Guide complet de la gestion des voyages pour petites entreprises
Comment un agent de voyages peut-il aider une petite entreprise
Qu'est-ce qu'une agence de voyages d'affaires ?
- réserve et gère tous les déplacements de l'entreprise, y compris les réunions, les conférences et les événements.
- fournit une assistance concernant les annulations, les modifications et l'assistance au cours du voyage.
- suit et rend compte des dépenses de voyage.
- crée une politique voyages d'entreprise adaptée.
- traite les notes de frais des déplacements.
- négocie les tarifs pour les réservations d'entreprise et de groupe.
L'utilisation d'une agence de voyage est l'une des options disponibles pour les petites entreprises. Plutôt que d'essayer de tout gérer soi-même sans responsable voyages ni équipe interne, une agence de voyage d'entreprise peut fournir les services nécessaires, laissant les employés se concentrer sur le travail pour lequel ils ont été embauchés.Une agence de voyages doit comprendre les besoins de votre entreprise et appliquer une politique de voyage pour respecter les budgets et réduire les coûts.
Quels sont les avantages de faire appel à une agence de voyages pour une PME ?
- Augmentation de l'efficacité de l'entreprise : les agences peuvent analyser les dépenses par équipe, département ou projet, donnant à une entreprise la possibilité de contrôler ses dépenses et d'optimiser ses budgets.
- Gain de temps précieux : les entreprises n'ont pas besoin de passer du temps à réserver des trajets, à rassembler des factures ou à interagir avec un support client tiers.
- Économies grâce à des tarifs réduits négociés : les agents de voyages d'affaires peuvent négocier pour leurs clients de meilleurs tarifs, qui ne sont parfois pas disponibles au public.
- Expertise : si votre entreprise a un système de déplacement complexe ou effectue des changements fréquents, les agents ont les connaissances et l'expérience pour vous aider.
- Maintien d'une politique de voyage et gestion des notes de frais : une agence rationalisera le programme de voyage d'une entreprise et s'assurera que les réservations s'inscrivent dans une politique de voyage.
- Assistance voyage : en cas de problème pendant un voyage ou de modification de réservation à la dernière minute, une agence de voyages est généralement disponible 24h/24 et 7j/7 pour aider l'employé.
Quels sont les inconvénients pour les petites entreprises ?
- Aucune liberté pour le voyageur : de plus en plus de voyageurs d'affaires veulent avoir la possibilité de réserver pour eux-mêmes facilement, tout en restant dans le cadre de la politique de l'entreprise. Cela n'est pas une option en passant par une agence de voyages d'affaires.
- Manque de contrôle pour la direction et les administrateurs : au lieu d'avoir un accès facile aux rapports, les administrateurs devront contacter l'agence pour demander des informations à l'avance.
- Technologie moins avancée : les agences de voyages contactent souvent leurs clients par téléphone ou par e-mail. Il n'y a pas une seule plateforme facile à utiliser qui permet d'afficher toutes les informations de voyage.
- Catalogue limité : bien que les agences de voyages aient des partenariats et des offres, la plupart des agences ne proposent généralement pas d'options low cost, ce qui signifie qu'elles ne peuvent pas réserver l'option la moins chère disponible.
- Frais élevés : passer par une agence de voyages d'affaires fait augmenter les dépenses globales de voyage pour une entreprise, en raison des frais et majorations de service.
Ce que les petites entreprises devraient rechercher dans une agence de voyages
- Coûts transparents. Il est important de savoir comment l'agence facturera ses services. Définissez des accords de paiement et faites attention aux frais et commissions supplémentaires.
- Catalogue de voyage de qualité grand public. Plus de choix signifie que vous pouvez réserver l'option la moins chère et ainsi réduire vos dépenses de voyage. Les options disponibles pour les consommateurs non professionnels devraient aussi être disponibles pour les voyageurs d'affaires.
- Assistance de qualité. Quel type d'accompagnement l'agence propose-t-elle ? Est-ce 24h/24 et 7j/7 ? Le service d'assistance est-il proposé dans votre langue ? C'est un point extrêmement important, et c'est là que l'agence peut offrir une réelle valeur ajoutée.
- Rapports de dépenses de voyage. Pour améliorer les budgets, il est essentiel d'avoir un aperçu des dépenses de voyage. Recherchez une agence capable de traiter les notes de frais et de fournir des rapports et des analyses approfondis.
- Spécialisations et évolutivité. Assurez-vous que l'agence a des partenaires dans les endroits où vous voyagez le plus et qu'elle a la capacité d'évoluer et de se développer à mesure que votre entreprise se développe.
Existe-t-il une alternative rentable ?
Quelle est la meilleure agence de voyages pour les petites entreprises ?
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Comment un agent de voyages peut-il aider une petite entreprise ?