Comment Fieldin a atteint un taux de conformité de près de 100 % avec sa politique de voyage après avoir adopté TravelPerk

Améliorer le processus de voyage d'affaires pour l'équipe Fieldin

Fieldin aide les producteurs de cultures à haute valeur ajoutée à numériser leurs opérations pour une plus grande efficacité. En exploitant les données des capteurs intelligents installés sur leurs équipements existants, Fieldin permet à ses clients de suivre leurs activités et d'obtenir facilement des informations exploitables.

Étant donné que le travail de Fieldin consiste à rencontrer directement les clients afin de s'assurer que tout fonctionne bien et efficacement, les voyages constituent un élément essentiel de son modèle d'entreprise. Cependant, pendant des années, leur processus de réservation de voyages n'a pas été optimisé pour soutenir cette approche pratique.

Vicki Framsted, directrice financière de Fieldin, a contribué à de précieuses améliorations, comme celle de l'approche de Fieldin en matière de voyages en actualisant les processus de gestion de voyages alors en place par l'examen et la mise à jour du programme de gestion des voyages en place. Avec la plateforme précédente, Navan, le processus était confus et prenait du temps. Les voyageurs devaient d'abord créer une proposition de voyage dans Navan, qui était ensuite envoyée à Vicki pour approbation. Elle passait des heures à superviser le programme et à s'assurer que les personnes adhèrent à la politique.

Frustrée, Vicki savait qu'il y avait une meilleure façon de faire les choses. Elle a proposé à Fieldin de changer de plateforme de gestion des voyages. L'entreprise a décidé de passer à TravelPerk et a été stupéfaite des résultats.

Mise en œuvre de TravelPerk avec l'intégration de HiBob

La mise en œuvre de TravelPerk a été rapide et transparente. Fieldin a facilement intégré TravelPerk à sa solution de ressources humaines, la plateforme HiBob HR, ce qui a automatisé le transfert des informations pertinentes sur le personnel sans avoir à télécharger un fichier CSV.

Vicki a géré la mise en œuvre avec l'aide de Will Haley, spécialiste principal de la mise en œuvre de TravelPerk. Elle a ensuite confié l'intégration à la directrice des ressources humaines de Fieldin, qui a pu accomplir la tâche en un rien de temps grâce au soutien de TravelPerk.

« J'ai simplement fait d'elle une administratrice et je lui ai envoyé les étapes que Will m'avait données, et elle a terminé en cinq minutes, et c'était bon ! »

Vicki Framsted- Directrice financière chez Fieldin

Des heures de temps précieux économisées chaque semaine

Les politiques automatisées de TravelPerk ont changé la donne chez Fieldin. Des processus qui prenaient des heures sont maintenant réalisés en quelques minutes.

Vicki, qui gère quatre bureaux dans le monde, avait du mal à coordonner les approbations entre les fuseaux horaires et à suivre les changements de personnel. Lorsque les employés essayaient de réserver des voyages en dehors des heures de bureau de Vicki, ils finissaient par devoir réserver eux-mêmes et attendre le remboursement par le biais d'une autre plateforme. Désormais, les voyageurs peuvent effectuer leurs réservations de manière totalement autonome grâce à TravelPerk.

« TravelPerk est vraiment beaucoup plus approfondi que ce que nous avions vu auparavant. Il permet à nos voyageurs de gagner du temps et d'être plus efficaces. Nous avons tous des tonnes de choses à faire, et la réservation d'un voyage ne devrait pas vous prendre plus de 15 minutes. Et ce n'est pas le cas. »

Vicki Framsted- Directrice financière chez Fieldin

Réservation transparente avec des politiques automatisées

Comme les voyageurs de Fieldin sont toujours sur la route, un processus de réservation fluide est indispensable. Avec TravelPerk, il n'y a pas de va-et-vient - les employés n'ont qu'à regarder et réserver. Et comme les politiques de voyage sont intégrées à la plateforme, Fieldin a atteint un taux de conformité de près de 100 %.

Les administrateurs de voyages peuvent modifier les dates de voyage ou autres détails instantanément. Si un voyageur commet une erreur mineure, comme sélectionner le mauvais département, Vicki peut simplement le modifier avant d'approuver le voyage.

« C'est très simple, moins de deux minutes à chaque fois. Et je peux le faire depuis mon téléphone ? C'est encore mieux. J'adore ça ! »

Vicki Framsted- Directrice financière chez Fieldin

« Des économies insensées » et un inventaire des voyages « presque parfait »

Le passage à TravelPerk n'a pas seulement fait gagner du temps à Fieldin, il lui a aussi permis d'économiser beaucoup d'argent. Au lieu de payer le même taux forfaitaire pour chaque voyage, ils paient un seul frais mensuel plus un petit pourcentage du coût du voyage. Les plans de tarification simples de TravelPerk étaient tout simplement logiques.

« J'ai comparé ce que nous avions dépensé sur une période de 12 mois, ce que nous avions payé en frais de voyage et ce que nous aurions payé si nous avions utilisé TravelPerk tout au long de cette période. Les économies réalisées étaient insensées. Des dizaines de milliers de dollars. »

Vicki Framsted- Directrice financière chez Fieldin

TravelPerk n'est pas seulement rentable, il offre également une réelle valeur ajoutée grâce à des fonctionnalités telles que les rapports de gestion des voyages et le devoir de diligence. Lorsque le directeur financier de Fieldin a posé des questions sur les dépenses de voyage, Vicki a pu facilement obtenir les données dont elle avait besoin grâce à la plateforme. Elle apprécie également de pouvoir suivre les déplacements des employés, d'utiliser le service de conciergerie pour demander une réservation et de savoir que les voyageurs ont accès à une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, quel que soit leur fuseau horaire.

« Le simple fait de savoir qu'il y a quelqu'un en arrière-plan qui peut me remplacer, que je sois disponible ou non, rend les choses tellement plus faciles. »

Vicki Framsted- Directrice financière chez Fieldin

Fieldin réserve maintenant presque tous ses voyages sur la plateforme TravelPerk. Ils ont constaté que notre inventaire de premier ordre est plus que suffisant pour répondre à leurs besoins, et Vicki le qualifie de « presque parfait ».

Un service chaleureux, amical et personnalisé

À chaque étape, le personnel de TravelPerk a répondu présent pour aider Fieldin à gérer ses voyages. Les deux équipes ont développé une excellente relation, le personnel de Fieldin pouvant faire appel à TravelPerk chaque fois qu'il a besoin d'aide.

Lorsque Vicki a rencontré un problème avec l'intégration de HiBob, elle a pu appeler Will Haley, son spécialiste de la mise en œuvre, dès le lendemain. En moins de cinq minutes, ils ont trouvé une solution.

Elle a également trouvé son gestionnaire de compte attitré, Ben Savage, et son représentant commercial, Sam Markowitz, serviables et patients.

« Tout le monde a été super génial, super fantastique. J'ai envoyé à l'équipe des paquets de soins avec un tas de cadeaux Fieldin, juste parce qu'ils ont été si bons. La transition s'est faite en douceur. Ce n'était pas difficile pour nos employés, ce n'était pas difficile pour moi, c'était tout simplement prêt à l'emploi. »

Vicki Framsted- Directrice financière chez Fieldin

Dans l'ensemble, le passage à TravelPerk a porté ses fruits pour Fieldin.

Grâce à l'amélioration de l'expérience utilisateur et aux économies de coûts, TravelPerk fluidifie leurs opérations quotidiennes et leur apporte de meilleurs résultats commerciaux.

Vicki plaisante même : « Je devrais peut-être me faire tatouer TravelPerk tellement je l'aime !