. Ce n’est qu’en pouvant annuler facilement un voyage en cas de changement de planning, qu’elle peut réaliser des économies tout en réservant à l’avance.
- Des processus de réservation interminables : Aux côtés de l’agence, l’organisation et la réservation du voyage souhaité lui prenaient une journée entière. La raison ? D’innombrables échanges étaient effectués afin de transmettre des demandes, des propositions, des changements de plan, des documents, etc. L’EU Business School n’avait aucun contrôle sur la gestion de ses voyages. Elle ne pouvait ni profiter des offres les plus intéressantes ni réserver sur le moment. De plus, l’agence travaillait uniquement du lundi au vendredi, ce qui rendait impossible toute réservation les week-ends. L’école ne pouvait donc pas non plus annuler de voyage en dehors des jours ouvrés, ce qui lui aurait pourtant permis d’éviter des frais d’annulation supplémentaires.
- Une absence totale de contrôle pour les gestionnaires de voyages et l’équipe financière : « Nous ne pouvions jamais voir où se trouvaient nos collaborateurs. Nous n’avions d’ailleurs aucune visibilité », explique Carles Ibars, directeur commercial. L’école ne disposait d’aucune visibilité ni d’aucun contrôle, que ce soit sur les détails des voyages organisés, sur la gestion du budget ou encore sur le respect des principales politiques. Elle ne pouvait donc ni contrôler les coûts non nécessaires ni prendre des décisions stratégiques dans le but d’optimiser le budget des voyages.
La solution
Désormais, nous n’avons plus besoin d’attendre : nous pouvons réserver un voyage à l’avance, tout en réalisant des économies. Si, en fin de compte, je ne peux pas partir, j’annule et je me fais rembourser.Carles Ibars, directeur commercial de l’EU Business School
Carles Ibars, directeur commercial de l’EU Business School
Les résultats
Des voyages plus flexibles avec un remboursement à hauteur de 80 %
Des réservations 96 % plus rapides, sans difficulté ni complication
Un contrôle complet grâce à un reporting plus précis
Quelles sont les fonctionnalités de TravelPerk ?
- Réservations flexibles : Réservez et annulez vos voyages quand vous le souhaitez. Récupérez alors au moins 80 % du prix total.
- Contrôle des dépenses en temps réel : Visualisez toutes les dépenses de votre voyage dans une seule et même plateforme. Respectez le budget et optimisez les coûts pour vos voyages à venir.
- Assistance 24 h/24, 7 j/7 : Recevez une assistance humaine en continu pour vos réservations, changements de plans, annulations et autres imprévus.
- Facturation centralisée : Bénéficiez d’une gestion comptable et financière simplifiée grâce à une facture unique qui comprend toutes les dépenses du voyage.
- Accès au très large catalogue pour les entreprises : Réservez immédiatement des vols, des logements, des voitures de location et des trains à des prix déjà négociés pour votre entreprise, tant pour les voyages sur le territoire qu’à l’international.
- Suivi des voyages en temps réel : Localisez votre équipe où qu’elle se trouve et conservez un registre de l’ensemble des réservations, activités et moyens de transport utilisés, ainsi que du respect des politiques.
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