Guide complet sur les politiques de voyages d'entreprise
Comment automatiser votre politique des voyages ?
Au fil des articles de ce guide, vous nous avons donné les clés de l’approbation des voyages et vous avons expliqué à quel point l’automatisation pouvait rendre la vie de tout le monde plus facil.Explorons un peu plus en détail comment se déroule généralement l'approbation des voyages et pourquoi vous devriez envisager d'automatiser ce processus.Premièrement, il est bon de se demander si les salariés de votre entreprise comprennent bien votre politique de voyages et les règles à suivre lors des réservations ?Si votre politique de voyages a été rédigée sous forme de document Word, de page wiki, d’espace intranet ou qu’elle se résume à une fiche placardée sur le mur du bureau, il y a de fortes chances que personne ne la lise.Les différents documents de la politique de voyages sont idéaux pour s’assurer des mesures de sécurité des voyageurs et des politiques de remboursement des repas. Mais quand il s’agit de réserver les voyages, c’est une autre histoire.N’ayez crainte ! Dans cet article, nous répondrons aux questions pertinentes à la réservation et à l’approbation des voyages d’affaires.
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- Pourquoi automatiser sa politique
- Que pouvez-vous automatiser
- À quoi ressemble cette politique
- Approbation de voyage automatique
Pourquoi automatiser sa politique
- Plus de clarté
- Immédiateté (la politique est là quand les employés en ont réellement besoin)
- Politique des voyages mieux respectée
Quels sont les problèmes liés à une politique de voyage d'entreprise disponible seulement à l’écrit ?
Que peut-on automatiser ?
- Où réserver un voyage
- Quelles classes de vol sont autorisées
- Combien dépenser sur un vol pour un itinéraire donné
- Combien dépenser pour un hôtel dans une ville spécifique
- Quelles classes de location de voitures sont autorisées
- Le processus de gestion des dépenses
Les politiques de voyages automatisées peuvent-elles contrôler ce que les voyageurs réservent ?
Politique automatisée standard
Approbation automatisée
- Aux échanges d’appels téléphoniques et aux e-mails entre le voyageur et la personne chargée de la réservation
- À la microgestion et au contrôle du processus de réservation (puisque les règles sont déjà prédéfinies)
- Aux opportunités manquées à des prix avantageux lorsque la personne qui réserve n'obtient pas l'approbation assez rapidement
Comment augmenter vos chances de succès ?
- Excellents commentaires des voyageurs (pas seulement des responsables des voyages et de l’équipe des finances)
- Toutes les options de voyage possibles, y compris tout ce que vous pouvez trouver en ligne, et tous les fournisseurs à bas prix avec lesquels les employés ont tendance à réserver pour faire économiser de l'argent à leur entreprise
- Assistance voyage haut de gamme 24h/24-7j/7 que les voyageurs apprécieront
Système strict, moderne, laxiste
- Stricte : les employés doivent demander une approbation pour chaque voyage avant de le réserver (ou un administrateur doit le réserver pour eux après qu’ils aient sélectionné leurs options)
- Modérée : les employés ne doivent demander une approbation que pour réserver des voyages qui ne respectent pas la politique
- Laxiste : les employés n'ont pas besoin de demander une approbation pour quoi que ce soit. Ils peuvent réserver ce dont ils jugent avoir besoin.
Mettre en vigueur la politique
- Mettez-vous d'accord sur vos directives de politique des voyages : avant de configurer un outil, assurez-vous que le directeur financier, le responsable des voyages et les autres parties prenantes approuvent votre politique. Vous pouvez obtenir notre guide des directives de politique en cas de doute
- Choisissez un outil que les voyageurs voudront utiliser : si les voyageurs n'aiment pas utiliser votre outil approuvé, votre politique automatisée s’avérera complètement inefficace. Ils boycotteront votre outil, ainsi que votre politique comprise dans l’application
- Définissez vos directives sur les vols : définissez des montants maximums pour les itinéraires spécifiques, des classes de cabine et des exigences de réservation à l'avance
- Définissez vos directives sur les hôtels : montants maximums pour les destinations spécifiques, classement par étoiles et exigences de réservation à l'avance
- Définissez vos directrices pour les voyages en train et en voiture : établissez des budgets globaux et définissez des options de réservation avancées
- Créez si besoin des politiques spéciales pour certains groupes de voyageurs : certains groupes nécessitent peut-être des directives différentes. Par exemple, les équipes des ventes ou le personnel technique peuvent bénéficier de montants maximums globaux plus élevés, car elles doivent réserver davantage de voyages de dernière minute
- Configurez le processus d'approbation par équipe ou par service : lorsque vous créez des groupes de voyageurs par équipe ou par service, définissez la bonne personne pour approuver le voyage. Vous pouvez également définir votre politique de manière que seuls certains groupes n'aient pas à demander d'approbation.
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