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Défi
- Délais d’attente insoutenables : Les confirmations de voyage durent fréquemment plus de 7 jours, ajoutant un stress supplémentaire au personnel enseignant, de recherche et administratif. Le processus de réservation inefficace nécessitait des formulaires, des échanges d'e-mails et de nombreux suivis, rendant la gestion des voyages chronophage et frustrante.
- Charge de travail écrasante pour les gestionnaires de voyages : La gestion manuelle de plus de 2 000 voyageurs était désorganisée et chaotique. Les gestionnaires de voyages étaient constamment sollicités, recevaient beaucoup d’appels, y compris le week-end, pour gérer des changements de dernière minute, des annulations et divers imprévus.
- Manque de visibilité et de contrôle sur les déplacements : La gestion globale des voyages devenait de plus en plus difficile. La direction de l’université ainsi que le département des Achats et Contrats n’avaient pas une vision claire des dépenses et de la situation des voyages, ce qui rendait complexe la création de rapports trimestriels pour évaluer la performance et les coûts des déplacements.
Solution
« Avant, le chaos était insoutenable, mais maintenant le processus est bien plus rapide avec les réservations automatiques et une visibilité complète sur tous les déplacements. »
Eva Jurado Homs- Corporate Travel Manager de l'UVic
Résultats
Automatisation qui libère du temps et des ressources
« Maintenant, je me consacre à des tâches plus stratégiques, ce qui a considérablement augmenté la valeur que j’apporte à l’université. »
Eva Jurado Homs- Corporate Travel Manager de lUVic
Visibilité et contrôle total sur les déplacements
Support 24/7 et voyageurs plus satisfaits
« Les voyageurs ont accueilli ce changement avec enthousiasme et m’ont félicitée pour l’amélioration de la gestion des déplacements. Au final, nous en sommes tous sortis gagnants. »
Eva Jurado Homs- Corporate Travel Manager de l'UVic
Quelles fonctionnalités de TravelPerk utilise l’UVic ?
- Accès à l’inventaire de voyages le plus vaste du secteurRéservez instantanément des vols, hébergements, voitures de location et trains à des prix négociés pour votre entreprise, aussi bien pour les déplacements locaux qu’internationaux.
- Politiques de voyage et approbations automatiséesCréez votre politique en moins de 2 minutes, définissez des limites budgétaires et simplifiez les flux d’approbation autant que nécessaire.
- Contrôle des dépenses en temps réelVisualisez toutes les dépenses de voyage au même endroit pour respecter le budget et optimiser les finances pour les prochains déplacements.
- Facturation centraliséeSimplifiez la gestion comptable et financière avec une seule facture regroupant toutes les dépenses liées aux déplacements.
- Suivi des déplacements en temps réelLocalisez votre équipe où qu’elle soit et suivez toutes les réservations, activités, moyens de transport utilisés et le respect des politiques.
- Devoir d’assistance et protectionPrenez soin de vos voyageurs avant, pendant et après leur voyage. Recevez des alertes de sécurité, suivez l’emplacement de votre équipe sur une carte et réagissez immédiatement en cas de besoin.
- Service d’assistance 24/7Bénéficiez d’un support continu de personnes réelles pour vos réservations, changements de plans, annulations et autres imprévus.
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Comment l’Université de Vic confirme ses réservations en un instant grâce à TravelPerk