Comment MedSkin a unifié la gestion des voyages et des dépenses avec Yokoy et TravelPerk

Aux prises avec des processus fragmentés, MedSkin avait besoin d'un moyen plus simple de gérer les réservations de voyage

Fondée en Allemagne par le Dr Wolfgang Suwelack en 1997, MedSkin est un fabricant de produits de soins de la peau de qualité supérieure, présent dans le monde entier. Elle associe la recherche scientifique à des modes d'action biologiques améliorés afin de créer des solutions pour les soins de la peau, le traitement des plaies et la régénération des tissus mous.

Aujourd'hui, MedSkin possède plusieurs bureaux dans le monde, ce qui fait des voyages d'affaires un élément clé de ses activités. Pourtant, malgré un back-office bien organisé, la gestion des réservations de voyage et des remboursements de frais a longtemps été une tâche complexe et déroutante.

MedSkin s'est retrouvée empêtrée dans un réseau de méthodes de réservation, de paiement et de dépenses disparates. Les employés réservaient leurs voyages d'affaires par différents canaux, payaient de leur poche et attendaient des semaines avant d'être remboursés.

« Auparavant, les contrôles de conformité étaient quasiment impossibles et nous n'avions pas de vision claire des coûts ou des statuts d'approbation. »

Majbritt Löss- Office Manager à MedSkin

Cette absence de processus unifié n'a pas seulement créé des maux de tête administratifs, mais aussi une expérience frustrante pour les nombreux voyageurs fréquents de MedSkin.

Une solution intégrée unique offrant d'innombrables avantages

Pour harmoniser ses opérations, MedSkin a décidé d'intégrer la plateforme de réservation de TravelPerk à l'outil de gestion des dépenses de Yokoy. Ils ont également connecté les deux plateformes à leur système de ressources humaines, Personio. Désormais, les employés peuvent réserver leurs voyages en toute transparence via TravelPerk et payer avec une carte de crédit.

« Toutes les politiques de voyage sont intégrées dans TravelPerk, et une fois qu'un voyage est approuvé, aucune autre approbation n'est nécessaire pour les factures correspondantes. »

Majbritt Löss- Office Manager à MedSkin

L'IA de Yokoy fait automatiquement correspondre les réservations de voyage avec les factures et les transactions, éliminant ainsi la nécessité d'une saisie manuelle des données. Pour toute dépense supplémentaire encourue pendant le voyage, les employés utilisent leur carte d'entreprise à puce Yokoy et téléchargent des reçus avec photo, l'IA de Yokoy garantissant une précision de 99% dans les rapports de dépenses.

Gestion transparente et efficace des voyages et des dépenses

MedSkin dispose désormais d'une solution intégrée qui unifie tous les processus de réservation, de paiement et de dépenses. Les grands voyageurs bénéficient d'un guichet unique avec TravelPerk et n'ont plus besoin de soumettre des demandes de remboursement.

Les dépenses personnelles appartiennent au passé, grâce à la carte Yokoy Smart Lodge et aux cartes d'entreprise virtuelles. La charge administrative des voyageurs et des décideurs a été considérablement réduite, puisque les tâches manuelles ont été éliminées.

« Les données relatives aux employés, aux voyages et aux dépenses circulent sans problème dans les trois systèmes, ce qui facilite l'installation de nouveaux employés, accélère les approbations et permet des réservations et des remboursements de voyages efficaces. »

Majbritt Löss- Office Manager à MedSkin

Grâce à cette intégration, MedSkin a non seulement rationalisé ses processus, mais aussi amélioré l'expérience de voyage de ses employés, en garantissant l'efficacité et la conformité à chaque étape.

Gagner du temps et de l'argent pour un retour sur investissement clair

Le nouveau système de MedSkin a produit des résultats remarquables pour l'entreprise, réduisant les coûts de 26 % et triplant l'efficacité par rapport à l'ancien système.

Le traitement d'un rapport par l'équipe financière est passé de 25 minutes à seulement deux minutes, ce qui représente un gain de 251 heures de travail par an ! Enfin, 45 % des dépenses sont désormais traitées immédiatement, dans les 24 heures.

« TravelPerk, Yokoy et Personio ont prouvé qu'il valait la peine de repenser toute l'approche et d'investir dans une solution intégrée, au lieu de travailler avec de nombreux systèmes déconnectés. »

Majbritt Löss- Office Manager à MedSkin