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Gestion d'un grand nombre de voyages d'affaires sans contrôle centralisé des dépenses
- Aucune visibilité sur les réservations effectuées avec des cartes de crédit distinctes
- « Nous comptions sur les voyageurs pour gérer la « partie financière » - il fallait des jours pour faire le rapprochement, classer les reçus et confirmer que les hôtels avaient été correctement réservés », explique Ryan Sumblin, responsable de la comptabilité chez GMG EnviroSafe. Les employés réservaient leurs voyages avec des cartes de crédit distinctes, ce qui rendait impossible toute visibilité de haut ou de bas niveau sur les dépenses de l'entreprise en matière de voyages - jusqu'à ce que la facture atterrisse sur le bureau de Ryan.
- Manque de flexibilité des frais de déplacement et processus manuels trop lourds
- La politique de voyage de l'entreprise plafonnait les billets d'avion à 600 dollars et l'hébergement à 250 dollars par nuit. Étant donné que les employés voyagent dans tout le pays et que les prix varient d'un endroit à l'autre, ces plafonds ne permettaient pas de maintenir les frais de voyage à un niveau peu élevé.Par ailleurs, M. Ryan a également indiqué qu'il était difficile de suivre les frais de voyage complexes - par exemple, si les employés se rendaient dans plusieurs destinations - sans aucune automatisation.
- Équilibrer l'autonomie des salariés et le contrôle comptable
- « Nous sommes fiers d'offrir des opportunités aux jeunes qui viennent d'entrer sur le marché du travail ou qui sortent de l'université, et nous faisons confiance à tous nos employés en leur donnant une carte de crédit d'entreprise et en leur permettant de réserver leurs propres voyages », explique M. Ryan.« Je ne voulais pas leur enlever ce sentiment d'autonomie, car j'ai vraiment l'impression que cela les responsabilise », poursuit-il. Cependant, la lutte pour suivre et réduire les coûts, ainsi que pour trouver un moyen plus efficace de gérer les réservations et les dépenses s'intensifiait de jour en jour.
La plateforme clé en main de TravelPerk combinée à un service client hors pair : La recette parfaite pour créer un programme de gestion des voyages qui fait le tout le travail
« Il y a beaucoup d'options de voyage. Si les gens ne trouvent rien sur TravelPerk, c'est qu'ils n'ont pas l'habitude de voyager, car c'est très facile ».
Ryan Sumblin- Head of Accounting, GMG EnviroSafe
Les employés conservent leur autonomie, tandis que l'équipe comptable a repris le contrôle de sa charge de travail
- Réduction considérable de la charge de travail manuel
- Du début à la fin, les automatismes de TravelPerk ont aidé GMG EnviroSafe à réduire sa charge de travail manuelle. « J'ai déjà utilisé d'autres plateformes de voyage, et leur mise en œuvre était beaucoup plus fastidieuse. J'ai trouvé que TravelPerk était vraiment facile à intégrer et à mettre en œuvre », déclare Ryan. Il poursuit : « Désormais, le chef d'équipe de chaque service approuve les réservations de son équipe. Les approbations ne sont nécessaires que pour les voyages de dernière minute, hors budget ou hors politique. Sinon, ils peuvent aller de l'avant et réserver le voyage pour réaliser des économies, et le système notifie simplement leurs directeurs ou leur support direct ».
- Un programme de voyage amélioré guidé par des informations fondées sur des données
- L'établissement de budgets dynamiques pour les politiques de voyage permet de gérer les fluctuations des coûts, les variations saisonnières des prix et les tarifs variables des prestataires. « Les budgets dynamiques ont vraiment rendu tout le monde plus avisé, surtout avec toutes les options disponibles dans un inventaire solide », déclare Ryan.Il poursuit : « D'un point de vue financier, en tant que très petite équipe comptable, mon objectif a été d'automatiser autant de processus que possible et de m'appuyer sur les rapports des plateformes pour faire le gros du travail ».
- Responsabiliser les employés en déplacement tout en améliorant le suivi et la gestion financière
- Avant TravelPerk, l'équipe comptable mettait plusieurs jours à rapprocher les dépenses. « Aujourd'hui, je peux effectuer ce processus en trois heures, ce qui est énorme étant donné qu'une grande partie de nos dépenses sont liées aux voyages. TravelPerk nous a grandement facilité la tâche », déclare Ryan.Ils ont également réussi à réaliser des économies substantielles sur les frais de voyage. « Depuis que nous avons mis en place TravelPerk, nous avons définitivement économisé beaucoup d'argent. Ces économies se reflètent dans nos comptes de résultats depuis des mois », déclare Ryan. Toutefois, bien que les employés conservent leur autonomie grâce à la plateforme d'auto-réservation, l'équipe comptable a repris le contrôle des politiques d'approbation et des flux de travail.
Les caractéristiques de TravelPerk qui permettent à GMG EnviroSafe d'économiser beaucoup de temps et d'argent
- Des budgets dynamiques
- Une plateforme d'auto-réservation
- Des approbations et des processus automatisés
- Événements TravelPerk
- Intégration transparente avec Expensify
- Rapports avancés
- Système « plug and play » (prêt à l'emploi)
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Comment GMG EnviroSafe réussit à équilibrer l'auto-réservation des employés et le contrôle financier avec TravelPerk