Que sont les tâches administratives ?
Les tâches administratives sont très vastes et varient selon les fonctions. Par exemple, les tâches des secrétaires et des assistants administratifs sont similaires, mais légèrement différentes de celles d’un assistant de bureau.Les tâches et fonctions administratives sont cependant principalement liées à la gestion d’un service. Elles diffèrent selon le secteur d’activité et la taille de chaque entreprise. Le plus souvent, ces tâches sont liées à la vie quotidienne d’une entreprise et comprennent la gestion du téléphone, du courrier électronique et des agendas, la communication interne, la préparation de rapports, l’entretien du matériel et des fournitures de bureau, ainsi que certaines fonctions liées aux ressources humaines.Les catégories de tâches, fonctions et responsabilités administratives
Les tâches administratives incombent le plus souvent aux assistants administratifs. Fonction de soutien aux services et aux cadres supérieurs, leur poste comporte de nombreuses tâches et responsabilités.Nous avons réparti les principales tâches des assistants administratifs en catégories pour vous aider à mieux les visualiser.Tâches organisationnelles
Tous les types de fonctions administratives impliquent d’exécuter des tâches organisationnelles. S’adapter facilement à des priorités changeantes et concurrentes et gérer les bases de données, les systèmes de classement et les e-mails est essentiel à la vie d’un service.Voici les tâches organisationnelles les plus courantes associées aux emplois administratifs :- Gérer plusieurs agendas
- Fixer des rendez-vous
- Classer divers documents et tenir à jour des bases de données
- Créer des systèmes de classement
- Mettre à jour des feuilles de calcul et saisir divers types de données
- Créer des modèles d’e-mails
- Stocker correctement des informations sensibles
Tâches comptables et financières
Les tâches comptables et liées aux finances incombent souvent aux personnes occupant des postes administratifs, en particulier dans les entreprises de petite taille ne nécessitant pas de comptable à plein-temps.Voici les tâches comptables et financières les plus courantes au sein des postes administratifs :Autres tâches administratives
Voici d’autres tâches administratives et de bureau dont s’occupent souvent les assistants administratifs :- Rédiger du contenu dicté, prendre des notes et effectuer des transcriptions
- Animer les réseaux sociaux de l’entreprise
- Créer et mettre à jour la documentation du bureau
- Trier et répartir le courrier
- Organiser des formations en matière de santé, de sécurité et de premiers secours
- Organiser des visioconférences
- Mettre à jour les guides des collaborateurs et les politiques d’entreprise
- Aider à programmer les entretiens d’embauche et les entretiens de sortie
- Suivre les formalités administratives des collaborateurs
- Gérer et mettre à jour les informations de contact d’urgence des collaborateurs
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