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Guide complet sur les politiques de voyages d'entreprise

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Guides
Introduction
Politique automatisée

Comment l'automatisation de la politique de voyage peut résoudre des problèmes administratifs plus complexes ?

50 % des voyageurs d'affaires admettent qu'ils ne respectent pas toujours leur politique de voyage (et ce sont uniquement ceux qui ont bien voulu l'admettre).
Pourquoi ? Pour des raisons de commodité et de prix. En effet, ils enfreignent la politique de voyage de l’entreprise et réservent sur des sites grand public si leur outil de voyage n'offre pas les options de vol ou d'hôtel qui correspondent à leur emploi du temps ou à des prix qu’ils jugent raisonnables.
Le résultat ? En tant que gestionnaire de voyages, vous devez minimiser le désordre créé par ces réservations aléatoires et passer des heures à interpréter ces données disparates.
La solution la plus simple : une politique de voyage automatisée qui s'applique d'elle-même. Ainsi, les voyageurs disposent d’un moyen facile pour réserver leurs déplacements dans le respect de la politique et vous perdez moins de temps à surveiller la conformité des politiques.

3 cas concrets de gestionnaires de voyages aidés par l'automatisation des politiques de voyage

Nous parlons tout le temps avec des gestionnaires de voyages et des responsables RH. Voici les trois principaux problèmes qu’ils rencontrent 😀
  • la réservation de voyages prend une éternité. Vous êtes obligé de multiplier les allers-retours par e-mail et trop de personnes différentes doivent donner leur approbation ;
  • les employés continuent d'ignorer la politique de voyage et réservent sur des sites aléatoires. Du coup, vous perdez du temps à remettre de l’ordre ;
  • les frais de déplacement et les données sont éparpillés. Par conséquent, vous passez des heures à les collecter et à les interpréter pour préparer votre reporting.
Ce constat vous parle ? L’automatisation de la politique de voyage dans une plateforme de réservation de voyage consolidée a résolu ces problèmes pour les équipes que nous avons interrogées.
Voici comment : 
1. Les politiques de voyage automatisées éliminent les allers-retours en permettant aux voyageurs de réserver eux-mêmes dans le respect de la politique de voyage. 
Terminé d’échanger plusieurs e-mails avec les voyageurs, ils réservent leurs déplacements grâce à un outil intuitif. 
De plus, vous pouvez également automatiser le flux d’approbations. Ainsi, vous rationalisez le processus de validation et vous pouvez vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. 
Andrea, responsable des opérations chez Beekeeper, nous a dit que le précédent responsable de bureau passait 30 à 40 % de son temps à réserver des voyages. 
Depuis qu'ils utilisent une plateforme de gestion des voyages avec des politiques de voyage automatisées, Andrea ne passe qu'environ 1 heure 30 par semaine à réserver des voyages pour l'équipe. 
2. Les politiques de voyage automatisées signifient que vous n'avez pas à vous soucier de la conformité, c’est géré de façon automatique. 
Les employés n'ont pas à lire et à appliquer la politique par eux-mêmes, car l'outil de réservation de voyage affichera uniquement les résultats de recherche qui correspondent à votre politique. 
Vous gagnez du temps tout en augmentant la conformité. 
Lorsque nous avons parlé à Vicki Framsted, la directrice financière chez Fieldin, elle a dit que son équipe avait presque atteint 100 % de conformité depuis qu'ils ont intégré leurs politiques de voyage dans leur plateforme de réservation, TravelPerk.
De plus, ils ont considérablement réduit le temps consacré à la partie administrative et aux approbations.
“[Les approbations sont] super simples, moins de deux minutes à chaque fois. Et pouvoir le faire depuis mon téléphone ? Encore mieux. J'adore ça !”
Vicki Framsted,, Directrice Financière, Fieldin
3. Enfin, vous centralisez les réservations et les données de voyage, ce qui transforme la facturation, le suivi des dépenses et le reporting en un jeu d'enfant.
Vous pouvez transmettre toutes les données indispensables aux équipes Finance sans devoir les collecter manuellement. 
Olivier, PDG de Ykone, nous a dit que la centralisation des données de voyage "a changé [leur] vie." 
Leurs précédents processus de réservation manuels et dispersés prenaient du temps et rendaient "impossible le suivi." 
Il nous a confié que les réservations et les politiques de voyage automatisées permettent de tout conserver dans un seul outil en plus d’accélérer les processus de réservation.

Comment automatiser sa politique de voyage en 8 étapes ?

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, l’automatisation de la politique de voyage de votre entreprise n’est pas aussi difficile que cela en a l'air. En effet, il n’est pas nécessaire de maîtriser des astuces d’automatisation complexes. 
Vous n’avez qu’une seule chose à faire : trouver un outil de réservation centralisé qui prend en charge la conformité des politiques de voyage. 
En revanche, vous pouvez rencontrer des difficultés pour changer les procédures établies. Voici notre guide étape par étape pour profiter des avantages de l’automatisation.

1. Déterminer les lignes directrices de sa politique de voyage

Assurez-vous que toutes les parties prenantes approuvent votre politique avant de configurer un outil, notamment le directeur financier et les autres gestionnaires de voyages. 
En général, les politiques de voyage automatiques couvrent les éléments suivants :
  • où réserver les voyages, généralement une plateforme de réservation professionnelle dédiée ;
  • les classes de vol autorisées ;
  • le montant maximum pour un vol sur un itinéraire précis ;
  • le prix à ne pas dépasser pour un hôtel dans une ville spécifique ;
  • les classes de location de voiture autorisées ;
  • le processus de gestion des dépenses.
Company Travel Policy

Créez votre propre politique de voyage sans attendre à l'aide de notre modèle.

2. Choisir un outil qui plaira aux voyageurs

Cette étape est extrêmement importante. Vous vous souvenez de la statistique mentionnée dans notre introduction ? 
Si les voyageurs n'aiment pas utiliser l’outil sélectionné, alors votre politique automatisée sera complètement inefficace. Ils délaisseront votre outil, ce qui rendra inutile la politique intégrée à l'application. 
Chaque équipe Finance dispose de sa propre liste de critères pour le choix d’un logiciel de gestion des voyages. 
Néanmoins, l’outil de réservation de voyages doit cocher les cases suivantes pour réussir l’automatisation de votre politique de voyage : 
  • des retours positifs de la part des voyageurs, pas seulement des gestionnaires de voyages et des équipes financières ;
  • un vaste catalogue d’options de voyage, y compris tout ce que vous pouvez trouver en ligne et tous les fournisseurs à moindre coût que les employés ont tendance à privilégier pour économiser de l'argent ;
  • un support client de qualité, disponible 24h/24 et 7j/7, que le voyageur souhaitera conserver ;
  • une interface et une application mobile conviviales pour que les voyageurs puissent réserver et gérer facilement leurs itinéraires.
Vous voulez trouver l’outil que toute votre équipe adorera ?
Téléchargez notre guide étape par étape pour choisir votre solution de réservation de voyage et simplifier tout le processus sans attendre.
Stefan Thurneer, responsable principal des achats pour TX Group, nous a dit que passer à un outil que leurs voyageurs adorent a été bénéfique pour tout le monde. 
Auparavant, ils utilisaient une agence de voyage, mais l'adoption par les employés était faible. Les employés voulaient simplement faire à leur manière (ça vous rappelle quelque chose ?).
Ils sont passés à TravelPerk pour une plateforme intuitive et conviviale. Et maintenant ? Les employés apprécient l'autonomie et la flexibilité dans le processus de réservation, mais les gestionnaires et les équipes financières valorisent autre chose :
“Avec 95 % des voyages d'affaires organisés et réservés par les employés eux-mêmes, et grâce à TravelPerk, tous ces déplacements sont désormais conformes aux politiques de voyage de l'entreprise.”
Stefan Thurnheer,, Responsable principal des achats, TX Group

3. Configurer ses politiques pour les vols, les hôtels et les autres moyens de transport

Dès que vous disposez de bon outil et que vos lignes directrices sont définies, il est temps de configurer votre politique de voyage. 
Basez-vous sur cette checklist pour intégrer les différents éléments de votre politique dans l'outil :
  • Directives pour les vols :
    • plafonds globaux (limites strictes pour les frais de vol quel que soit le voyage) ;
    • plafonds de trajets spécifiques, selon les besoins (combien les employés peuvent dépenser sur des itinéraires classiques ou dans des régions régulièrement visitées) ;
    • limites de classe en cabine (les employés peuvent-ils réserver en classe affaires ou en première classe, et si oui, quand ?) ;
    • exigences de réservation à l'avance (combien de temps à l’avance les employés doivent-ils réserver ?).
  • Directives pour les hôtels :
    • plafonds globaux ;
    • plafonds spécifiques à une destination (pensez à vérifier les tarifs journaliers pour différentes villes ou pays) ;
    • classements étoilés (les employés peuvent-ils réserver des hôtels cinq étoiles ?) ;
    • exigences de réservation à l'avance.
  • Directives pour le train et la voiture :
    • plafonds globaux ;
    • conseils sur les tarifs journaliers ;
    • plafonds de trajets spécifiques, le cas échéant pour le train ;
    • exigences de réservation à l'avance.
Tous ces éléments filtrent automatiquement les résultats de recherche que vos employés voient dans l'outil pour ne montrer que ceux qui correspondent à la politique de voyage de l’entreprise. Ainsi, le respect de la politique est garanti.

4. Créer des groupes de voyageurs et des budgets dynamiques

L'automatisation et la rigueur de votre politique de voyage peuvent également varier en fonction du groupe de voyageurs.
Par exemple, les équipes commerciales ou les ingénieurs peuvent avoir des plafonds globaux plus élevés, car la majorité de leurs voyages se décident à la dernière minute. 
Les cadres et leurs assistants personnels auront probablement besoin du pouvoir de réserver ce qu'ils veulent, quand ils le veulent. 
Tout comme les responsables de clients grands comptes auront également besoin de beaucoup plus de liberté.
Définir des processus d'approbation spécifiques pour les voyageurs individuels ou les équipes vous aide à créer une politique automatisée qui reflète la réalité.
Ryan Sumblin, responsable de la comptabilité chez GMG EnviroSafe, recommande également de mettre en place des budgets dynamiques. 
Cela permet à vos employés de dépenser un certain pourcentage supérieur à l'option la moins chère disponible. De cette façon, vous n’avez pas à fixer manuellement des limites spécifiques pour chaque ville, elles s’adaptent aux coûts en temps réel.
La politique de voyage précédente de leur équipe avait des limites précises : 600 $ maximum pour les billets d'avion et un plafond de 250 $ par nuit pour l'hébergement.
Cependant, ils n'avaient pas la flexibilité de maintenir les coûts les plus bas possibles, car les employés voyagent dans tout le pays et les prix varient selon la saison, le lieu et le prestataire.
Maintenant, leur équipe est beaucoup plus avisée. Combinée à un vaste catalogue d’options de voyage, l'automatisation des budgets dynamiques aide les voyageurs à dépenser moins d'argent lorsque c'est possible sans les restreindre inutilement.

5. Configurer le processus d'approbation

Ensuite, configurez le processus d'approbation, par équipe ou par département.
Désignez un approbateur pour chaque groupe de voyageurs, que ce soit un gestionnaire de voyages, un responsable de département ou un membre de l'équipe Finance.
Lorsque ces groupes réservent des voyages, la bonne personne reçoit automatiquement une demande d'approbation de voyage.
Les notifications d'approbation peuvent être un gain de temps majeur pour les gestionnaires de voyages, les équipes Finance et les autres employés. 
Avec votre politique de voyage déjà en place, vous éliminez certains points de contrôle qui nécessitent une approbation en premier lieu. 
Ensuite, l’automatisation des notifications d'approbation accélère le processus d'approbation.
Beaucoup de gestionnaires de voyages et d'équipes Finance avec qui nous échangeons vantent cette partie des politiques de voyage automatisées :
“Maintenant, chaque chef de département approuve les réservations de son équipe. Les approbations ne sont nécessaires que pour les voyages de dernière minute, hors budget ou hors politique. Mais sinon, ils peuvent aller de l'avant et réserver le voyage eux-mêmes, cela notifie simplement leurs directeurs."
Ryan Sumblin,, Responsable de la comptabilité, GMG EnviroSafe
“Les voyageurs peuvent réserver leurs propres voyages et tout faire de manière autonome. Par le passé, nous avions toujours une demande de voyage qui devait être complétée avant de pouvoir utiliser la plateforme pour faire la réservation réelle. TravelPerk nous fait gagner un temps précieux, car tout est maintenant fait en une seule étape. C'est un énorme avantage pour les gestionnaires et les voyageurs. De plus, les approbations sont vraiment conviviales et rapides.”
Lydia de Kousemaeker,, Acheteur stratégique et gestionnaire de voyages, Fujifilm Europe

6. Intégrer sa plateforme de voyage avec ses autres outils

À ce stade, vous économiserez déjà beaucoup de temps grâce à la réduction ou à l’élimination totale des processus de réservation et d'approbation aller-retour, tout en augmentant la conformité de voyage. 
Toutefois, quelques étapes supplémentaires peuvent vous permettre de simplifier l’édition des rapports et le suivi des dépenses.
Avec votre politique et vos processus d'approbation en place, connectez votre plateforme de voyage avec vos autres outils pour rationaliser la collecte des données et le pilotage des dépenses. 
Par exemple, vous pouvez intégrer TravelPerk (et d'autres systèmes de gestion de voyages) avec :
  • outils de contrôle des dépenses, comme Pleo, Yokoy, Ramp et Payhawk ; 
  • systèmes de gestion des dépenses, tels que Concur et Expensify ;
  • logiciels RH, par exemple Workday et BambooHR ; 
  • ERP,  comme SAP et Oracle.
Ces intégrations peuvent transférer les données de voyage, y compris les dépenses, vers vos autres outils. Ainsi, vous réduisez les tâches manuelles et vous dites adieu à la chasse aux reçus à la fin de chaque mois.
Andrea (de Beekeeper) a particulièrement recommandé ce point. C'était indispensable pour son équipe, car ils travaillent avec de nombreux outils, et transférer les données manuellement était une énorme perte de temps.
“TravelPerk s'alimente des données de BambooHR régulièrement et j'adore que cela fonctionne automatiquement sans que je n’ai à y penser. Il y a juste une synchronisation automatique une fois par jour, donc toutes mes données d'employés sont à jour. Cela réduit le travail manuel pour moi et mon équipe. Idéal pour économiser du temps et de l’argent.”
Andrea Herrera, Directrice des opérations mondiales, Beekeeper

7. Déployer sa politique automatisée

Il est désormais temps de déployer votre politique de voyage. 
Même s’il sera bénéfique à tout le monde sur le long terme, le changement peut être difficile à accepter.
Avec TravelPerk, la mise en œuvre est très simple. Cependant, nous vous recommandons de débuter par un programme pilote avec un seul département. Si vous avez une équipe qui voyage beaucoup, commencez par là.
Essayez-le pendant un mois ou deux, puis interrogez vos collègues sur l’expérience vécue et recueillez leurs commentaires. 
Une fois cette étape menée avec succès, déployez la politique et la plateforme de réservation à l'équipe élargie. 
Si vous faites partie d'une grande société, vous pouvez procéder département par département pour fournir un meilleur support à chaque étape.
Proposer une formation aux employés et leur expliquer les raisons de la mise en œuvre d’un nouvel outil et les bénéfices qu’ils en retireront facilitera son adoption.
Une période d'adaptation sera nécessaire, mais les premiers retours sur votre investissement ne se feront pas attendre. 
Lorsque nous avons parlé à Tereza,responsable de bureau chez Creative Dock, elle a dit que l'utilisation de politiques de voyage automatisées avait libéré environ 70 % du temps consacré à l’administratif :
“Avant que nous commencions à utiliser TravelPerk, environ 70 % du temps de l'équipe de réception était consacré à la gestion des voyages. Maintenant, tout le monde peut réserver ce qu'il veut ou ce qui lui convient. C'est beaucoup mieux et beaucoup plus facile.”
Tereza Duroňová,, Responsable de bureau, Creative Dock
Tenez bon, le jeu en vaut la chandelle !

8. Analyser ses données à intervalles réguliers pour ajuster sa politique de voyage

Vous pouvez collecter des données de voyage en temps réel lorsque vous consolidez vos dépenses et vos réservations dans un seul outil. Ainsi, votre politique gagne en précision.
Une fois que vous avez mis en place votre politique de voyage, commencez à examiner les données tous les trimestres ou tous les ans pour ajuster vos lignes directrices en fonction des données réelles de l'entreprise. 
Lorsque nous avons parlé à Andrea, elle a mentionné que l'automatisation de leur politique avait fait une énorme différence dans la gestion des dépenses et des rapports et amélioré cette politique pour l'avenir :
“L'outil de reporting de TravelPerk m'est inestimable : c'est ma référence pour accéder aux données essentielles de voyage, établir des devis d'assurance et définir les politiques de l'entreprise à travers les sites. Il soutient les prévisions de coûts pour l'année suivante, aide à identifier les économies de coûts des événements passés et fournit les informations nécessaires pour aider d'autres équipes à planifier des voyages d'affaires."
Andrea Herrera,, Directrice des opérations mondiales, Beekeeper
How To Write A Company Travel Policy

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Quelle est l’étape suivante ?

L'automatisation des politiques de voyage profite à tout le monde dans l’entreprise : vous-même, les voyageurs ou encore l’équipe Finance. 
De plus, elle offre un retour sur investissement tangible pour votre entreprise.
  • comme l'équipe d'Andrea, vous pourriez consacrer seulement 1h30 par semaine à la réservation de voyage au lieu de 30 à 40 % de votre temps ;
  • ou, comme Vicki chez Fieldin, vous pourriez réduire le processus d'approbation à quelques minutes chaque fois au lieu d'heures à échanger des e-mails.
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