FREENOW case study

FREENOW

40 %Temps économisé
300Employés utilisant TravelPerk
Fournisseur de solutions de mobilité
+700
Hambourg, Allemagne

Découvrez comment FREENOW a simplifié ses réservations, gagné en autonomie avec TravelPerk et économisé 40 % de temps

FREENOW recherchait une solution pour simplifier ses processus de réservation et rationaliser une procédure de remboursement frustrante

FREENOW est la super application de mobilité offrant la plus large gamme d’options de transport en Europe. Disponible sur neuf marchés majeurs et dans plus de 150 villes, la plateforme permet de réserver des taxis, voitures privées, voitures en libre-service, e-scooters, vélos électriques, motos électriques et transports publics – tout cela via une seule application. Soutenue par BMW Group et Mercedes-Benz Mobility, FREENOW gère 26 bureaux avec une équipe d’environ 700 employés.
Dans un contexte de travail à distance, 90 % des voyages d’affaires de FREENOW concernent des réunions internes avec des collègues, tandis que les 10 % restants sont réservés à des rendez-vous clients et à des foires professionnelles. Cependant, Tanja Peronne, assistante administrative exécutive pour les cadres supérieurs, et Maybritt Peters, responsable marketing B2B, trouvaient les systèmes de réservation et de gestion des frais inefficaces et frustrants.
Chaque filiale de FREENOW utilisait différents systèmes pour réserver les voyages d’affaires. Tanja devait jongler entre plusieurs cartes de crédit et effectuer des recherches sur de nombreux sites web pour les vols et les hôtels, ce qui était chronophage, surtout lorsqu’elle devait organiser les déplacements des cadres supérieurs et des managers seniors.
Un autre problème majeur : les employés devaient avancer les frais de leurs voyages et soumettre ensuite une demande de remboursement. Ce processus était si contraignant que Tanja a décidé de chercher une solution moderne et efficace pour la gestion des voyages : TravelPerk.
« Coordonner les voyages signifiait utiliser plusieurs cartes de crédit et rechercher sur une infinité de sites de compagnies aériennes et d’hôtels. Cela devenait accablant et prenait énormément de temps, surtout lorsque je devais organiser les voyages de plusieurs équipes simultanément. »
Tanja Peronne- Executive Administrative Assistant chez FREENOW

FREENOW réduit de 40 % le temps grâce au processus autonome de TravelPerk

300 employés de FREENOW voyagent pour affaires et utilisent TravelPerk pour réserver des vols, hôtels et autres services. Tanja estime que l’équipe économise 40 % de temps – non seulement parce que les employés peuvent effectuer leurs réservations eux-mêmes via TravelPerk, mais aussi parce que la plateforme libère le service financier de la gestion des factures et des fournisseurs.
Avec TravelPerk, FREENOW n’a plus besoin d’un gestionnaire de voyages dédié, ce qui représente une économie considérable.
« Le gain de temps que j’obtiens en utilisant TravelPerk est de loin le plus grand avantage. Je dirais que nous gagnons environ 40 % du temps que nous consacrions auparavant aux processus de réservation. Et c’est un chiffre vraiment important. »
Tanja Peronne- Executive Administrative Assistant chez FREENOW

TravelPerk a permis aux employés de FREENOW de gérer leurs réservations en toute autonomie, avec l’intégration Slack comme élément clé

FREENOW a choisi TravelPerk parce qu’ils avaient besoin de plus qu’un simple outil pour simplifier les réservations. Ils recherchaient une plateforme intégrée à Slack. Sans gestionnaire de voyages dédié, TravelPerk était la solution idéale pour permettre aux employés de gérer leurs propres réservations tout en respectant les politiques de voyage de l’entreprise.
L’intégration avec Slack était essentielle pour recevoir des demandes de voyage et permettre aux managers de les approuver rapidement, sans avoir à changer d’application.
« L’intégration Slack de TravelPerk est incroyablement utile, car nous pouvons communiquer et approuver rapidement les demandes de voyage. Quand nous recevons une notification, nous répondons immédiatement, et c’est très pratique de le faire directement dans un outil que nous utilisons déjà quotidiennement. »
Tanja Peronne- Executive Administrative Assistant chez FREENOW

L’entreprise bénéficie de réservations simplifiées et d’une flexibilité accrue grâce à TravelPerk

TravelPerk a apporté à FREENOW d’autres avantages, notamment une réduction des incohérences dans les réservations, une plus grande flexibilité et l’élimination des multiples plateformes de voyage.
Lorsque Maybritt a rejoint FREENOW, organiser les foires commerciales représentait un véritable défi, car les équipes commerciales de différents pays s'appuyaient sur des solutions de réservation variées. Cela se traduisait souvent par des hôtels différents pour les employés participant à un même événement. Avec TravelPerk, Maybritt peut garantir que tout le monde réserve le même hôtel via une seule plateforme.
Les employés ont également apprécié l’introduction de TravelPerk. Ils ont trouvé la plateforme si intuitive que la plupart n’ont pas eu besoin de support lors de l’implémentation.
Au fil du temps, TravelPerk est devenu la plateforme privilégiée, et les employés ont pleinement confiance en son utilisation pour répondre à leurs besoins.
« Je pense qu’aujourd’hui, nous utilisons tous TravelPerk, car il n’y a aucune raison de ne pas le faire. »
Maybritt Peters- B2B Marketing Manager ch FREENOW

Une implémentation sans effort et un support continu grâce à l’équipe client de TravelPerk

Depuis l’introduction de TravelPerk, FREENOW bénéficie d’une collaboration fluide avec l’équipe support client et leur gestionnaire de compte. L’implémentation s’est déroulée sans problème, et le déploiement auprès des employés a été très simple.
TravelPerk a centralisé les informations importantes via une page Confluence dédiée. Cependant, grâce à l’intuitivité de la plateforme, les employés se sont rapidement familiarisés avec son utilisation sans avoir besoin d’un manuel complet. De plus, l’équipe support reste disponible pour toute assistance.
« Je suis très satisfait de notre gestionnaire de compte. Nos échanges, par e-mail ou en réunion, sont fluides. Elle répond toujours rapidement, ce que j’apprécie vraiment. »
Tanja Peronne- Executive Administrative Assistant chez FREENOW

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