Guide complet sur les politiques de voyages d'entreprise
Rédiger une politique de voyage
Vous pensez sans doute qu’une politique de voyage n’est pas forcément nécessaire. Après tout, par les temps qui courent, la plupart des voyageurs d'affaires réservent avec des compagnies aériennes low-cost. Aussi, votre entreprise ne rencontre peut-être pas de problèmes liés aux dépenses excessives. Néanmoins, une bonne politique de voyage ne concerne pas seulement ce que les voyageurs peuvent acheter avec leur carte d'entreprise ou combien ils peuvent dépenser en vols ou en hébergement.Une politique de voyage, c’est bien plus que cela. Elle vous permet, avant toute chose, de gagner un temps précieux sur la gestion administrative des voyages d’affaires de votre entreprise. C'est également un outil pour assurer la protection des salariés voyageurs.Voyons ensemble comment rédiger une politique de voyage d'entreprise conforme et efficace.
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Comment rédiger une politique de voyage pour les employés (qu'ils auront vraiment envie d'appliquer)
- Faites figurer dans la politique de voyage des informations dont les employés pourraient avoir besoin, notamment en ce qui concerne les remboursements et la sécurité. S’ils doivent se référer à votre politique, ils seront plus susceptibles de se familiariser avec celle-ci. Incluez votre politique de déplacements et de dépenses afin qu'ils sachent quels achats peuvent-être passés en note de frais, et précisez la procédure de remboursement. Pensez également à détailler l'assurance de voyage et les procédures à suivre en cas d'urgence.
- Indiquez clairement quel est l'outil de réservation de voyage approuvé par l’entreprise : Ne vous attendez à ce que vos employés se souviennent du tarif par nuit autorisé dans les 100 villes différentes que vous fréquentez. Utilisez votre politique de voyage pour rappeler aux employés quelle est la plateforme approuvée pour effectuer les réservations. Celle-ci doit inclure des politiques intégrées avec des budgets prédéfinis, classés par taux et par itinéraire, ainsi que des processus d'approbation pour que les demandes soient envoyées au bon responsable en cas de non-conformité.
Rédiger une politique de voyage ?
Révisez votre politique actuelle
Fixez les objectifs et priorités
- Ôter toute confusion pour les voyageurs
- Réduire le nombre de tâches que l'équipe administrative doit effectuer manuellement
- Renforcer la conformité de la politique de voyage
- Diminuer les frais inutiles
- Améliorer le devoir de diligence et la sécurité des voyageurs
- Optimiser le suivi financier des dépenses de voyage
- Augmenter la satisfaction des voyageurs
Impliquez les parties prenantes
- Le/la gestionnaire de voyages : connaît les comportements des voyageurs, les objectifs de la politique de voyage et tout ce qui concerne les agences de voyages, les tarifs négociés, etc.
- Le/la responsable administratif/ve : apporte son expertise sur les problèmes liés au processus de réservation de voyages et aide à définir des objectifs pour améliorer la politique et les procédures.
- Le/la PDG : précise les objectifs de conformité et de réduction des coûts. Il ou elle aura également des idées pour rationaliser les procédures de déclaration des dépenses.
- Le/la DG : aide à fixer des objectifs pour rationaliser les processus et gagner du temps, ainsi que pour améliorer le devoir de diligence et la conformité.
- Les voyageurs fréquents : indiquent ce qui fonctionne, ou pas, avec la politique de voyage actuelle. Ils peuvent également servir de porte-parole auprès des autres voyageurs.
- Le/la RH : comprend les demandes et les attentes des employés, connaît les différents objectifs pour tel ou tel voyage (notamment liés à l’embauche, et non aux objectifs commerciaux ou marketing).
Fixez le style et la rigueur
- Le style de gestion de voyages : les voyageurs réserveront-ils leur voyage eux-mêmes à l'aide de votre outil de réservation ? Ou les réservations seront-elles toujours gérées par un responsable dédié ? Quel degré de liberté et d’autonomie souhaitez-vous offrir à vos voyageurs ?
- Le niveau de rigueur : si vous autorisez les voyageurs à réserver par eux-mêmes, dans quelle mesure l’outil permettra-t-il de s’éloigner de la politique intégrée ? L’outil devrait-il autoriser les voyages non conformes à la politique et simplement envoyer une notification au responsable ? Souhaitez-vous qu'une approbation soit requise dans un tel cas de figure ? Ou préférez-vous que les voyageurs saisissent les détails du voyage eux-mêmes, puis demandent par la suite l'approbation pour tous leurs voyages ?
Décidez des éléments à inclure
- Une introduction expliquant l’importance de la politique pour les employés et les sujets qu’elle traite
- Votre procédure de réservation de voyage validée et votre outil de réservation de voyage d'affaires approuvé
- Les catégories de dépenses autorisées détaillant ce qui est remboursable dans chaque catégorie
- Les achats non remboursables (pour que les voyageurs sachent ce qu'ils doivent payer s'ils veulent quelque chose qui n'est pas couvert)
- La procédure de soumission des notes de frais et de demandes de remboursement
- Les contacts de l'assistance voyage, de l'assurance voyage, des fournisseurs de services de garde, ainsi que vos procédures d'urgence
Faites valider votre politique
Automatisez votre politique de voyage
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