Mettre en place le programme parfait de gestion des risques liés aux voyages en cinq étapes
Si la gestion des risques a toujours constitué un élément essentiel des voyages d’affaires, la situation récente a souligné l’importance de mettre en place un programme solide de gestion des risques liés aux voyages.À chaque déplacement professionnel, vos collaborateurs sont exposés à toute une série de risques en matière de santé et de sécurité, contre lesquels votre programme de gestion des risques liés aux voyages doit les protéger efficacement.Passons en revue les étapes de la mise en place d’un programme de gestion des risques liés aux voyages qui permette d’atténuer efficacement les risques et de réduire la fréquence et la gravité des incidents liés aux déplacements professionnels.
1. Définir clairement les politiques et les procédures, et les communiquer aux collaborateurs
En tant qu’employeur, vous avez un devoir de diligence envers vos collaborateurs et devez assurer la sécurité des voyages d’affaires et des déplacements. La réussite de votre programme dépend en grande partie de la manière dont vous élaborez vos politiques et procédures de sécurité des voyages et dont vous les communiquez à vos collaborateurs.Qu’il s’agisse des restrictions en vigueur dans un pays ou des mesures à prendre en cas d’urgence, votre politique de voyages doit couvrir tous les détails et être clairement expliquée, afin d’éviter tout malentendu. Vous devrez également préciser la démarche à suivre en cas d’urgence et indiquer qui est l’interlocuteur chargé d’aider les voyageurs. Votre politique de gestion des risques liés aux voyages doit également définir clairement les étapes à observer pour valider les voyages d’affaires, y compris les flux de travail et les personnes impliquées dans le processus d’approbation.Une fois que vous avez défini vos politiques et procédures, communiquez-les à vos collaborateurs. Vous pouvez le faire par e-mail ou via un intranet ou une messagerie professionnelle. Assurez-vous toutefois que vos politiques sont accessibles et visibles partout où vos collaborateurs planifient des voyages d’affaires.
2. Baser ses décisions sur des données en temps réel
Les décisions relatives à la sécurité et au bien-être des voyageurs ne doivent pas être prises au hasard. Assurez-vous d’avoir accès à des informations en temps réel pour éclairer vos décisions relatives aux voyages. Il s’agit d’un point essentiel de la mise en place d’un programme de gestion des voyages.Certaines agences de gestion des voyages, à l’image de TravelPerk, fournissent toutes les données et informations utiles pour prendre des décisions sûres, fiables et efficaces concernant la planification de voyages internationaux. Notre solution TravelCare communique aux organisations les données les plus récentes sur chaque pays visité par leurs collaborateurs et contient des mises à jour en temps réel avant, pendant et après le voyage. De plus, la solution est intégrée à chaque recherche de voyage et vous alerte sur : - Les restrictions actuelles ou à venir
- Tout problème lié aux moyens de transport (par exemple les grèves)
3. Mettre en place une formation préalable pour les voyageurs d’affaires
Tout comme vos gestionnaires de voyages, vos collaborateurs doivent également suivre une formation préalable afin de voyager le plus sereinement possible.La clé de tout programme de gestion des risques liés aux voyages réside dans le fait de dispenser une formation actualisée aux collaborateurs, qu’il s’agisse d’éléments pour faire face aux urgences et aux crises, de connaissances de base sur les déplacements ou d’informations sur la santé et la sécurité.Si vos collaborateurs se rendent dans des destinations à haut risque, assurez-vous qu’ils sont formés et qu’ils disposent de toutes les informations nécessaires sur le pays et les régions concernés. Cependant, vous devez également vous assurer d’avoir mis en place les bonnes procédures, telles que des alertes automatiques via votre plateforme de gestion des voyages, afin d’empêcher les collaborateurs de planifier des voyages dans des pays ne correspondant pas à vos paramètres de risque.4. Élaborer un cadre d’évaluation des risques liés aux voyages d’affaires dans les régions à haut risque
Pour les régions à haut risque, vous aurez besoin d’un cadre d’évaluation solide pour mesurer la sécurité des voyageurs. Outre les préoccupations globales en matière de sécurité, votre programme de gestion des risques liés aux voyages et son processus d’évaluation doivent couvrir les menaces suivantes dans toutes les régions où vos collaborateurs sont susceptibles de voyager :- L’instabilité politique
- Les risques de catastrophes naturelles
- Les maladies endémiques
- Les taux de criminalité
- Les conditions d’entrée dans un pays
- La situation en matière de droits pour la communauté LGBTQIA+
En plus de cela, vous devrez également tenir compte du profil de chaque voyageur. Par exemple, le collaborateur a-t-il des problèmes de santé pouvant nécessiter des soins pendant le voyage ? Court-il un risque plus élevé dans le pays de destination en raison de son genre ou de sa religion ?Pour appliquer ce cadre, envisagez d’utiliser une plateforme de gestion des voyages pour suivre les collaborateurs lorsqu’ils voyagent, quel que soit le niveau de risque dans les régions concernées. La fonctionnalité de suivi des voyageurs de TravelPerk permet aux gestionnaires de voyages d’avoir une visibilité immédiate sur leurs collaborateurs en déplacement et sur les risques ou les perturbations auxquels ils sont exposés.5. Élaborer un plan de communication et d’assistance pour les collaborateurs faisant face à des incidents
Vos collaborateurs doivent savoir qui contacter et comment obtenir de l’aide s’ils sont victimes d’un incident au cours de leur voyage. Qu’il s’agisse d’une annulation d’hôtel imprévue ou d’une urgence médicale, l’assistance aux collaborateurs doit être prévue par un plan de gestion des crises.Outre les numéros de téléphone à composer en cas d’urgence, cette section doit indiquer comment le collaborateur doit signaler tout incident et ce que vous ferez, en tant qu’employeur, pour lui porter assistance.Afin de garder l’esprit tranquille, les organisations devraient se tourner vers des solutions professionnelles pour les aider à gérer leurs plans d’intervention d’urgence. Le service d’assistance à la clientèle de TravelPerk aide les voyageurs 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an, avec un temps de réponse cible de 15 secondes. Les voyageurs y sont reçus par des humains plutôt que des chatbots et reçoivent un soutien personnalisé pour gérer au mieux l’incident.
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