Guide du gestionnaire d'événements pour la planification d'événements d'entreprise
- Qu'est-ce que la planification d'événements d'entreprise ?
- Événements d'entreprise par taille
- Événements d'entreprise par type
- Les défis de la planification d'événements d'entreprise
- Les 5 éléments de la planification d'événements d'entreprise
- 6 étapes pour des événements d'entreprise parfaits
- Planification d'événements d'entreprise : une liste de contrôle pour réussir
Qu'est-ce que la planification d'événements d'entreprise ?
- Sensibiliser les employés ou le public aux nouvelles initiatives et offres
- Récompenser le personnel pour sa contribution à la croissance et au succès de l'entreprise
- Célébrer les étapes importantes avec les clients, les employés et les autres membres
- Communiquer les changements organisationnels et les impacts potentiels
- Faciliter la collaboration et la construction de réseau entre les différentes équipes commerciales
Événements d'entreprise par taille
1. Petits événements
- Déjeuner : en fonction de vos besoins, cela peut consister à commander de la nourriture ou à faire appel à un traiteur.
- Transport : vous devez vous assurer que les participants sont en mesure de se rendre à l'événement et d'en revenir, surtout lorsque vous recevez des parties prenantes externes.
- Rafraîchissements : maintenez tout le monde hydraté et alerte tout au long de la journée.
- Inscription en ligne : assurez-vous que les participants peuvent facilement accéder aux informations de l'événement, telles que les horaires et l'emplacement.
- Séances en petits groupes : vous devrez organiser des séances en petits groupes en ligne ou en personne.
- Équipements audiovisuels : trouvez un espace capable de répondre à vos besoins technologiques pour les présentations et les intervenants.
- Planification d'un conducteur pour la scène principale : permet aux participants de suivre les principaux événements, tels que les horaires des intervenants et les questions-réponses.
2. Événements de taille moyenne
- Orientation avant l'événement : mettez tout le monde à l'aise en organisant un événement d'accueil et d'orientation.
- Divertissement après l'événement : les événements d'entreprise sont souvent un mélange d'affaires et de plaisir, assurez-vous que les invités soient divertis pendant toute la durée de votre événement.
- Communications pré-événement : que ce soit avec les sponsors ou les participants, vous voulez un moyen de communiquer rapidement et facilement les changements et les mises à jour liés à l'événement.
- Hébergement et transport à l'hôtel : si vous recevez des invités venant de loin, vous devrez organiser l'hébergement et le transport pour l'événement.
- Application mobile événementielle : une application événementielle vous permet de tenir les participants informés et de gérer les listes d'invités et la billetterie.
3. Grands événements
- Gestion des intervenants : trouvez, réservez et gérez efficacement les intervenants principaux pour votre événement d'entreprise.
- Gestion des délégués : maintenez la satisfaction des parties prenantes en offrant une expérience de premier ordre aux délégués.
- Inscription à un événement : pour les grands événements, vous aurez besoin d'un moyen simplifié d'accepter et de gérer l'inscription à un événement.
- Dotation en personnel : vous devrez surveiller de près vos capacités en matière de personnel pour vous assurer que vous ne serez jamais pris de court.
- Réservations de vols et de chambres d'hôtel : les grands événements peuvent souvent impliquer la réservation d'étages entiers d'hôtel pour les invités attendus. Vous avez besoin d'un moyen de gérer ces réservations et de garantir une expérience sans accroc.
Événements d'entreprise par type
- Salons professionnels : renforcent l'image d'une entreprise en tant que leader du secteur et l'aident à générer des prospects. Les salons professionnels sont un excellent moyen de rassembler les acteurs clés de votre secteur pour discuter des tendances et des chiffres de l'industrie.
- Lancements de produits : sortir de nouveaux produits pour créer un buzz parmi les clients et les médias. Les Apple Events, où l'entreprise réunit les leaders du secteur et la presse pour découvrir les nouveaux produits et fonctionnalités, en sont un excellent exemple.
- Événements d'appréciation : célébrer les employés par des événements destinés à les récompenser et à les remercier.
- Événements de consolidation d'équipe : organiser des activités intérieures et extérieures pour booster la confiance et le moral des employés. Il peut s'agir d'un grand événement hors site ou d'une plus petite séance de consolidation d'équipe sur place.
- Séminaires et conférences: inviter des intervenants pour améliorer les connaissances des employés ou des parties prenantes internes sur des sujets spécifiques. Cela peut être un excellent moyen d'engager les employés autour d'un certain sujet.
- Réunions du conseil d'administration et des actionnaires : réunir les membres du conseil d'administration et les actionnaires pour examiner les performances de l'entreprise et prendre des décisions cruciales. Un événement professionnel permet de rassurer vos supérieurs en leur montrant que tout se passe bien.
- Célébrations des étapes importantes de l'organisation : célébrer les grandes étapes ou les anniversaires, comme les réalisations financières et les faits marquants de l'entreprise. Par exemple, vous pourriez vouloir célébrer les dix ans d'existence de votre entreprise en organisant un événement chic pour toutes les parties prenantes.
Les défis de la planification d'événements d'entreprise
Événements en sous-effectif
Respecter le budget de votre événement
Trouver le bon lieu
- Lieu : les participants peuvent-ils facilement s'y rendre ? Est-il accessible à tous les employés ?
- Disponibilité : le lieu est-il disponible aux dates prévues ? Peut-il être réservé pour la totalité de votre événement ?
- Capacité : le lieu conviendra-t-il au nombre de participants que vous attendez ?
- Budget : le coût du lieu correspond-il à votre budget d'événement ? Offre-il des tarifs spéciaux pour les événements de grande envergure ?
- Sûreté et sécurité : le lieu est-il doté de protocoles de sûreté et de sécurité standard ? Les voyageurs seront-ils en sécurité pendant l'événement ?
- Préparez une liste de lieux une fois que vous avez compris le type d'événement que vous souhaitez organiser et le type de lieu dont vous avez besoin pour le faire. Examinez les autres lieux d'événements et ce que les participants ont à dire sur leur expérience.
- Rédigez des demandes de propositions (DP) en fonction de votre compréhension des objectifs et des exigences de l'événement. N'oubliez pas d'ajouter les exigences budgétaires et les dates limites de soumission des demandes de propositions. Vous pouvez également utiliser un outil de recherche de lieux pour filtrer les lieux et leur envoyer des demandes de propositions une par une. Vous obtiendrez beaucoup plus d'informations directement à la source qu'en ligne. De plus, les lieux vous veulent comme clients, ils peuvent offrir des services supplémentaires pour vous convaincre.
- Évaluez les demandes de propositions en fonction de leur conformité à vos exigences. Tenez compte également de la disposition des lieux et de la réactivité des gestionnaires de lieux. Si certains lieux mettent des semaines à répondre, il est probable que vous rencontriez les mêmes problèmes de communication plus tard.
Engagement et communication avec les participants
- Organiser des séances plénières avec des intervenants intéressants pour assurer la participation des délégués et un engagement élevé des participants. Vous pouvez également organiser des discussions en table ronde ou des séances de questions-réponses pour que les participants restent impliqués dans l'événement.
- Créez du contenu interactif pour les petits groupes de travail de la conférence avec un contenu ciblé et interactif pour garder tout le monde intéressé.
- Créez des occasions de tisser un réseau pour vous assurer que les participants aient des possibilités de communiquer entre eux. Pour les employés, le fait d'entrer en contact avec d'autres personnes dans leur domaine est l'un des principaux avantages des événements d'entreprise.
Les 5 éléments de la gestion des événements d'entreprise
- Concept : assurez-vous d'avoir des objectifs clairs pour l'événement afin que les parties prenantes et l'équipe de planification de l'événement aient une bonne idée de ce qui se passe.
- Coordination : réfléchissez à la manière dont vous allez planifier votre événement, y compris la logistique, la stratégie, les plans et le budget. L'organisation d'un événement nécessite des plans précis et des efforts coordonnés. Il est donc indispensable de commencer le plus tôt possible.
- Contrôle : attribuez des rôles aux membres de votre équipe pour vous assurer que tout a été pris en compte. Établissez une hiérarchie pour la validation : un logiciel de gestion d'événements peut accélérer ce processus et attribuer simplement les responsabilités.
- Achèvement : tout votre travail acharné jusqu'au jour de l'événement ne vaut rien si vous êtes incapable d'exécuter vos plans. Assurez-vous que tout est en place pour un événement sans accroc le jour venu.
- Clôturer : mesurez le succès de votre événement pour améliorer la planification de vos futurs événements. Considérez des aspects tels que l'engagement des participants, la satisfaction des participants et les KPI de l'événement pour mesurer le succès de l'événement.
Bonnes pratiques de gestion des événements d'entreprise : 6 étapes pour des événements d'entreprise sans accroc
1. Décrire les objectifs de l'événement
- Faites des recherches sur le public cible et comprenez ce qu'il attend des événements.
- Décidez si vous souhaitez éduquer, motiver ou inspirer avec votre contenu.
- Ayez un objectif clair pour aligner votre événement sur les objectifs de l'organisation dès le début.
- Déterminez les paramètres que vous souhaitez mesurer pour évaluer le succès de l'événement.
2. Définir votre budget d'événement
- Dressez une liste de tout ce dont vous aurez besoin tout au long du cycle de vie de l'événement pour estimer les dépenses de l'événement, y compris les taxes et les frais généraux.
- Recherchez les coûts budgétaires de l'événement pour des prix estimés proches du coût réel.
- Repensez aux événements précédents pour avoir une idée des coûts.
3. Élaborer un plan de marketing de l'événement
- Quelles sont les tendances démographiques de vos participants ?
- Quels réseaux sociaux utilisent-ils ?
- Quels sont les points de contact numériques nécessaires pour les atteindre ?
- L'événement résout-il un problème spécifique ?
- Quand vos participants sont-ils habituellement en ligne ?
4. Envisager les sponsors et comment les trouver
- Identifiez une liste de sponsors cibles capables de fournir les ressources dont vous avez besoin.
- Alignez l'intérêt des sponsors avec les objectifs de l'événement pour susciter l'intérêt.
- Créez différents niveaux de parrainage pour répondre aux sponsors de toutes tailles.
5. Suivre l'expérience du participant
- Stimulez l'engagement du public avec des cartes interactives, des quiz, des enquêtes de satisfaction, des sondages et d'autres formes de gamification.
- Utilisez les applications mobiles pour envoyer des notifications ou des réductions de dernière minute.
- Permettez aux participants de personnaliser les horaires et d'assister à différentes séances de réseautage.
6. Stratégies d'engagement après l'événement
- Créer une enquête post-événement : pour mesurer la satisfaction des participants et les inciter à participer davantage.
- Mettre en place un événement de réseautage suivi : pour créer une communauté et faciliter les conversations entre les clients qui reviennent.
- Créer des blogs texte et vidéo : pour réaffecter le contenu de la conférence. Vous avez probablement recueilli de nombreuses informations, tant auprès des intervenants que des participants.
- Envoyer un cadeau de remerciement : pour exprimer votre reconnaissance pour le temps et la participation des invités. Cela peut également être un excellent moyen de promouvoir les sponsors et de respecter vos contrats.
- Organiser un concours sur les réseaux sociaux : pour créer un buzz et obtenir davantage de contenu généré par les utilisateurs en incitant les participants à partager leur expérience.
- Offrir des réductions et des offres : pour promouvoir des produits dans les jours qui suivent votre événement, lorsque les participants sont les plus engagés.
Planification d'événements d'entreprise : une liste de contrôle pour réussir
- Développer des objectifs d'événement qui s'alignent sur les objectifs de l'organisation.
- Développer et respecter un budget d'événement d'entreprise qui tient compte de tous les aspects de votre événement.
- Trouver des lieux des mois à l'avance pour sécuriser votre emplacement idéal.
- Discuter avec les sponsors de la façon dont vous pouvez collaborer sur vos événements d'entreprise.
- Planifier la nourriture et les boissons, le transport et l'hébergement pour les participants. Si cela nécessite de prendre des dispositions avec des tiers, assurez-vous de le faire à l'avance.
- Organiser une approche multicanal pour les supports marketing de l'événement.
- Utiliser une application ou un site Internet pour communiquer les détails de l'événement aux participants.
- Recueillir des données post-événement par le biais d'enquêtes, d'appels de suivi et de l'activité sur les réseaux sociaux.
- Gérer les invitations : invitez des participants et suivez leurs réponses et le statut de leurs réservations.
- Informer tout le monde : partagez les détails du voyage comme les noms des participants, la logistique, les agendas et tout ce qui est nécessaire au bon déroulement de l'événement.
- Chaque détail compte : tenez les participants et les personnes présentes au courant des informations en temps réel et des modifications apportées au plan.
- Visibilité et suivi : consultez les plans de voyage des participants, y compris les heures d'arrivée et de départ et les détails de l'hébergement.
Contactez l'équipe de TravelPerk dès aujourd'hui pour découvrir comment vous pouvez commencer à maîtriser le processus de planification de vos événements d'entreprise et plus encore.
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