Qu'est-ce qu'une société de gestion de voyages ?
Les dépenses mondiales de l'industrie des voyages d'affaires sont attendues à 1,8 trillion de dollars d'ici 2027. Ces chiffres représentent une très forte croissance par rapport au montant de 1,07 trillion de dollars de 2022. C’est pourquoi de nombreuses entreprises recherchent désormais une société de gestion de voyages pour rationaliser leur planification et le suivi des voyages d'affaires. Une société de gestion de voyages est essentiellement un agent de voyage ou une agence de voyages spécialisée dans les déplacements professionnels. Dans le sillage de l’évolution de la technologie, nous commençons à voir apparaître des solutions de gestion de voyages plus personnalisées qui offrent bien plus que la simple capacité de réserver des voyages. Avant d'examiner les 8 raisons pour lesquelles les entreprises utilisent des sociétés de gestion des voyages, découvrons comment elles fonctionnent.Comment fonctionnent les sociétés de gestion de voyages ?
Aujourd'hui, les meilleures sociétés de gestion de voyages disposent d'outils de réservation en ligne qui aident les voyageurs d'affaires à organiser leurs déplacements et à gérer diverses tâches liées aux voyages. De l’édition des notes de frais au devoir de diligence, ces solutions de gestion des voyages d'affaires en ligne offrent une meilleure visibilité et fournissent des données précieuses aux entreprises.De quoi révolutionner le pilotage des voyages d'affaires au sein de l’entreprise !Quelles différences entre une société de gestion de voyages et une agence de gestion de voyages ?
Comparer ces deux types de services revient à faire un parallèle entre l’enregistrement au comptoir de l’aéroport après avoir fait la queue et l’enregistrement en ligne. Cette étape est indispensable pour embarquer sur votre vol dans les deux cas, mais l'expérience vécue est totalement différente.Une agence de gestion de voyages adopte une approche plus traditionnelle des services de gestion de voyages. Souvent situés dans un bureau, les agents de voyage et les opérateurs vous assistent pour : - réserver vos vols et vos hébergements ;
- créer vos itinéraires de voyage ;
- transmettre vos dépenses de voyage à l’équipe Finance.
Pour travailler avec une agence de gestion de voyages, vous devrez réserver votre déplacement soit par e-mail, soit par téléphone. De plus, vous risquez de devoir payer des coûts supplémentaires, comme le support en dehors des heures ouvrables, en plus des frais de service et des commissions qui vous sont déjà facturés.Une société de gestion de voyages est généralement une entreprise axée sur la technologie qui fournit des solutions en ligne qui répondent aux besoins actuels des entreprises.Voyez une société de gestion de voyages comme l'option d'enregistrement en ligne de notre analogie. Elle vous donne accès aux outils dont vous avez besoin pour vous passer des intermédiaires tout en vous donnant la liberté de gérer votre programme de voyages comme vous le souhaitez.8 raisons de choisir une société de gestion de voyages d'affaires
Les déplacements professionnels sont complexes. De la gestion des réservations de voyage au suivi des dépenses, une société de gestion des voyages peut simplifier de nombreux aspects de l'expérience de voyage. Avec l’utilisation de services de voyages d’affaires modernes, vous éliminez bon nombre des problèmes courants rencontrés par les voyageurs d'affaires. De plus, en exploitant la technologie la plus récente, les sociétés de toute taille peuvent économiser à la fois du temps et de l'argent. Zoom sur les huit raisons d’opter pour une société de gestion des voyages.1. Augmenter son efficacité
Une solution moderne de gestion de voyages permet de rationaliser le processus de réservation pour vos voyageurs d'affaires grâce à l'automatisation. Plutôt que de sélectionner les fournisseurs ou de parler à divers agents de gestion de voyages, les meilleures sociétés de gestion de voyages offrent de puissants outils de réservation en ligne.Ces derniers regroupent les hébergements, les vols et les transports terrestres ainsi que les tarifs ferroviaires et la location de voitures dans une interface facile à utiliser.En plus de simplifier le processus de réservation, les sociétés de gestion de voyage peuvent aider les équipes à se libérer des feuilles de calcul chronophages. En effet, les solutions de gestion de voyages permettent de créer des rapports en quelques clics, de combiner les factures et de gérer les risques grâce à des intégrations.2. Bénéficier d’une assistance 24h/24, 7j/7
En plus d'être chronophage, la réservation par l’intermédiaire de certains fournisseurs peut vite tourner au cauchemar par la suite. Par exemple, vous devez joindre plusieurs membres du service client si vous souhaitez opérer un changement sur une réservation.Opter pour une société de gestion de voyages donne aux gestionnaires de voyages et aux voyageurs un point de contact unique. Les systèmes les plus sophistiqués utilisent même plusieurs canaux pour entrer en contact avec eux à tout moment. Plutôt que de dépendre de robots, une société de gestion de voyages avancée s’appuiera sur des agents humains prêts à résoudre les problèmes en un temps record.Après tout, vous ne voulez pas devoir patienter en cas d'urgence. Les voyageurs d'affaires et leurs gestionnaires doivent avoir la certitude qu'ils peuvent trouver des solutions rapidement. Les utilisateurs de TravelPerk peuvent joindre notre équipe de support client humain 24h/24, 7j/7, 365 jours par an avec un temps de réponse cible de 15 secondes.Sans surprise, les voyageurs d'affaires doivent pouvoir accéder facilement à la plateforme pendant leur déplacement. Les meilleures solutions de voyage disposent d’applications de bureau et mobiles qui fonctionnent avec tous les systèmes d'exploitation. De cette façon, vous avez la garantie que vos employés peuvent accéder à leurs réservations où qu’ils soient.3. Profiter de services de conciergerie
Pour satisfaire certaines de leurs exigences, les voyageurs peuvent utiliser plusieurs sites internet différents pour effectuer leurs réservations. Résultat : ils vont accumuler un nombre vertigineux d’e-mails de confirmation.Avec une société de gestion des voyages, un service de conciergerie peut se charger de gérer les extras : - accès aux salons d'aéroport ;
- stationnement de voiture ;
- préférences de siège.
Ainsi, les entreprises peuvent accéder à des installations exclusives, des tarifs préférentiels ou des réservations qu'elles ne pourraient pas obtenir autrement.4. Se faire aider pour l’organisation et la gestion d’événements professionnels
Outre les services de conciergerie spécifiques, certaines sociétés de gestion de voyages, comme TravelPerk, vous permettent de faire appel à un spécialiste MICE.MICE est un acronyme anglais pour Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions, Réunions, Incentives, Conférences et Expositions en français. Ce secteur de niche affiche une forte croissance dans les voyages d'affaires.Avec un spécialiste MICE, vous pouvez obtenir l'assistance dont vous avez besoin pour planifier des événements incroyables, mémorables et productifs.Vous envisagez d’organiser un événement dépaysant en dehors de vos locaux, un lancement de produit spécial ou de célébrer l'anniversaire de votre entreprise ? La solution personnalisée que vous fournira votre spécialiste MICE est exactement ce dont vous avez besoin pour assurer le bon déroulement de vos événements.Avec un professionnel MICE à vos côtés, terminé le stress ! Vous pouvez profiter pleinement de ces événements d'affaires en sachant que chaque détail est sous contrôle.5. Accéder à d’excellentes solutions de devoir de diligence
S’il y a une leçon que nous tirons des dernières années, c'est que les entreprises peuvent avoir besoin de modifier leurs réservations de voyage instantanément. En effet, elles cherchent constamment à améliorer leurs pratiques concernant la sécurité des voyageurs.Les sociétés de gestion de voyages peuvent aider les gestionnaires de voyages qui doivent analyser les risques potentiels de voyage et suivre leurs voyageurs d'affaires. Les services de gestion complets sont accompagnés de notifications en temps réel et de mises à jour sur les réglementations de voyage afin de garantir que tout le monde est toujours au courant.Avec ces systèmes, la gestion des risques n'a jamais été aussi simple. Ainsi, les équipes voyagent en toute tranquillité dans le cadre de leur travail.6. Réduire les coûts de voyage pour les entreprises
Malgré les coûts liés à l'utilisation d'un service de gestion de voyages, les avantages de cette solution aident à réduire les dépenses de voyage globales. En effet, une société de gestion de voyages peut s'assurer que vous collectez toujours des points sur vos programmes de fidélité et elle peut vous donner accès à des tarifs négociés.Ainsi, votre entreprise économise de l'argent sur les vols, les réservations d'hôtel et le transport.Un outil de gestion de voyages peut également fournir des services de conciergerie pour aider à la planification d'événements ainsi que des voyages en groupe.Par ailleurs, elle vous permet d’obtenir des avantages pour les voyageurs exécutifs en utilisant des contacts et des tarifs que votre société mettrait plusieurs années à obtenir de façon individuelle.En plus d'offrir les meilleurs tarifs, une société de gestion des voyages peut offrir d'autres fonctionnalités. Par exemple, la récupération de la TVA permet aux entreprises d’économiser jusqu'à 25 % supplémentaires sur leurs dépenses annuelles de voyage.7. Bénéficier d’une plus grande visibilité grâce à des rapports de voyage en temps réel
La connaissance est un réel pouvoir. Or, il est difficile de tirer profit des informations sur les déplacements lorsqu’elles se trouvent dans des feuilles de calcul.Une société de gestion de voyages peut aider vos équipes à prendre les bonnes décisions sur base de données fiables grâce à la génération de rapports en temps réel.Pour analyser les tendances de voyage ou gérer les budgets, les données centralisées permettent aux gestionnaires de voyages et à l’équipe Finance de rechercher par divers facteurs, tels que : - la destination ;
- le département ;
- les voyageurs individuels.
Grâce à une meilleure visibilité, les sociétés de gestion de voyages aident les entreprises à réduire le coût de leurs déplacements professionnels et à suivre leurs itinéraires en cours en un clic.8. Intégrer ses politiques de voyage d'entreprise pour une meilleure conformité
Le dernier avantage d'utiliser une société de gestion de voyages d’affaires réside dans la capacité d'optimiser vos politiques de voyage d'entreprise. Plutôt que de prendre la forme d’un document partagé, les politiques de voyage de l'entreprise sont intégrées directement dans la solution de gestion de voyages.De cette façon, les résultats de recherche des voyageurs d'affaires sont automatiquement conformes à vos politiques.Si un itinéraire sort du cadre de la politique de voyages, vous recevez une notification pour une approbation manuelle.Quelle est la différence entre les sociétés de gestion de voyages traditionnelles et TravelPerk ?
Utiliser un logiciel de gestion de voyages permet d’éliminer le stress de nombreux aspects des voyages d'affaires. De même, un système de gestion de voyages complet peut exploiter l'efficacité d'un outil de réservation en ligne et aider à rationaliser d'autres tâches, telles que la gestion des dépenses et la sécurité des voyageurs lors de leurs déplacements.Avec TravelPerk, nous cherchons à fournir un support de bout en bout à nos voyageurs d'affaires. En plus de notre solution de réservation en ligne, nos utilisateurs bénéficient de : - rapports automatisés pour les dépenses ;
- suivi des voyageurs ;
- système de récupération de la TVA ;
- services de conciergerie l’organisation d’événements professionnels et la planification de voyages en groupe.
FlexiPerk est l’une de nos fonctionnalités supplémentaires parmi les plus appréciées de nos clients. Elle permet aux entreprises de bénéficier des tarifs les plus flexibles de l'industrie avec un remboursement garanti de 80 % sur les annulations jusqu'à deux heures avant le départ. De plus, GreenPerk accompagne les sociétés dans leurs objectifs de durabilité grâce à une IA qui signale des options plus écologiques pour les voyages d'affaires de votre équipe.Mais les outils ne s'arrêtent pas là ! Nous collaborons avec une gamme d'applications innovantes dans le domaine RH, de la finance et bien d’autres afin de simplifier les déplacements professionnels. Du suivi des feuilles de présence à la gestion des effets du décalage horaire, vous pouvez retrouver la liste de nos intégrations ici.Fatigué de gérer tous vos voyages d'affaires en interne ? Réservez une démo dès maintenant pour voir comment TravelPerk pourrait révolutionner la gestion des déplacements professionnels au sein de votre entreprise.?)
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Comment fonctionnent les sociétés de gestion de voyages ?