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Werfen

25-30%de temps gagné
+50voyages d'affaires par an
Industrie
Santé & Fournitures médicales
Employés
+200
Siège
Barcelone, Espagne

Comment TravelPerk a révolutionné les voyages d'affaires pour l'équipe EEMEA de Werfen

Fatiguée de se fier à la gestion manuelle des voyages d'affaires, l'équipe a cherché à optimiser avec la technologie la plus récente

Faisant partie du groupe mondialement reconnu Werfen, Instrumentation Laboratory S.P.A conçoit et livre des produits qui font une véritable différence dans le monde entier. Ils créent, construisent et mettent en œuvre des outils de haute technologie qui aident les médecins et les laboratoires à relever certains des défis les plus complexes du secteur de la santé. Cela soutient de meilleurs soins et des diagnostics plus précis qui profitent aux patients du monde entier.
Dans le cadre de leur travail essentiel, leurs employés doivent voyager pour aider à installer de nouveaux dispositifs, assister à des conférences pour partager les dernières évolutions du secteur et se connecter avec leurs collègues dans leurs centres régionaux à Milan, Dubaï et partout dans le monde.
Avec plus de 50 voyages d'affaires partant chaque mois, l'utilisation d'une agence de voyages traditionnelle était un défi et prenait beaucoup de temps. L'équipe a donc décidé d'essayer quelque chose de différent et d'optimiser ses voyages d'affaires avec une solution de gestion des voyages.
« Avant TravelPerk, nous utilisions une agence de voyages locale. Nous les contactions par e-mail pour demander des options. C'était fastidieux, long et absolument pas rentable. »
Manuela Bernasconi - Commercial Operations Support Specialist

Du flux de travail stressant à une autonomie sans effort

Passer à TravelPerk signifiait que l'équipe n'avait plus besoin de soumettre toutes ses demandes de voyage via l'équipe de support des opérations commerciales. Les employés pouvaient réserver eux-mêmes leurs vols, hôtels et transports terrestres en quelques minutes. Grâce à un réseau à la pointe du marché, les voyageurs d'affaires pouvaient choisir des options qui correspondaient à leurs préférences personnelles tout en respectant les politiques de l'entreprise.
Manuela, Raffaella et l'équipe ont pu améliorer la conformité en intégrant les politiques de voyage de leur organisation dans le processus de réservation. Ce processus simple a donné à l'équipe EEMEA l'autonomie nécessaire pour organiser ses voyages et a permis de gagner du temps et de l'argent grâce aux flux de travail d'approbation automatisés de TravelPerk.
TravelPerk permet aux équipes occupées de valider instantanément des itinéraires conformes, en ne signalant que ceux nécessitant une attention particulière. Fini d'attendre les e-mails des agents de voyage ou de faire face aux lenteurs des processus d'approbation. Avec ce nouveau système, Instrumentation Laboratory S.P.A a constaté qu'ils économisaient de l'argent sur chaque voyage d'affaires.
« Avant TravelPerk, avec les allers-retours par e-mail, le prix augmentait toujours d'au moins 50 euros. »
Raffaella Airaghi- Commercial Operations Support Specialist
En plus de dire adieu aux frais d'agence de voyages coûteux, l'équipe réalise des économies considérables en obtenant le meilleur prix en quelques secondes.

Support fiable 24h/24 et 7j/7

Cependant, leur nouveau service de gestion des voyages rationalisé leur a fait gagner du temps d'autres manières. Auparavant, l'équipe des opérations était responsable de la résolution des problèmes des voyageurs d'affaires. Ainsi, tout changement, plainte ou annulation signifiait des heures passées à attendre en ligne.
« Il n'y avait pas de service client 24h/24, 7j/7. Nous devions être disponibles à tout moment. »
Manuela Bernasconi- Commercial Operations Support Specialist
Être responsable en permanence, y compris les week-ends, se révélait préjudiciable. Manuela et Raffaella étaient toujours vigilantes, attendant de savoir si elles devaient intervenir pour résoudre un problème lié aux voyages d'affaires.
« J'ai maintenant tous mes week-ends pour moi ! Ce qui était mon objectif principal, car je ne pouvais pas vivre avec cette anxiété qui montait lorsque les gens étaient à l'étranger et peut-être bloqués quelque part. »
Manuela Bernasconi- Commercial Operations Support Specialist
Après être passée à TravelPerk, leurs voyageurs d'affaires peuvent accéder à une assistance directement. Avec des conseillers experts disponibles par téléphone, e-mail et chat, 24h/24, 7j/7, 365 jours par an.
« Ils sont incroyables, vraiment. Ils sont super rapides, super gentils et ils trouvent toujours la solution. »
Manuela Bernasconi- Commercial Operations Support Specialist
Chez TravelPerk, les agents du service client visent à commencer à répondre aux questions des voyageurs en seulement 15 secondes. Et pour les problèmes que l'équipe des opérations commerciales gère encore, elles peuvent maintenant continuer à s'occuper d'autres tâches pendant que TravelPerk se charge de trouver une solution.
« C'est fiable, et vous pouvez travailler et résoudre un autre problème pendant qu'ils gèrent la situation. »
Raffaella Airaghi- Commercial Operations Support Specialist

Décisions basées sur les données

Un autre avantage de TravelPerk est la création de rapports détaillés. L'équipe peut obtenir des informations essentielles en collectant des données en temps réel par destination, département ou employé individuel. Les rapports détaillés ont même impressionné leur équipe comptable, qui a trouvé la nouvelle méthode de travail beaucoup plus efficace.
« Ces onglets de rapports, ils sont incroyables. Tout est dedans. »
Manuela Bernasconi- Commercial Operations Support Specialist
Avec plus de temps et de données à portée de main, l'équipe a vu où elle pourrait réaliser des économies supplémentaires en réservant les voyages d'affaires plus tôt.
« Nous avons vu que nous réservions 26 jours à l'avance, et nous avons décidé que nous pourrions peut-être améliorer cela à 30 jours. Ce ne sera pas toujours possible, mais nous pouvons essayer. »
Manuela Bernasconi- Commercial Operations Support Specialist

Voyages d'affaires simplifiés, productivité amplifiée

Des réunions annulées aux vols retardés, les plans de voyage d'affaires changent pour de nombreuses raisons. Sans utiliser la technologie la plus récente, gérer les voyages d'affaires et leurs inévitables défis peut être un véritable fardeau pour le temps des employés. Pour Manuela et Raffaella, l'amélioration de la gestion des voyages d'affaires de l'entreprise a considérablement amélioré leur charge de travail quotidienne.
« Je pense que j'économise 25 à 30% de mon temps... mais encore plus si l'on inclut les week-ends. »
Manuela Bernasconi - Commercial Operations Support Specialist
De source de stress constant à une expérience fluide pour tous. TravelPerk a permis aux employés d'Instrumentation Laboratory S.P.A de rationaliser leur planification de voyages et de se concentrer sur la révolution du secteur de la santé pour des milliers de clients.

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