Le guide complet sur le reporting des voyages d'affaires
Êtes-vous en mesure de suivre facilement les dépenses de voyage de votre entreprise ? Les données relatives à ces dépenses sont-elles centralisées au même endroit ou sont-elles dispersées entre des tableaux, des e-mails et des documents papier ? Le reporting de voyage aide les entreprises à suivre leurs frais de déplacement et à obtenir des informations précieuses sur les habitudes de dépenses. Mais il existe de nombreuses approches différentes pour la production de rapports. Certaines entreprises les gèrent manuellement, tandis que d'autres utilisent une société de gestion des voyages ou une plateforme logicielle pour les aider.Bien que les rapports de voyages d'affaires soient essentiels, ils ne sont pas toujours simples à réaliser. Il y a des budgets à suivre, des changements de dernière minute à gérer et des politiques de voyage à respecter. Aujourd'hui, les employés sont plus mobiles que jamais - pour preuve, 58 % des gestionnaires de voyage prévoient une augmentation de leurs budgets de voyage en 2025.Cependant, la production de rapports ne doit pas être compliquée. Le reporting de voyages d'affaires automatisé est devenu la solution privilégiée pour les gestionnaires financiers. Dans ce guide, nous passerons en revue tout ce que vous devez savoir sur le reporting des voyages d'affaires, des défis à relever lors de l'adoption d'un nouvel outil aux meilleures pratiques pour une gestion des dépenses efficace. Au fil du guide, nous vous expliquerons comment le choix du bon logiciel peut faire basculer la gestion des voyages professionnels dans une nouvelle ère.Les rapports de voyages d'affaires sont essentiels pour maintenir la santé financière de votre entreprise. Avec l'accès à des données complètes, vous serez en mesure d'identifier les tendances dans les habitudes de dépenses de vos salariés ainsi que leur comportement lors d’un déplacement. De cette façon, votre équipe financière évalue mieux l'efficacité de la politique de voyages d'affaires de votre entreprise.Voici les principaux avantages de rapports efficaces pour votre entreprise.Les équipes financières s’appuient sur des notes de frais pour comprendre l’allocation du budget et s'assurer que les dépenses sont alignées avec les objectifs de l'entreprise. De cette façon, vous pouvez vous assurer que votre équipe sait exactement où l'argent est dépensé et où des dépassements de budget peuvent survenir.Les rapports de voyages d'affaires permettent aux gestionnaires financiers d'identifier les opportunités de réduction des coûts. Cela peut impliquer : Il est fort probable que votre entreprise ait créé une politique de voyage pour essayer de maîtriser les dépenses, mais vos salariés doivent la suivre pour qu'elle soit efficace. La préparation des notes de frais depuis votre logiciel de gestion des voyages peut vous aider à vérifier si les membres de l'équipe dépensent trop pour des vols et des hôtels qui ne respectent pas la politique de voyages de l’entreprise. De plus, ce système vous permet d'identifier les raisons pour lesquelles les voyageurs réservent parfois sans respecter cette politique. Par exemple, des réservations fréquentes de dernière minute pour des réunions commerciales. Votre équipe peut alors travailler à l'ajustement de vos politiques pour optimiser l'efficacité.Les dépassements de budget peuvent être un véritable gouffre dans les finances de l'entreprise. C’est pourquoi un suivi rigoureux des dépenses est essentiel. Disposer de toutes les données de voyage des employés dans une interface unique constitue un énorme avantage, car les gestionnaires financiers peuvent vérifier la conformité et surveiller de près les dépenses de voyage en temps réel.De plus, l’absence de gestion des voyages d’affaires s’accompagne des inconvénients suivants : La gestion des voyages d'affaires signifie que l’entreprise s'occupe des voyages pour ses employés. Ils peuvent utiliser une agence de voyage traditionnelle ou un logiciel de gestion des voyages en ligne comme TravelPerk. Avec un logiciel de voyage, les employés sont habilités à réserver leurs propres déplacements professionnels via une plateforme unique. Ainsi, le processus s’avère beaucoup plus contrôlé, car les entreprises peuvent intégrer leurs politiques de voyage directement au sein de la plateforme. Cela donne de l'indépendance aux employés, tout en permettant aux entreprises de garder le contrôle dont elles ont besoin.Plusieurs défis sont à relever pour la gestion des voyages d’affaires. À savoir : Voici nos conseils et des recommandations utiles de la part d’autres professionnels sur la meilleure façon de gérer les voyages et le reporting des employés.Pour garder le contrôle des dépenses, votre organisation devrait créer des politiques de voyage faciles à comprendre et accessibles. Dès lors que vos collaborateurs sont conscients de ce qui peut être remboursé et réservé, ils seront en mesure de prendre des décisions de voyage qui correspondent aux besoins de votre entreprise. Votre société se doit de couvrir toutes les circonstances de voyage au sein des politiques en place pour toutes les circonstances de voyage : des limites de remboursement aux conseils pour choisir des options écologiques.Sebastian Ibarra, Responsable des Opérations RH chez Kodify Media Group, a partagé son expérience en matière de mise en place d’une politique de voyage :Les outils de gestion automatisée des voyages apportent un véritable changement dans le reporting des voyages d'affaires. En effet, ils accélèrent considérablement le processus et minimisent les inexactitudes et les retards. En regroupant toutes les données de voyage dans une seule interface grâce à un outil comme TravelPerk, votre entreprise peut simplifier la gestion des déplacements et améliorer significativement la qualité de vos données de dépenses. L'utilisation d'une plateforme unique signifie qu'aucune information n'est perdue et il est facile de voir si chaque employé respecte le budget de voyage grâce à des mises à jour en temps réel et des tableaux de bord de dépenses automatisés.De plus, les intégrations proposées par TravelPerk signifient que vous pouvez facilement envoyer ces données vers des outils populaires pour la gestion des dépenses professionnelles, comme Yokoy, Pleo, Divvy et Expensify.Nous avons parlé à Anja Sejfic, Partenaire RH chez Rinkel, pour comprendre comment elle utilise la technologie afin d’établir des rapports sur les voyages d'affaires.Pour s'assurer que le logiciel fonctionne comme prévu, assurez-vous de consulter régulièrement vos collaborateurs pour obtenir leurs retours. Les employés doivent être interrogés sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. En contrepartie, la direction doit se montrer proactive pour répondre à leurs préoccupations. Cela aidera à créer une excellente expérience utilisateur et encouragera les employés à utiliser le logiciel.Nous avons parlé à Cécile POMPEÏ, conseillère RH pour les organisations à impact social et anciennement Directrice des Ressources Humaines chez Sistema Biobolsa, qui a partagé son point de vue sur la façon dont une formation et une conformité efficaces commencent par la culture.Avec TravelPerk, un leader du secteur des voyages d'affaires, les employés peuvent accéder aux compagnies aériennes et aux hôtels auxquels ils sont habitués, en gardant toutes leurs données de dépenses collectées dans un seul emplacement.La plateforme de réservation tout-en-un TravelPerk permet aux employés de faire des réservations selon leurs préférences, tandis que votre entreprise peut ajouter toutes les politiques de voyage ou restrictions nécessaires en quelques clics.Avec l'option supplémentaire d'intégrations, vous pouvez connecter vos outils préférés de gestion de voyage pour assurer une transition transparente. Les équipes financières peuvent profiter d'une vue d'ensemble complète des dépenses de voyage de l'entreprise, tandis que les gestionnaires peuvent rationaliser les réservations de voyage, les approbations et les tâches d’audit.Grâce à son très large catalogue, les utilisateurs de TravelPerk bénéficient d'importantes opportunités d'économies. Simplifiez vos processus de gestion des dépenses, libérez votre temps et prenez le contrôle des dépenses de voyages d'affaires de votre entreprise en un seul endroit en vous. Réservez une démo gratuite dès maintenant.
Quels sont les enjeux de s’appuyer sur un reporting de voyages d’affaires efficace ?
Améliorer la gestion du budget
Identifier les opportunités potentielles d'économies
- l'évaluation des options de voyage ;
- la négociation avec les fournisseurs ;
- l'optimisation de la gestion des dépenses.
Conformité à la politique de voyage
Suivi des dépenses
Quels défis doivent affronter les entreprises avec le reporting des voyages d’affaires ?
L’absence de gestion des voyages d’affaires
- Données fragmentées : Si les employés réservent sur différentes plateformes, les données sont éparpillées et difficiles à suivre. Cela peut être un cauchemar pour les équipes financières qui essaient de gérer tous leurs reçus. Des rapports efficaces requièrent une parfaite collecte de données dispersées pour former une vue d'ensemble précise.
- Dépendance aux processus manuels : Cela augmente le risque d'erreurs humaines et fait perdre un temps précieux aux employés. À la place, ils pourraient se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Les erreurs peuvent être coûteuses et beaucoup ne peuvent pas être corrigées.
- Données manquantes : Les reçus perdus, les informations incomplètes et le non-respect des procédures peuvent compliquer l’établissement des rapports de dépenses liées aux voyages d'affaires.
- Ne pas obtenir les meilleures offres ou perdre le contrôle sur les dépenses : La réservation via des plateformes tierces signifie que l'entreprise n'a pas accès aux tarifs réservés aux professionnels et n'accumule pas non plus de points dans le cadre de certains programmes de fidélité à grande échelle. Laisser les employés réserver par eux-mêmes signifie également que votre entreprise a moins de contrôle sur les dépenses et la conformité aux politiques internes.
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Le pilotage des voyages d'affaires
- Surcharge de données : La gestion des voyages d'affaires implique souvent la collecte d'une grande quantité de données. Bien que ces données soient très utiles pour établir des rapports, cela signifie aussi que les entreprises peuvent avoir du mal à déterminer quels KPI sont les plus importants pour leur activité.
- Partage des connaissances : La mise en place d'un nouvel outil ou système pour le reporting des voyages d'affaires n'est efficace que si les employés l'adoptent et le comprennent. Une formation efficace et le partage des connaissances sont les piliers d'une transition réussie.
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Commencez à consulter et suivre vos dépenses de voyage en temps réel.
3 conseils pour faciliter les rapports de voyages d'affaires pour les équipes financières
1. Établir des politiques de voyage claires et les faire connaître aux employés
« Je recommande de commencer par une politique de frais de déplacement claire et concise qui pourrait inclure différentes 'zones' avec des limites de dépenses. Un processus facile à suivre pour télécharger les dépenses et les payer dans les meilleurs délais, et dans le cas d’une plus grande entreprise, peut-être investir dans un outil de gestion des dépenses comme Expensify pour obtenir des rapports précis et des remboursements automatiques. Au-delà de cela, assurez-vous lors de la création d'une politique qu'elle soit en accord avec la culture d'entreprise et qu'elle crée les comportements souhaités ! »
Sebastian Ibarra -Responsable des Opérations RH chez Kodify Media Group
2. Utiliser la technologie pour automatiser le processus
« Nous avons récemment commencé à utiliser Pleo avec TravelPerk et cela a rendu les rapports/remboursements des frais de voyage tellement plus faciles ! Auparavant, nous devions envoyer nos reçus par e-mail au service comptable (très démodé, chronophage et sujet aux retards), mais maintenant tout se fait dans l'application. Vous prenez simplement une photo de votre reçu, vous la téléchargez, votre responsable approuve et vous pouvez être remboursé immédiatement. Cela rend notre processus de reporting très efficace et permet d'économiser des heures de travail sur ces tâches. »
Anja Sejfic, HR Business Partner at Rinkel- Partenaire RH chez Rinkel
3. Former les employés et prendre en compte leur avis
« J'ai lu le livre No Rules Rule et j'essaie de suivre ce principe que j'y ai appris : il est plus important de construire une excellente culture et la confiance, d'avoir un environnement dans lequel les gens savent ce qu'ils doivent faire et ne pas faire, plutôt que d'avoir des politiques sans fin. Certains employés vont parfois tenter leur chance et essayer de trop dépenser lors d'un voyage ou faire quelque chose qu'ils ne devraient pas faire. Si vous essayez toujours d'aller contre cela, vous finirez par construire des politiques de voyages de plus en plus longues que personne ne lit de toute façon, ajoutant constamment à la liste des choses que les gens ne peuvent pas faire. Donc, il est plus simple d'écrire une politique courte et claire avec un processus très efficace, puis de former à la culture et de construire la confiance pour l'entreprise. Je suis Directrice des Ressources Humaines, j'ai quatre responsables RH dans différents pays qui me font des reportings et c'est le conseil que je leur donne lorsqu'ils élaborent leurs politiques. »
Cécile POMPEÏ-
Gardez le contrôle de vos dépenses de voyages d'affaires
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