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Défi : Gérer les voyages de 3 000 employés à l'aide d'outils compliqués et de processus fastidieux
- Des processus différents pour des entités différentes
- « Nous devions appeler et envoyer des courriels à l'agence de voyage pour faire des réservations au nom des employés qui voyageaient. Or, les employés pouvaient utiliser l'outil de réservation en ligne de l'agence pour prendre eux-mêmes les dispositions nécessaires », explique Lydia de Kousemaeker, acheteuse stratégique et responsable des voyages chez Fujifilm Europe B.V..
- L'outil de réservation de l'agence de voyage n'était pas convivial
- L'outil de réservation en ligne de l'agence était trop compliqué et peu convivial. De plus, il comportait de nombreuses fonctions peu intuitives que Fujifilm était obligé d'utiliser pour effectuer chaque réservation.
- La collecte d'informations sur les employés prenait beaucoup de temps
- La création de profils à l'aide d'outils de gestion des voyages et des dépenses pour les nouveaux employés ou ceux provenant d'entreprises acquises dans plusieurs bureaux en Europe prenait énormément de temps.
Des intégrations transparentes, une réservation centralisée et une assistance clientèle exceptionnelle à la rescousse
« Les voyageurs peuvent réserver leurs propres voyages et tout faire de manière autonome. Auparavant, nous avions toujours une demande de voyage à remplir avant de pouvoir utiliser la plateforme pour effectuer la réservation proprement dite. TravelPerk nous fait gagner beaucoup de temps, car tout se fait désormais en une seule étape. C'est un énorme avantage pour les réservataires et les voyageurs. De plus, les approbations sont vraiment conviviales et rapides. »
Lydia de Kousemaeker- Strategic Buyer and Travel Manager - Fujifilm Europe B.V..
Grâce à l'auto-réservation par les voyageurs, aux intégrations rationalisées et aux outils de reporting, Fujifilm peut se concentrer sur les tâches stratégiques.
- Des intégrations faciles et transparentes ont permis de réduire de moitié le temps consacré à la création de nouveaux profils d'employés.
- Les intégrations avec Mobilexpense et ®Workday ont rationalisé l'une des responsabilités les plus chronophages de Lydia. Elle déclare : « L'intégration avec ®Workday nous permet de gagner beaucoup de temps sur la création de profils - j'estime que cela réduit notre charge de travail de 50 %. »
- La gestion des voyages dans plusieurs bureaux et pour de nombreux employés est devenue une tâche beaucoup plus simple
- Lydia déclare : « En tant qu'administratrice, je peux faire beaucoup de choses par moi-même au lieu d'attendre l'aide d'un gestionnaire de compte. TravelPerk nous aide vraiment à normaliser les politiques et les processus d'approbation. Et s'assurer que tout le monde a le même accès à l'inventaire est un avantage indéniable ». Elle mentionne également comment TravelPerk a ajouté de la valeur non seulement à son rôle, mais aussi à l'expérience des employés en matière de réservation. Elle déclare : « TravelPerk a apporté beaucoup de valeur ajoutée, car j'ai beaucoup moins de réclamations, ce qui est une bonne chose, car je peux alors consacrer mon temps à d'autres choses plus stratégiques.De plus, les employés apprécient vraiment la possibilité de faire leurs propres choix, ainsi que la convivialité de la plateforme. Dans un récent sondage, ils ont attribué à TravelPerk une note de 8 sur 10, ce qui est excellent !
- Fujifilm a gagné un partenaire de voyage sur lequel il peut vraiment compter
- Outre des processus de réservation plus simples et plus fluides, Lydia explique comment TravelPerk est devenu un partenaire de voyage inestimable. Elle déclare : « Nous avons eu un très bon responsable de la mise en œuvre, c'était tout simplement génial. Nous n'avons jamais connu un processus de mise en œuvre aussi fluide. Je suis également très satisfaite de notre gestionnaire de compte, qui nous répond très rapidement et nous apporte un soutien sans faille. »Fujifilm reconnaît également l'engagement de TravelPerk à écouter ses clients. Lydia déclare : « C'est vraiment remarquable. Nous constatons qu'il se passe beaucoup de choses en arrière-plan en raison de tous ces nouveaux changements ou fonctionnalités, ce qui est vraiment agréable. Ce n'est pas ce que j'ai connu avec d'autres plateformes ou fournisseurs.
Les fonctionnalités de TravelPerk qui permettent à Fujifilm de gérer facilement les voyages d'affaires
- Une plateforme centralisée d'auto-réservation pour l'autonomie des voyageurs
- Des intégrations transparentes avec les systèmes de gestion des ressources humaines et des dépenses
- Des rapports avancés pour des informations détaillées
- Accès à une équipe d'assistance à la clientèle hors pair
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Comment Fujifilm tire parti de la gestion moderne des voyages avec TravelPerk