Guide complet sur les politiques de voyages d'entreprise

Alors pour vous aider, TravelPerk a préparé pour vous un modèle de politique de voyage complet, gratuit et 100 % personnalisable selon vos besoins et vos contraintes. Téléchargez-le dès maintenant.

Qu’est-ce qu’une politique de voyage ?

Profitons de ce paragraphe introductif pour faire un rapide rappel. Qu’est-ce qu’une politique de voyage d’entreprise, concrètement ?

Une politique de voyage (PVE) est un document fixant toutes les règles et les lignes directrices liées à un déplacement professionnel.

On y retrouve, entre autres, les différentes consignes relatives aux :

plafonds et budgets à respecter pour les hébergements, transports et repas ;

modes de transport autorisé (train, avion, voiture…) et aux classes de réservation autorisées

compagnies et partenaires à privilégier ;

dépenses de voyage non couvertes par l’entreprise (par exemple : un billet en première classe) ;

procédures de réservation et d’approbation de voyages à respecter ;

directives concernant les assurances voyages et la gestion des risques, etc.

💡 Note : En général, la politique de voyage de l’entreprise est définie par le travel manager. C’est la personne référente à qui s’adresser en cas de doute. Mais la direction et les ressources humaines, ainsi que certains salariés peuvent tout à fait contribuer à la mise en place de la PVE.

Toutes les entreprises ont intérêt à définir une politique de voyage en interne, surtout si les salariés effectuent des déplacements pro de façon régulière.

Les avantages sont multiples, aussi bien pour les collaborateurs, les managers que pour l’entreprise.

Tout le monde a le même niveau d’information. La PVE est librement accessible par toutes les parties prenantes. En un coup d’œil, les salariés peuvent connaître les plafonds de budget alloués, les procédures de réservation, les modes de transport autorisés, etc. Ils n’ont plus besoin d’échanger avec les responsables et/ou l’équipe finance en cas de doute. C’est un gain de temps pour tout le monde !

La PVE agit comme un garde-fou, elle permet de limiter les dépenses superflues et démesurées. L’entreprise maîtrise ses coûts et réalise de précieuses économies.

La PVE instaure un système équitable et une plus grande transparence. Les règles sont les mêmes pour toutes et tous.

Que contient notre exemple de politique de voyage d’entreprise ?

Vous souhaitez rédiger une politique de voyage efficace, mais vous ne savez pas par où commencer ? Vous êtes au bon endroit !

TravelPerk vous propose un modèle de PVE gratuit, complet et 100 % personnalisable pour s’adapter à vos besoins, vos contraintes et vos valeurs.

Notre modèle suit une structure logique et aborde l’ensemble des points importants. Voici en détail ce que vous pouvez y retrouver.

1. Introduction

Souvent négligée, l’introduction est pourtant un élément important de votre politique de voyage. Elle permet de présenter le document et surtout son intérêt.

Ainsi, les salariés comprennent d’emblée ce que va contenir la PVE et pourquoi ils ont tout intérêt à la parcourir minutieusement.

Comme nous l’avons évoqué précédemment : la politique de dépenses contribue à la sécurité des voyageurs, améliore l’équité et permet à chacun d’avoir le même niveau d’information.

💡 Conseil : Vous avez plusieurs politiques de voyage pour différents services ou types d’employés ? N’oubliez pas de préciser dans votre introduction à qui s’adresse le document.

2. La procédure de réservation

Là encore, c’est une partie cruciale de la politique de voyage. Bien souvent, les salariés sont laissés dans le flou et ne savent pas exactement comment procéder pour réserver leurs transports et hébergements.

Résultat : cela va créer des frictions et augmenter le risque de non-conformité, voire de dépassement budgétaire.

Pour éviter ces situations problématiques, notre modèle de PVE inclut tout ce que les salariés doivent savoir sur le sujet.

Plus précisément, cette section aborde trois points clés.

1. La marche à suivre pour réserver un voyage d’affaires

Ici, il convient de préciser de façon claire et explicite votre processus de réservation des voyages d’affaires.

Votre entreprise utilise une plateforme spécifique pour permettre aux voyageurs de réserver leurs déplacements pro dans le cadre de la politique de voyage ? Dans ce cas, pensez à bien indiquer son nom. Et si vos salariés doivent passer par un intermédiaire pour demander une réservation, n’oubliez pas d’indiquer ses coordonnées complètes (noms, adresse e-mail, téléphone…).

💡 Astuce : L’ambiguïté n’a pas de sa place dans une politique de dépenses. Pour une compréhension optimale, n’hésitez pas à

mettre les informations importantes en gras, ;

à structurer la marche à suivre sous forme d’étapes et/ou de listes à puces ;

ou même à utiliser des emojis pour attirer l’attention.

2. Les consignes concernant l’utilisation des programmes de fidélités

De nombreuses entreprises n’autorisent pas les voyageurs à collecter des points pour leurs programmes de fidélité personnels. Mais si vous faites confiance à vos voyageurs, vous pouvez leur autoriser cette démarche et inclure une ligne dans votre politique du type : « Les employés ne peuvent pas choisir des options plus coûteuses uniquement pour obtenir des points de fidélité ».

3. Un rappel des règles concernant la prolongation du voyage pour les loisirs.

Vous avez probablement déjà entendu le néologisme « bleisure » la contraction des deux termes anglophones « business » et « leisure ». Cette pratique - de plus en plus courante - permet aux voyageurs d’affaires de prolonger leur séjour afin de visiter et profiter de la destination en tant que touriste.

Pour éviter les malentendus, n’oubliez pas d’inclure toutes les règles concernant les prolongations pour les loisirs. Par exemple, vous pouvez mentionner la différence de coût autorisée pour les vols retour.

❗Important : c’est du bon sens, mais il peut être utile de le rappeler : les dépenses engagées dans le cadre d’un déplacement loisir ne peuvent pas faire l’objet d’une note de frais. Ils doivent être assumés à 100 % par les salariés.

3. Catégories des dépenses

Autre point clé : les catégories de dépenses autorisées. Dans la troisième section de notre exemple de politique de voyage d’entreprise, nous avons réparti les frais de voyage d’affaires par catégories simples :

les vols ;

les hébergements ;

les moyens de transports terrestres (train, voiture…) ;

la nourriture et divertissement ;

l’utilisation personnelle du téléphone.

Voici les informations utiles à inclure dans chaque catégorie de dépenses.

Vols

Ici, il convient de préciser :

les outils de gestion des voyages d’affaires (si vous en avez) ou méthodes de réservation approuvés ;

les compagnies aériennes privilégiées (si applicable) ;

le délai de réservation maximale pour les vols internationaux et nationaux ;

les règles relatives à la classe de voyage.

Par exemple, la réservation en classe affaires pourra être autorisée pour les vols long-courriers ou les vols pris par les collaborateurs avec un certain niveau d’ancienneté ou avec des problématiques de santé spécifiques.

Hébergement

Concernant l’hébergement, pensez à mentionner :

les outils ou méthodes de réservation approuvés ;

le type d’hébergement privilégié ;

les plafonds de tarifs par nuité, selon les villes (capitale comme Paris ou plus petite ville) et les pays (en France et à l’étranger) ;

les partenaires privilégiés et le détail des tarifs négociés (si applicable) ;

les règles pour la réservation d’Airbnb ou de locations d’appartements ;

les frais d’hôtels annexes remboursables (parking, petit déjeuner, etc) et non remboursables (mini-bar, films ou divertissements payants, accès à une salle de sport, etc.) ;

les règles relatives aux chambres standards et aux surclassements.

Par exemple, la réservation d’une chambre standard est généralement requise, mais un surclassement est autorisé s’il ne génère pas de frais supplémentaires.

Transport ferroviaire

Concernant le transport ferroviaire, assurez-vous de préciser les éléments suivants dans votre politique de voyage :

les outils ou méthodes de réservation approuvés ;

le type de billet de train autorisé en fonction de la durée ou du coût du trajet, par exemple en classe économique ou première classe.

Taxis et covoiturage

À ce sujet, il est utile de mentionner :

les situations durant lesquelles l’usage du taxi et/ou du covoiturage sont autorisées. Par exemple, vous pouvez préciser que c’est le cas seulement lorsqu’il n’y a pas d’autre options de transport en commun disponible (en raison des horaires, de la situation géographique, etc. ) ;

le montant maximum par trajet.

Voiture de location et voiture personnelle

Il convient de préciser :

le type de classe de voiture de location (par exemple compacte ou moyenne) ;

le nombre d’employés censés partager une voiture de location lorsqu’ils voyagent ensemble ;

le montant remboursé par kilomètre.

Nourriture et divertissement

Dans cette section, il est essentiel de mentionner :

le montant maximum remboursable par repas : petit-déjeuner, déjeuner et dîner ;

en alternative, un plafond global par jour couvrant l’ensemble des repas, pour simplifier le calcul des frais ;

les règles pour les repas d’équipe : qui doit approuver ces dépenses, et dans quelles circonstances ?

les règles relatives au divertissement des clients : précisez clairement les activités ou les événements qui peuvent être remboursés (restaurants, événements culturels, etc.) afin d’éviter les malentendus et les dépenses non conformes.

Utilisation personnelle du téléphone

Pensez à préciser :

le montant ou bien le pourcentage de la facture de téléphone portable remboursable pendant les semaines où le salarié voyage ;

la politique en cas de dommages et/ou de vol de téléphone personnel : indiquez clairement si ces coûts sont remboursables et jusqu’à quel montant. Cette information évitera toute ambiguïté pour les salariés.

💡 Note : pour vous faire gagner du temps et simplifier votre travail, nous avons tout inclus toutes ces mentions dans notre modèle de politique de voyage d’entreprise. Il vous suffit de saisir les montants, les vendeurs agréés et d’autres détails pour chaque catégorie de frais remboursables. Vous pouvez facilement supprimer tout ce qui ne correspond pas à votre entreprise.

4. Achats non remboursables

Pour dissiper tout malentendu, il est essentiel d’inclure une liste exhaustive des frais non remboursables par l’entreprise.

Voici quelques exemples que vous pourriez vouloir inclure dans votre politique de voyage :

les achats effectués pendant le vol ;

les frais de bagages supplémentaires ;

la garde d’enfants, garde d’animaux de compagnie et billets pour animaux de compagnie ;

les articles de toilette ou vêtements ;

les adhésions aux programmes de fidélité des compagnies aériennes ;

les factures de minibars ou bars ;

les frais de blanchisserie ou de nettoyage à sec ;

les amendes de stationnement ou infractions au Code de la route ;

les frais de changement de billet d’avion ;

le transport ferroviaire en première classe ;

la location de voitures haut de gamme ou de luxe ;

les films, divertissements en ligne ou journaux ;

l’utilisation des spas et des clubs de remise en forme ;

les fleurs, sucreries et confiseries ;

le service de chambre ;

les frais de lits supplémentaires ou linge de lit ;

les vêtements ;

les dommages aux véhicules personnels ;

l’assurance de la société de location de voitures.

💡Astuce : Vous avez des doutes sur ce qu’il faut inclure ou exclure dans votre politique de voyage ? N’hésitez pas à impliquer les parties prenantes clés : le directeur financier, bien sûr, mais aussi les voyageurs réguliers. Leur contribution est essentielle pour mettre en place une PVE (vraiment) pertinente et adaptée aux besoins réels de l’entreprise.

5. Déclaration et remboursement

Qu’on se le dise : la gestion des notes de frais et des remboursements est souvent un vrai casse-tête…

Pour limiter les frictions, il est essentiel de rassembler toutes les informations clés à ce sujet dans un seul et même document.

Ainsi, vos salariés auront tous les éléments en tête concernant les modalités de remboursement, ce qui limitera les impairs.

Cette section doit mentionner clairement les informations suivantes :

Quel outil de gestion des dépenses utiliser ? Et quels sont les éléments qui ne doivent pas être ajoutés dans l’outil de gestion de dépenses ? (Par exemple si un voyage est réservé avec votre outil de réservation)

À qui soumettre les notes de frais ? Quel est le processus de validation interne ?

Quels sont les éléments à inclure dans une demande de remboursement ?

Quelle est la date limite pour soumettre une demande de remboursement ?

Quel est le délai de traitement moyen pour obtenir le remboursement des frais de déplacement ?

6. Sécurité et assistance

Conformément à l’article L4121-1 du Code du travail, vous avez l’obligation de garantir la sécurité des collaborateurs.

Concrètement, ceci implique que vous devez les mettre hors de danger, sans délai, et cela peu importe s’ils se trouvent dans les locaux de votre société ou s’ils sont en voyage professionnel.

Un salarié peut tout à fait refuser d’effectuer un déplacement professionnel et invoquer ce que l’on appelle un droit de retrait s’il estime en danger.

Vous l’aurez compris, on ne badine pas avec la sécurité !

Dans ce contexte, les voyageurs doivent pouvoir accéder aux informations concernant leur sécurité. Cette section est donc cruciale. Elle reprend trois éléments importants :

le suivi des déplacements des voyageurs

Faites savoir à vos voyageurs que lorsqu’ils réservent en utilisant votre méthode et/outil approuvé, ils bénéficieront d’un suivi pendant leur voyage. En cas d’urgence, des mesures seront prises pour les évacuer.

Si vous ne savez pas où ils se trouvent, vous ne pourrez pas les aider ! Indiquez le nom de votre outil approuvé et ce qu’ils doivent faire pour que leur voyage soit suivi de près s’ils doivent réserver en dehors de celui-ci pour une raison valable.

l’assistance voyage

Les voyageurs d’affaires doivent également savoir qui ils doivent contacter en cas d’annulation ou de modification de leurs déplacements professionnels. Indiquez clairement les coordonnées de votre assistance voyage, y compris les numéros de téléphone, les e-mails et toutes les informations utiles. S’il y a plusieurs numéros selon la région ou la langue, incluez-les également.

l’aide en cas d’urgence

Dans cette sous-section, indiquez l’organisme chargé du devoir de diligence (si vous en avez un) et les détails de votre politique d’assurance voyage. Indiquez également le nom de l’employé ou du fournisseur à contacter en cas d’urgence.

💡Astuce : ajoutez toutes les informations que vous jugez nécessaire sur l’assistance, l’assurance et la sécurité du voyage. Votre PVE doit regrouper toutes les informations, de façon limpide et précise.

Mettre en place une politique de voyage : nos 4 conseils

Clôturons cet article par quelques conseils concrets pour mettre en place une politique de voyage et en tirer le meilleur profit.

4 verbes clés devaient guider cette démarche : personnaliser, automatiser, déployer et écouter !

Voyons comment cela se matérialise de façon très concrète.

1. Personnaliser. Notre exemple de politique de voyage est une excellente base de travail qui vous fera gagner un temps précieux. Mais vous devez absolument l’adapter aux besoins et aux spécificités de votre entreprise. Pour ce faire, n’hésitez pas à engager toutes les parties prenantes dans ce travail, y compris certains de vos salariés. Après tout, ce sont les premiers concernés !

2. Automatiser. Intégrez directement votre politique de voyage à vos outils, si cela est possible. Sur TravelPerk, vous pouvez créer ou mettre à jour une politique de voyage automatisée afin que les voyageurs et/ou les administrateurs puissent réserver dans le cadre de la politique à n’importe quel moment.

3. Déployer. Une fois finalisée, assurez-vous que la politique de voyage soit communiquée - mais aussi - comprise par l’ensemble des collaborateurs. Vous pouvez la diffuser par e-mail ou bien la publier sur un espace partagé type intranet, pour simplifier son accès.

4. Écouter. Restez à l’écoute des réactions de vos équipes concernant votre nouvelle politique de voyage. Demandez-leur directement votre avis sur la clarté de votre document, mais aussi sur la facilité d’utilisation des outils approuvés. Après tout, ce sont les premiers concernés. Leur avis est précieux !

Téléchargez notre modèle de politique de voyage pour gagner du temps et améliorer la gestion de vos déplacements pro !

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