Comment atteindre une parfaite conformité avec sa politique de dépenses ?
Rester maître des coûts professionnels est essentiel. C’est pourquoi votre société dispose d'une politique de voyage d'affaires. Toutefois, assurer le respect de la politique de voyage peut être un véritable casse-tête pour les gestionnaires financiers.Les employés ignorent-ils volontairement la politique afin de réserver deschambres d'hôtel plus chères ? Ou réservent-ils sur des sites de voyage grand public au lieu de passer par l'agence de voyage de votre entreprise dans le but d'économiser de l'argent avec des compagnies low-cost ? Se peut-il même qu’ils ignorent qu’une politique spécifique existe ?Les problèmes de conformité peuvent être dus à de nombreux facteurs différents, allant de la politique elle-même aux outils et processus utilisés pour la faire respecter. Voici 5 étapes que votre entreprise doit suivre dès maintenant pour améliorer la conformité et offrir une meilleure expérience aux employés vis-à-vis des politiques de voyage.1. Savoir quand réviser et mettre à jour sa politique de voyage
Si la politique de voyage de votre entreprise est obsolète, cela peut poser un problème de conformité. Mais comment savoir si la politique est en cause ?Voici quelques cas concrets qui peuvent nécessiter que votre entreprise révise sa politique de voyage d'affaires :- une modification significative dans la taille ou la structure de l'entreprise ;
- tout changement dans les priorités commerciales, par exemple, l'expansion dans de nouveaux marchés peut nécessiter de nouvelles directives pour différents pays ;
- lorsque les employés signalent une confusion ou une injustice dans la politique ;
- difficulté à atteindre un taux de conformité à la politique de 90 % ou plus ;
- problèmes de suivi financier ou de processus managériaux ;
- lors de l'intégration de nouveaux outils, par exemple, un logiciel de suivi des dépenses ou une plateforme de gestion des voyages ;
- budgets décorrélés de la réalité pour les itinéraires et l'hébergement ;
- trop d'employés réservent des voyages en dehors de l'outil approuvé par l'entreprise.
La mise à jour de votre politique nécessite de bien peser le pour et le contre. Vous devriez réviser régulièrement la politique à mesure que votre entreprise croît et change. Cependant, il peut y avoir plusieurs parties prenantes impliquées, donc vous voudrez éviter de faire des changements trop fréquemment. Envisagez de planifier une révision chaque trimestre ou plusieurs fois par an.2. Permettre aux voyageurs de réserver eux-mêmes grâce à une plateforme de voyage d'affaires
Essayez de mettre en place un outil de réservation autonome pour encourager les voyageurs à respecter la politique de voyage lors de leurs réservations. Lorsque votre politique de voyage est intégrée directement dans le processus de réservation de voyage, les employés ont la liberté de choisir l'itinéraire et l'expérience qu'ils souhaitent tout en restant conformes au budget établi.Sans réservation autonome, il y a de fortes probabilités que des voyageurs réservent en dehors de l'outil ou du processus approuvé. Par exemple, si vous utilisez une agence de voyage d'entreprise qui oblige les employés à appeler un numéro pour réserver un voyage et indiquer leurs préférences, tous les salariés ne seront pas enclins à s’y conformer.La plupart des gens sont habitués à réserver eux-mêmes leurs voyages pour les vacances. Par conséquent, ils seront frustrés de devoir échanger avec un agent par téléphone. Si vous ne vous appuyez pas sur un outil qui permet la réservation autonome, les voyageurs pourraient être tentés d’utiliser un site web grand public à la place et ne pas se conformer à la politique. De plus, votre équipe administrative rencontrera des difficultés pour suivre les dépenses.3. Comprendre pourquoi certains collaborateurs réservent sans respecter la politique de voyage
Vous devez avant tout savoir quand et pourquoi les employés réservent en dehors de la politique de voyage de votre entreprise. Votre plateforme de gestion des voyages doit vous permettre de suivre ces données en direct.Suivre les réservations en dehors de la politique vous aidera à comprendre si vos collègues réservent délibérément en dehors de la politique ou s'il y a un problème avec la politique qui doit être abordé.Par exemple, vous pourriez découvrir que la majorité des problèmes de conformité sont liés à des voyages de dernière minute nécessaires pour rencontrer des clients bien que 70 % des voyages soient conformes à la politique de l'entreprise.Certes, ces voyages sont plus coûteux, mais les raisons sont parfaitement justifiées. Un autre exemple est celui des limites de prix obsolètes. Il est tout à fait possible que le prix d’un itinéraire de vol en particulier ait fortement augmenté, entraînant un plus grand nombre de réservations en dehors de la politique.Ces cas appellent à une modification de votre politique de voyage pour mieux refléter les conditions réelles sur le terrain. De cette façon, vous augmenterez le taux de conformité.Une conformité à la politique de voyage proche de 100 % ! Comment ont-ils fait ?
Découvrez comment FieldIn a obtenu ces résultats incroyables avec TravelPerk4. Choisir une plateforme de gestion des voyages facile à utiliser
Si votre entreprise utilise une plateforme de gestion des voyages d'affaires, assurez-vous qu'elle offre une excellente expérience utilisateur. En effet, il est possible que les voyageurs réservent en dehors de la politique de voyage parce qu'ils trouvent que l’outil choisi par votre société est difficile à prendre en main. Essayez de recueillir les retours des employés pour comprendre ce qui les dérange et évaluer la nécessité de changer votre outil de réservation.Dès lors que vous disposez d'une plateforme de réservation efficace avec toutes les fonctionnalités dont les voyageurs ont besoin, il est beaucoup plus facile de gérer vos processus administratifs et financiers. De plus, vous pouvez collecter des données sur les dépenses de voyage et la conformité afin de découvrir les tendances et d’identifier les problèmes pertinents.Votre outil de réservation doit offrir :- une expérience utilisateur fluide : la réservation de voyages d'affaires doit être aussi simple que la réservation de vacances. Par conséquent, votre outil doit être aussi intuitif qu'un site de réservation grand public tout en intégrant des fonctionnalités de gestion indispensables pour les entreprises ;
- un vaste catalogue d’options de voyage : pour une facturation et un suivi plus faciles, il s’avère essentiel que les employés réservent l’intégralité de leur déplacement sur une seule et même plateforme. Pour ce faire, assurez-vous que l'outil que vous choisissez propose les mêmes vols et hôtels que les opérateurs en ligne. De cette façon, les voyageurs n'auront pas besoin d'aller ailleurs pour trouver une option qui correspond à leurs préférences ;
- un support multicanal 24h/24 7j/7 : opter pour une solution qui dispose d’un support 24h/24 7j/è sur différents canaux (téléphone, e-mail et chat) permet de prendre soin de vos voyageurs où qu'ils soient ;
- aucun remboursement : les employés ne devraient pas avoir à avancer les frais de déplacement de leur poche. Choisissez un outil qui consolide toutes les dépenses en une seule facture. De cette façon, c’est l’équipe Finance qui la paie directement et les voyageurs n’avancent pas les fonds ;
- intégration des politiques de voyage : l’outil de réservation des voyages doit vous permettre de définir des politiques de voyage, de les personnaliser par ville, itinéraire et département et de configurer des flux d'approbation.
5. Intégrer ses politiques de voyage au sein de son outil de réservation
Vous pouvez améliorer la conformité en créant une politique de voyage automatique qui fonctionne au moment de la réservation pour permettre ou restreindre les voyageurs de réserver certains voyages.?)
?)
?)
?)
?){kind=icon}
?){kind=icon}