1. Définir clairement les politiques et les procédures, et les communiquer aux collaborateurs
En tant qu’employeur,
vous avez un devoir de diligence envers vos collaborateurs
et devez assurer la sécurité des voyages d’affaires et des déplacements. La réussite de votre programme dépend en grande partie de la manière dont vous élaborez vos politiques et procédures de sécurité des voyages et dont vous les communiquez à vos collaborateurs.
Qu’il s’agisse des restrictions en vigueur dans un pays ou des mesures à prendre en cas d’urgence, votre politique de voyages doit couvrir tous les détails et être clairement expliquée, afin d’éviter tout malentendu.
Vous devrez également préciser la démarche à suivre en cas d’urgence et indiquer qui est l’interlocuteur chargé d’aider les voyageurs. Votre politique de gestion des risques liés aux voyages doit également définir clairement les étapes à observer pour valider les voyages d’affaires, y compris les flux de travail et les personnes impliquées dans le processus d’approbation.
Une fois que vous avez défini vos politiques et procédures, communiquez-les à vos collaborateurs. Vous pouvez le faire par e-mail ou via un intranet ou une messagerie professionnelle. Assurez-vous toutefois que vos politiques sont accessibles et visibles partout où vos collaborateurs planifient des voyages d’affaires.