Si vos collaborateurs voyagent pour des raisons professionnelles, il est de votre responsabilité de veiller à leur sécurité. La meilleure façon de le faire est de réduire les risques lors de la préparation du voyage. De plus en plus d’entreprises reconnaissent l’importance de cette étape.C’est là qu’intervient l’évaluation des risques, qui permet d’identifier et de gérer les risques avant qu’ils ne surviennent. Non seulement elle vous permet de remplir une partie de vos obligations de diligence, mais elle aide aussi vos collaborateurs à voyager le plus sereinement possible.Si vous devez mettre en place une évaluation des risques et avez besoin d’un processus simplifié, ce guide est là pour vous aider.

L’évaluation des risques liés aux voyages fait partie intégrante du devoir de diligence. Son objectif est d’identifier les menaces auxquelles un collaborateur pourrait être confronté lors d’un voyage. Les risques liés aux voyages évoluent constamment et l’évaluation couvre tous les sujets, du risque de rater un vol aux répercussions d’une pandémie mondiale.Les résultats de l’évaluation constitueront les politiques et les procédures qui seront mises en œuvre pour réduire ces risques autant que possible. Transmettre ces informations aux collaborateurs est essentiel, car elles permettent d’éviter les incidents et de protéger les collaborateurs dans les situations critiques. 

En général, les deux principaux facteurs à prendre en compte dans la gestion des risques sont la probabilité et la gravité. Lorsque vous, en tant que professionnel ou gestionnaire de voyages, examinez tous les éléments qui composent une évaluation complète des risques liés aux voyages (comme les moyens de transport ou l’hygiène), la plupart de vos décisions devraient reposer sur ce jugement entre la probabilité et la gravité.La difficulté consiste à savoir quels risques vous pouvez tolérer en fonction de leur gravité et des limites de votre contrôle. À l’une des extrémités de l’échelle, on trouve des événements très graves, par exemple une insurrection violente. Même si un tel risque ne se situe que dans la partie « possible » du graphique, il est trop important pour être accepté, car en tant que voyageur ou chef d’entreprise, vous n’avez aucun moyen de l’atténuer.À l’inverse, dans le cas de troubles digestifs dus à des pratiques différentes en matière d’hygiène, le risque est très probable, mais sa gravité (à condition que le voyageur soit en bonne santé) demeure limitée. Sachant que vous pouvez mettre en place des contre-mesures relativement efficaces, vous pouvez normalement considérer ce risque comme acceptable.

L’évaluation des risques liés aux voyages est essentielle pour protéger vos collaborateurs et votre entreprise tout en respectant la législation. Elle permet de former les collaborateurs à voyager en toute sécurité et leur indique la démarche à suivre en cas d’incident.Une évaluation des risques liés aux voyages bien élaborée et clairement communiquée rassurera le collaborateur en déplacement : elle lui apporte la sérénité nécessaire pour se concentrer sur son travail tout en sachant comment réagir selon les situations. De son côté, l’entreprise est sûre que le collaborateur et le gestionnaire de voyages ont conscience des menaces, qu’ils ont mis en place des politiques pour les atténuer et que le collaborateur est bien informé, ce qui constitue sans doute le meilleur rempart contre les incidents.

Si vous décidez d’évaluer les risques liés à un voyage, faites-le avant le départ. Idéalement, effectuez-le environ cinq semaines à l’avance, afin de disposer de suffisamment de temps pour analyser les voyages complexes et, le cas échéant, les antécédents médicaux. Plus le voyage est long, plus l’évaluation des risques prendra du temps.

Si vos collaborateurs se rendent fréquemment au même endroit, il n’est généralement pas nécessaire de procéder à une nouvelle évaluation des risques. Les évaluations antérieures restent pertinentes s’il n’y a pas de changement majeur dans les tâches à accomplir, le lieu de séjour, les modes de déplacement ou la situation locale (politique, sanitaire, etc.).

L’opportunité de procéder à une évaluation des risques dépend en grande partie de la destination du voyageur et de la nature de son travail. Ce n’est généralement pas nécessaire pour les déplacements entre les villes ou les centres d’affaires. Mais si le voyage dure plus d’une semaine, il peut être utile de fournir au collaborateur quelques informations sur sa destination.

Pour les voyages de dernière minute, il est toujours utile de procéder à une évaluation rapide des risques, surtout si le voyageur se rend pour la première fois dans une destination. Le temps étant compté, l’évaluation sera plus courte, focalisée sur les principaux facteurs de risque. S’il n’est pas possible de procéder à une évaluation complète des risques, il est préférable que les collaborateurs souscrivent à une assurance complémentaire. Rappelons que l’évaluation des risques est fortement recommandée, mais pas obligatoire. C’est à l’entreprise d’en décider, mais il est particulièrement conseillé de le faire si le collaborateur voyage vers une nouvelle destination. 

L’évaluation est généralement divisée en deux catégories principales : l’individu et l’environnement externe.

Concernant l’individu, il est important de prendre en compte les éléments suivants :Une fois que les considérations relatives aux individus ont été passées en revue, il est plus facile de réduire les risques. Par exemple, si un collaborateur révèle souffrir d’anxiété en avion, vous pourriez plutôt envisager un voyage en train ou en voiture. Si le collaborateur souffre d’un handicap et a besoin d’un accès adapté, il faut en tenir compte lors des réservations. Pour permettre aux collaborateurs de communiquer ces informations, la meilleure option consiste à leur envoyer un questionnaire à remplir avant le voyage. 

L’environnement auquel le collaborateur sera confronté doit être soigneusement étudié, en particulier :La pandémie de COVID-19 est un bon exemple de la rapidité avec laquelle les risques liés aux voyages peuvent évoluer. Il est essentiel d’évaluer en continu les risques durant une telle période pour assurer la sécurité des collaborateurs, tant au bureau qu’en déplacement.L’examen de la destination, de sa densité de population et de l’état de santé des voyageurs permet d’évaluer la probabilité de contracter et de propager la maladie. 

Il existe quelques principes généraux à suivre pour s’assurer que vous procédez efficacement à l’évaluation dans le cadre de votre stratégie globale de gestion des risques. 

Il existe de nombreux moyens de se renseigner sur les risques locaux. Vous pouvez par exemple rechercher des informations en ligne, parcourir les actualités ou contacter les ambassades.

Recueillez les informations importantes en demandant aux collaborateurs de remplir un formulaire d’évaluation des risques ou un questionnaire avant le voyage. 

La politique de voyages de l’entreprise entre en jeu ici : si vous ajoutez des restrictions de sécurité à votre politique, les collaborateurs ne pourront tout simplement pas réserver des options jugées à haut risque. 

Discutez des risques avec vos collaborateurs afin de s’assurer qu’ils les comprennent et répondez à leurs interrogations. Formez-les à réagir à divers scénarios et indiquez clairement qui ils peuvent contacter s’ils ont besoin d’assistance. Il s’agit d’une étape essentielle.

Identifiez les procédures qui ont fonctionné et celles qui pourraient être améliorées. Certains incidents auraient-ils pu être évités ? Actualisez vos recherches avant chaque voyage afin d’être au courant des nouveaux risques sur place.