Comment Helexia utilise TravelPerk pour faciliter la transition vers les énergies vertes dans le monde entier

Helexia avait besoin de s'agrandir sans se ralentir

Helexia offre une gamme de services pour aider ses clients à passer aux énergies renouvelables. Il s'agit notamment d'audits énergétiques, de la mise en œuvre de projets photovoltaïques, de la gestion de l'énergie et de services de maintenance des installations. Les entreprises peuvent utiliser les solutions d'Helexia pour réduire leur empreinte carbone et atteindre leurs objectifs en matière de développement durable.Dans le cadre de leur mission qui consiste à aider les entreprises du monde entier à améliorer leur efficacité énergétique au quotidien, les employés d'Helexia sont amenés à voyager. L'entreprise est déjà présente dans 10 pays et ne cesse de s'étendre.Au fur et à mesure de sa croissance, Helexia a constaté que son partenaire de gestion des voyages ne répondait plus à ses besoins. Le partenaire ne couvrait pas suffisamment de destinations, son inventaire n’était pas complet, et ses capacités technologiques n'étaient plus suffisantes.Avec une forte croissance à venir, l'équipe d'Helexia savait qu'il était temps de changer.

Une approche plus intelligente des voyages d'affaires pour Helexia

Lorsque l'ancienne société de gestion de voyages d'Helexia a pris la décision unilatérale de changer de méthode de paiement, elle a décidé de faire le saut vers un nouveau fournisseur : TravelPerk.

TravelPerk a aidé Helexia à faire évoluer son programme de gestion des voyages et à le porter à un niveau supérieur. L'entreprise a maintenant mis en place des politiques de voyage et automatisé ses processus tout en bénéficiant des outils de rapport de TravelPerk, de son vaste inventaire de voyages et de l’assistance dans son devoir de diligence.

Gagner du temps tout en maîtrisant ses coûts

Grâce à TravelPerk, Helexia a pu unifier la gestion de ses voyages dans plusieurs pays. En automatisant et en rationalisant ses processus de réservation et d'approbation et en obtenant de nouvelles informations grâce aux rapports de TravelPerk, elle a pu gagner du temps et de l'argent.

« Notre situation a évolué et l'outil est désormais utilisé partout. Il est donc évident que le retour sur investissement est élevé. »

Gaëtan Costa-Mula- Group Chief Digital, Technology & Organization Officer chez Helexia

Accès instantané à des informations utiles

L'équipe d'Helexia trouve qu'il est facile d'obtenir des informations et des données exploitables sur leur comportement de voyage grâce à la fonction de reporting approfondi de TravelPerk. Ils utilisent cette fonction pour affiner leur politique de voyage afin de réaliser des économies.

TravelPerk offre des tableaux de bord avancés sur les voyages et les dépenses pour des rapports instantanés et flexibles. Les utilisateurs peuvent ventiler les données par personne, par type de transport, par type de réservation, par annulation, par TVA récupérable, etc. Ils peuvent ensuite facilement programmer des alertes et exporter des rapports pour obtenir un aperçu visuel clair des dépenses de voyage.

« Lors de la mise en œuvre et de la formalisation de notre politique de voyage, la fonction de reporting nous a donné des informations actualisées sur les dépenses hôtelières dans différents lieux, ce qui nous a permis de nous adapter de manière réaliste au contexte local. »

Gaëtan Costa-Mula- Group Chief Digital, Technology & Organization Officer bei Helexia

Automatiser les processus pour une expérience fluide

Helexia voulait une solution technologique moderne qui éliminerait le travail manuel de la gestion des voyages d'affaires. TravelPerk lui a fourni la réponse.

À l'aide du logiciel, Helexia a créé un processus automatisé d'approbation des voyages - la principale capacité qu'elle recherchait lorsqu'elle a quitté la plateforme précédente. Désormais, les décideurs peuvent facilement approuver ou refuser des voyages par le biais de notifications ou de courriels.

Les employés peuvent également gérer ou modifier leurs voyages de façon indépendante, en réservant directement à partir de l’inventaire de TravelPerk. Des fonctions intégrées, comme les solutions de gestion des risques et du devoir de diligence de TravelPerk, facilitent les voyages d'affaires du début à la fin.

Installation et soutien faciles

L'installation initiale de TravelPerk était simple et directe. Par la suite, Helexia a décidé de procéder à une synchronisation plus poussée avec les utilisateurs, les calendriers, les centres de coûts, la comptabilité et le logiciel de ressources humaines Lucca. Elle a pu le faire en utilisant l'API ouverte de TravelPerk.

La plateforme est gérée par l'équipe informatique d'Helexia, avec des gestionnaires de voyage et des office managers du monde entier comme contacts locaux. L'entreprise s'est sentie soutenue par les gestionnaires de comptes de TravelPerk pendant le processus de mise en œuvre, en particulier pour l'intégration de ses entités juridiques. Elle a également apprécié les recommandations de TravelPerk concernant les politiques et les approbations, n’ayant pas d'expérience sur ce sujet.

Bien que la configuration de la plateforme TravelPerk peut se faire de manière autonome, l'équipe d'Helexia a quand même pu facilement obtenir de l'aide de la part des gestionnaires de comptes de TravelPerk. Maintenant, ils peuvent obtenir le soutien du service à la clientèle si des problèmes surviennent au cours d'un voyage. Parfois, le personnel de TravelPerk s'est surpassé pour aider à résoudre un problème.

« Nous avons dû annuler l'avion de l'un de nos employés qui était coincé au Brésil, alors j'ai appelé notre gestionnaire de compte. Même si TravelPerk n'était pas responsable de quoi que ce soit, le gestionnaire de compte a quand même essayé de m'aider et de me donner des conseils sur cette situation. »

Gaëtan Costa-Mula- Group Chief Digital, Technology & Organization Officer chez Helexia

Aujourd'hui, plus de 50 % des employés d'Helexia utilisent TravelPerk. Ils ont hâte de voir l'inventaire de TravelPerk s'élargir pour inclure plus de lieux au fur et à mesure que la plateforme évolue.