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VICIO : rapidité et innovation sans frontières
Cette start-up barcelonaise de food delivery a décollé en 2020, changeant les règles du jeu et réinventant les hamburgers traditionnels pour en faire un véritable plat tendance.
Nous sommes venus pour révolutionner le marché et transformer le « fast food » en « haute gastronomie ».
Alexia Lacatus, Office Manager VICIO
« Fast, good and loud », voilà l’expérience que propose VICIO, et la raison qui a encouragé la compagnie à ouvrir de nouveaux points de livraison à domicile et des restaurants physiques en un temps record, ainsi qu’à attirer des partenaires investisseurs et à facturer 20 millions d’euros après seulement deux années d’activité.
Aujourd’hui, la chaîne disruptive est présente dans 24 villes espagnoles et vise prochainement à s’établir à l’international.
Vers une gestion des voyages plus agile et plus moderne
Dès le début, la compagnie a misé sur l’emploi de la technologie pour garantir des processus efficaces et faire en sorte que les équipes soient aussi connectées que possible. Mais de plus, compte tenu de l’expansion rapide de la marque, il était essentiel de maintenir cette fluidité opérationnelle en rationalisant au maximum la gestion des voyages et des déplacements de l’entreprise.
Nous avions besoin d’une plateforme capable d’unifier tous les voyages et tous les frais des travailleurs de manière à pouvoir analyser et réviser correctement les informations, parce qu'en fin de compte, notre fonctionnement était très chaotique.
Alexia Lacatus, Office Manager VICIO
Au final, c’est la propre équipe de VICIO qui se chargeait de faire les réservations sur chaque site Internet : trains, hôtels, billets d’avion... Mais l'équipe devait en plus gérer les changements de dernière minute et transmettre manuellement chaque facture au service Comptabilité.
Heureusement, grâce au bouche-à-oreille, ils n'ont pas tardé à trouver une solution qui permettrait à chacun de gérer ses propres réservations et ses frais de déplacement sans provoquer encore plus de chaos et de charge administrative pour l’entreprise.
Nous avons choisi TravelPerk, notamment en raison de l’indépendance qu’ils nous offrent et de la commodité de tout enregistrer dans un même endroit.
Alexia Lacatus, Office Manager VICIO
Tout est prêt pour opérer instantanément avec TravelPerk
Lancer TravelPerk a été relativement simple et intuitif : il leur a suffi de télécharger un fichier Excel sur la plateforme avec le flux d’approbation et de contrôle des frais que tout le monde aurait à suivre.À partir de là, ils ont pu automatiser leurs politiques de voyages, personnaliser les limites de dépenses et donner à leurs équipes une autonomie dans la réservation des services et des voyages, en toute transparence et selon les préférences de chacun.
Chacun est indépendant au moment de choisir ses horaires ou ses changements de train, ce qui accélère le travail du service Comptabilité et finances.
Alexia Lacatus, Office Manager VICIO
C’est précisément de cette agilité dont ils avaient besoin pour continuer à croître et à s’adapter à une équipe chaque jour plus dynamique. Pour VICIO, il est essentiel que les départements People et Brand puissent voyager avec autonomie et flexibilité pour sélectionner des talents dans les différents magasins, promouvoir la marque et continuer à lancer des initiatives publicitaires à fort impact.
De cette manière, la croissance est beaucoup plus facile et plus rapide
Avec TravelPerk, VICIO est parvenu à remettre de l’ordre et à structurer le chaos initial, notamment lorsqu’il a fallu équilibrer les dépenses.Sans aucun doute, les plus grands bénéficiaires ont été les départements Office Management, People et Finance qui, en plus d’organiser et d’assurer le suivi des coûts de chaque voyage en temps réel, ont pu s’adapter au rythme vertigineux, aux changements constants et aux événements imprévus d’une entreprise en pleine expansion.
Cela fonctionne très bien lorsque vous devez faire une réservation de dernière minute, car en quelques heures, vous avez les billets et il y a toujours des hôtels disponibles.
Alexia Lacatus, Office Manager VICIO
Les processus de VICIO ont gagné en efficacité et en rapidité, grâce à la commodité de l’auto-réservation et à la tranquillité d’esprit d’avoir tout à portée de main sur la même plateforme en quelques clics, comme les réservations, les annulations, les types de voyages par personne ou par service, et les notes de frais, ventilées par coût.
Rien à voir avec le stress qu’impliquait auparavant la gestion des voyages, notamment pour l’équipe du service Office Management.
Le principal atout de TravelPerk est la commodité de ne pas avoir à connaître tous les voyages et hôtels dans le monde. Parce qu'en fin de compte, en tant qu'Office Manager, c'est un chaos de devoir suivre l'ensemble des factures, des tickets, des plannings... Désormais, tout est enregistré et c’est beaucoup plus simple.
Alexia Lacatus, Office Manager VICIO
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