Politique de T&E | Les bonnes pratiques pour une politique efficace en matière de frais de déplacement
Le terme « T et E » est très fréquemment utilisé dans les voyages d'affaires. Dans ce cas, l'acronyme peut désigner en anglais l'une des deux options suivantes : voyage et dépenses ou voyage et divertissement. On parle en français de frais de déplacements.Dans ce guide rapide, nous allons décortiquer ce que ces deux expressions T&E signifient réellement. De plus, comment gérer un processus T&E pour votre plan de voyage d'entreprise.Les avantages d'une politique de T&E (et ce qui se passe si vous n'en avez pas)
Sans une politique efficace en matière de voyages et de frais, votre entreprise éprouvera beaucoup de frustration et dépensera probablement trop. Une politique de T&E, lorsqu'elle est précise et automatisée, permet de contrôler les dépenses sans gérer les moindres aspects, de réduire le nombre de questions répétitives auxquelles votre équipe administrative doit répondre et de garantir un accès permanent de votre équipe financière aux données et aux rapports dont elle a besoin.Sans une bonne politique T&E, le processus de validation, les remboursements, la collecte des notes de frais, etc., entraîneront une charge de travail inutile.Qu'est-ce qui est inclus dans un rapport de dépenses T&E ?
Les rapports de dépenses T&E sont nécessaires pour couvrir les dépenses de voyage des employés et minimiser les coûts inutiles tant pour l'employé que pour votre entreprise. Tout rapport de dépenses T&E doit inclure :- La date de la dépense
- Le fournisseur lié à la dépense
- La raison de chaque dépense, c'est-à-dire voyage, hébergement, déjeuner avec le client, coworking
- Le compte interne facturable, par exemple marketing, développement commercial…
- Une preuve de paiement par reçu ou facture
- Le nom de l'employé qui a acheté l'article
- Le sous-total de l'achat
- Toute taxe ou TVA associée à l'achat
- Le total général (taxes comprises)
Le processus de documentation des dépenses de T&E peut être très simple TravelPerk peut vous aider à simplifier vos processus et à faciliter vos futurs voyages d'affaires.Cet outil offre un lieu où vos employés, les gestionnaires de voyages et les équipes financières peuvent communiquer, recueillir les informations dont ils ont besoin et partager les politiques. Assurez-vous que vos rapports de dépenses de T&E sont accessibles à tous et sans obstacle.Incidences fiscales des T&E
Une grande partie des voyages d'affaires de votre employé sera déductible des impôts. Tant que le fisc est en capacité de reconnaître les activités comme nécessaires à votre créneau sectoriel. La cruelle vérité est que de nombreuses entreprises perdent des millions en TVA non réclamée lors de leurs voyages d'affaires.Votre entreprise n'a pas besoin d'être inscrite dans le pays où se rend votre employé pour pouvoir récupérer la TVA. Utilisez l'inventaire adapté à la TVA de TravelPerk, son calculateur de TVA et ses experts internes pour vous guider dans la mise en place d'une solution automatisée de TVA. Cela pourrait vous faire économiser jusqu'à 20 % de votre budget annuel de voyages d'affaires.5 façons de créer un processus T&E gagnant pour votre entreprise
Suivez ces bonnes pratiques pour réduire les violations de politique, diminuer la charge de travail des validateurs et simplifier l'audit. Ce qui est bon pour le voyageur est également bon pour le directeur financier !2. Adaptez-vous à la mobilité
Les employés qui voyagent sont nomades. Cela paraît évident. Leur documentation T&E doit pouvoir les accompagner. Autrement dit, ils ne devraient pas avoir à sortir leur ordinateur portable pour suivre leurs dépenses à chaque fois qu'ils font un achat. Peut-être n'auront-ils pas le temps de le faire du tout au cours de la journée.Votre processus de T&E doit être adapté aux mobiles, afin que vos employés puissent suivre leurs dépenses et s'assurer qu'elles sont conformes aux politiques sans avoir à interrompre le rythme de leur journée.3. Créez des politiques claires
Le mot politique a une consonance sinistre. Mais en réalité, elles n'ont pas besoin d'être compliquées. Lorsque vous créez une politique de T&E, n'oubliez pas pour qui vous la créez. Parlez à votre lecteur, utilisez un langage qu'il comprendra et restez simple.4. Automatisez votre flux de travail (et laissez les voyageurs réserver par eux-mêmes)
L'automatisation rend votre gestion des voyages plus facile à gérer. De plus, la mise en place ne prend pas autant de temps que vous le pensez. Avec TravelPerk, vous pouvez mettre en place un processus automatisé de voyages et de dépenses en quelques clics. Vous pouvez sélectionner un partenaire de dépenses déjà intégré comme Expensify, Yokov et Paykawk. Ou encore intégrer vos propres systèmes avec l'API des dépenses de TravelPerk, en fonction de ce qui convient le mieux à votre entreprise.Prenez le temps d'automatiser votre flux de travail de T&E, et vous vous en féliciterez à l'avenir. Cela permet d'éviter les longues chaînes d'e-mails et de s'assurer de ne rien oublier.De plus, l'automatisation des T&E alimentera votre entreprise en données précieuses, vous permettant de savoir comment optimiser vos bénéfices financiers à l'avenir.Tant que votre politique de T&E automatisée correspond aux besoins de votre entreprise, les voyageurs devraient pouvoir réserver eux-mêmes dans votre outil de réservation. Cela leur donne de l'autonomie sur leur expérience de voyage tout en consolidant vos dépenses d'entreprise pour un gain de temps important au niveau des rapports.5. Intégrez votre outil d'automatisation
La dernière étape dans votre parcours de création d'un processus de T&E fluide consiste à intégrer votre outil d'automatisation et votre flux de travail. Assurez-vous que l'ensemble de l'entreprise a une bonne vue d'ensemble du fonctionnement de l'outil et de la manière dont elle peut l'utiliser. Faites-le bien la première fois, et vous n'aurez jamais à le répéter.Alors, optez pour des flux de travail plus simples en T&E
Voilà tout ce qu'il y a à savoir sur l'abréviation T&E. Suivez ce guide pour mettre en place vos processus et vos politiques à l'échelle de l'entreprise afin de vous assurer que vos dépenses de T&E sont parfaites. Ce faisant, vous créerez une expérience de voyage plus agréable pour tous. De plus, vous pourrez garder le contrôle sur vos comptes et éviter à votre entreprise de dépenser jusqu'à 20 % de TVA inutilement chaque année.Nous avons demandé à Katharina Wodischeck, d'adsquare, quand elle estime qu'une entreprise devrait automatiser ses frais de voyage. Voici ce qu'elle nous a répondu :
"Si vous n'avez que quelques employés, la gestion des frais de déplacement reste faisable à l'aide de feuilles Excel et de reçus papier. Mais lorsqu'une entreprise se développe, l'ensemble du processus d'approbation, de reporting et d'analyse des frais de voyage devient plus complexe, et les équipes financières et comptables finissent par passer la majeure partie de leur temps précieux à des tâches qui pourraient être facilement automatisées. Les entreprises doivent définir le statu quo et et les objectifs de l'automatisation de leurs T&E. Une fois le processus de T&E automatisé, il est simple de suivre rythme de croissance de l'entreprise ou l'augmentation des déplacements des employés, et cela permettra d'économiser beaucoup de frais administratifs à long terme. » (Katharina Wodischeck, directrice financière, adsquare)