Le guide 2024 de la gestion des voyages d'affaires
Vous aussi, vous avez l’impression que l’organisation de vos voyages d’affaires s’apparente parfois à… un vrai parcours de combattant ?Entre la réservation des transports, l’hébergement, la gestion des plannings, du budget et des imprévus… La logistique peut sembler compliquée. Il est tout à fait normal de se sentir dépassé(e) par toutes ces tâches à coordonner.Pour autant, rassurez-vous : avec une bonne organisation, les choses sont en réalité moins complexes qu’elles n’y paraissent. Au cours de la dernière décennie, le paysage des voyages d’affaires a beaucoup évolué. Et heureusement ! Aujourd’hui, vous n’avez plus besoin de tout gérer seul(e) ou de passer par des agences de voyages d’affaires traditionnelles (aux processus — disons-le — lourds et chronophages…) Les nouveaux outils ont changé la donne. Ils simplifient considérablement l’organisation de vos déplacements professionnels. Dans ce guide, nous allons voir en détail toutes les bonnes pratiques que vous pouvez mettre en place pour gérer vos voyages d’affaires, simplement et sans tracas.Avant d’entrer dans le cœur du sujet, prenons un petit moment pour rappeler en quoi une bonne gestion de vos voyages d’affaires est cruciale pour votre entreprise.Un voyage d’affaires (business travel), c’est tout simplement un déplacement réalisé à des fins professionnelles. Il peut être réalisé à l’étranger, dans le monde entier, ou simplement dans une autre ville dans votre pays.Organiser un voyage d’affaires ne s’improvise pas. Il y a beaucoup de choses à gérer et à anticiper : les réservations des transports et des hébergements, l’itinéraire, le planning, les dépenses, la sécurité des salariés, les imprévus… De nombreux problèmes peuvent survenir en amont ou pendant le déplacement : dépassement de budget et dépenses de voyages imprévues, annulation et/ou retard de vols, problèmes de sécurité…L’objectif ici n’est pas de vous effrayer. Bien au contraire ! Mais de rappeler à quel point une gestion rigoureuse est nécessaire pour limiter les mauvaises surprises et faire en sorte que le voyage se déroule dans les meilleures conditions possibles.Une bonne gestion est bénéfique, car elle permet de : La plupart des entreprises réservent leurs hébergements et leurs transports via différents prestataires, sur différents outils de réservation.Par exemple : on réserve un billet d’avion sur le site de la compagnie aérienne Air France, un hôtel sur le site du groupe hôtelier Accor Hotel, tandis que la voiture de location est réservée via une autre plateforme comme Hertz ou Avis. Or, cette organisation est loin d’être optimale. Vous devez jongler d’une interface à une autre pour avoir les informations sur vos réservations, vous perdez du temps, vous avez des difficultés à retrouver vos factures et justificatifs. Bref, un vrai cauchemar logistique.Pour éviter ces frictions, il est fortement recommandé d’utiliser une seule plateforme de réservation pour vos vols, trains, hôtels et voitures de location. La marche à suivre est beaucoup plus simple. Et tous vos justificatifs sont centralisés au même endroit (pour le plus grand bonheur de l’équipe finance !)Personne n’est à l’abri d’un imprévu : un changement de dernière minute dans l’agenda, un client qui annule, un rendez-vous reporté, ou encore un voyageur malade qui ne peut plus se déplacer.Quoi de plus frustrant que d’avoir engagé des frais et réservé un transport et/ou un hôtel… pour rien ?Pour éviter les dépenses inutiles, privilégiez les prestataires qui proposent des conditions d’annulation ou de modifications flexibles. Cela vous permettra de récupérer tout ou partie des sommes engagées, ou de réajuster vos réservations en fonction des nouvelles circonstances.Une politique de voyages professionnels est un document qui rassemble toutes les lignes directrices concernant les déplacements professionnels dans l’entreprise.On y retrouve, entre autres Vous le savez probablement : les entreprises ont l’obligation légale de garantir la sécurité de leurs salariés. Cette obligation s’applique aussi bien lorsqu’ils se trouvent sur leur lieu de travail qu’en déplacement professionnel. C’est ce que l’on appelle le devoir de diligence (ou « duty of care », en anglais)Mais concrètement, comment mettre en œuvre ce devoir de diligence lors d’un voyage d’affaires ? Comment mettre en place un programme de gestion des risques (vraiment) efficace ? Tout d’abord, il est important de prendre le temps d’évaluer votre programme actuel. C’est la première étape. Ceci vous permettra d’avoir une vision claire et précise de vos processus actuels — et le cas échéant — de mettre en place des mesures correctives appropriées. Pour cela, vous devez être capable d’identifier vos forces et vos faiblesses. Qu’est-ce qui fonctionne ? Qu’est-ce qui fonctionne moins bien, et pourquoi ?Une fois ce travail réalisé, voici plusieurs actions peuvent être mises en place, que ce soit avant ou pendant le voyage. Le dérèglement climatique est aujourd’hui une réalité à laquelle nul ne peut échapper. Les consciences s’éveillent, et les entreprises sont de plus en plus soucieuses de leurs impacts sur leur environnement. Mais peut-on vraiment concilier voyages d’affaires et écologie ?La réponse est oui. Il est tout à fait possible d’adopter une démarche plus responsable en matière de déplacement professionnel.Une première action concrète est de privilégier les trajets en train, qui reste le moyen de transport le plus écologique. Selon une étude menée par le UK Government’s Department for Energy Security et Net Zero, prendre le train permettrait une réduction des émissions de 86 % par rapport à un vol interne. Bien sûr, selon les circonstances, cette possibilité ne sera pas toujours envisageable. Mais il est important de le favoriser autant que possible. En plus de protéger la planète, votre implication pour l’environnement peut avoir un effet très positif sur votre marque employeur. Chiffre à l’appui : selon un récent sondage, 78 % des salariés choisiraient (à offres équivalentes) de rejoindre une entreprise engagée pour la transition écologique.Le service client est un filet de sécurité : invisible au quotidien, mais indispensable en cas de coup dur.Or, nous l’avons évoqué au début de l’article : les voyages d'affaires sont souvent jalonnés d'imprévus : vol annulé, retardé, changement de planning de dernière minute, etc.Tout ceci peut générer un stress important pour les collaborateurs.C’est pourquoi il est crucial d’opter pour une solution de gestion des voyages qui propose un service client fiable et réactif, idéalement 24h/24 et 7j/7 et via différents canaux (téléphone, chat sur application mobile, e-mail…)L’utilisation d’un outil de reporting est intéressante, car il vous permet de générer des rapports détaillés concernant les données liées à vos voyages d’affaires.Par exemple : On vous l’accorde : mettre en place une bonne gestion des déplacements professionnels peut sembler complexe au premier abord.Alors, pourquoi ne pas simplifier les choses en adoptant une solution qui rassemble déjà toutes ces bonnes pratiques ? C'est précisément ce que propose TravelPerk : une plateforme unique qui simplifie la gestion de vos déplacements professionnels de A à Z.En quelques mots, voici les fonctionnalités clés de TravelPerk1. Réservation simplifiée des hôtels, vols, billets de train, voitures de location, sur un seul et même outil. Vous pouvez ainsi obtenir une seule facture pour l’ensemble du voyage. Pour le plus grand bonheur de l’équipe finance, qui n’a plus besoin de faire la chasse aux justificatifs ! En bonus : notre outil s’intègre avec des outils comme Spendesk ou Payhawk, pour une gestion des dépenses et des notes de frais encore plus performante. Notez également que notre catalogue regroupe les meilleures offres de transport (vols, train, voiture) et d’hébergement, aux meilleurs tarifs.2. Un service flexible, qui s’adapte à vos contraintes. Parce qu’un imprévu est vite arrivé : notre fonctionnalité FlexPerk vous permet d’annuler vos voyages jusqu’à deux heures avant le départ et de récupérer 80 % des dépenses avancées. Sans justification. 3. Politiques de voyages simples à mettre en place et personnalisablesNotre outil intègre des politiques de dépenses sur-mesure, simples à prendre en main et configurables en quelques clics seulement. Un élément clé qui vous permet de garder les coûts sous contrôle, tout en donnant de l’autonomie à vos voyageurs. Ceux-ci peuvent alors réserver leurs transports et hébergements, sans avoir à demander l’autorisation du travel manager. 4. Mesures intégrées pour garantir votre devoir de diligence.Parce que la sécurité des voyageurs est une priorité, notre plateforme propose un certain nombre de fonctionnalités pour appliquer votre devoir de diligence, et notamment :
Gestion de voyage d’affaires : de quoi parle-t-on, au juste ?
- gagner du temps ;
- maîtriser vos coûts ;
- garantir votre conformité à vos obligations légales
Gérer les voyages d’affaires de façon efficace : les 7 fondamentaux à connaître
1. Centraliser toutes vos réservations sur une seule et même plateforme
2. Réserver des transports et hébergements avec des conditions d’annulation flexible
3. Mettre en place une politique de voyages
- les budgets à respecter pour les hébergements, transports et repas ;
- les modes de transport autorisés ;
- les compagnies et partenaires à privilégier ;
- les processus de réservation et d’approbation de voyages à respecter, les outils des gestion de voyages à utiliser ;
- etc.
4. Prioriser la sécurité des salariés
- Diffuser des directives de santé et de vaccination — si nécessaire — avant chaque départ
- Former les collaborateurs avant le départ et leur transmettre toutes les informations nécessaires sur le pays de destination et la marche à suivre en cas de problème
- Proposer une assurance voyage adaptée
- Prendre des mesures pour suivre l’itinéraire de vos voyageurs (via une application de géolocalisation, par exemple)
- Mettre en place des alertes en temps réel en cas d’urgence (problèmes de sécurité sanitaire, changement de vols en raison des conditions météorologiques, troubles politiques, pandémie, etc.)
5. Privilégier les déplacements professionnels plus « responsables »
6. Choisir un prestataire avec un service client fiable et réactif
7. Utiliser un outil de reporting
- Combien de déplacements ont été effectués ce mois-ci ?
- Quel est le montant des dépenses associées ?
- Les voyages ont-ils respecté les politiques internes ?
- Quel salarié a voyagé le plus ?
- Existe-t-il des opportunités pour rendre les voyages plus responsables et durables ?
TravelPerk : tout ce dont vous avez besoin pour vos voyages d'affaires, dans un seul outil.
- le suivi des employés en temps réel ;
- une assistance 24h/24 et 7j/7 et des experts à votre écoute pour toute demande urgente de modification d’un voyage
- un programme de gestion de crise en cas d'urgence importante. Vos voyageurs seront entièrement pris en charge et évacués, si les circonstances l’exigent.
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