Comment devenir assistant personnel en 2024
Les assistants personnels sont la colonne vertébrale de la plupart des entreprises. En assumant toute une série de tâches et de responsabilités pour appuyer les cadres, ils veillent à ce que tout se déroule correctement.Leurs fonctions vont de l’organisation de voyages à la préparation de rapports en passant par la gestion d’importantes bases de données. Si vous vous demandez comment devenir assistant personnel, vous trouverez tout ce dont vous avez besoin dans ce guide.Quel est le rôle des assistants personnels ?
Alors que les assistants de direction dépendent des cadres et cadres supérieurs, les assistants personnels sont généralement au service d’un cadre moyen ou supérieur. De nombreuses responsabilités d’assistant personnel sont communes à tous les secteurs d’activité. Cependant, les entreprises de certains secteurs exigent des compétences et connaissances spécifiques pour leurs assistants personnels, et pourront leur demander d’assumer des responsabilités supplémentaires.Par exemple, certains cadres peuvent avoir besoin d’assistants personnels pour les accompagner lors de voyages d’affaires. S’ils travaillent avec des clients internationaux, ils ont besoin d’un assistant personnel pouvant travailler à des heures inhabituelles à cause du décalage horaire.Voici une liste des tâches et responsabilités les plus courantes des assistants personnels :- Être le premier interlocuteur entre leur responsable et les clients par le biais d’appels téléphoniques et d’e-mails.
- Gérer l’emploi du temps
- Planifier des réunions, rendez-vous et événements
- Rédiger des comptes-rendus de réunions
- Organiser des voyages, transports et hébergements
- Transcrire des textes dictés
- Compiler des rapports, présentations et notes d’information
- Gérer des bases de données, systèmes bureautiques et systèmes de classement
- Collecter et classer les dépenses professionnelles et les frais de voyage de leur responsable
- Effectuer des recherches pour le compte de leur responsable
Comment devenir assistant personnel : formation, compétences et conseils
Si vous vous demandez quels sont les prérequis pour devenir assistant personnel, nous avons les réponses dont vous avez besoin. Nous vous présentons ici la formation et les compétences requises, ainsi que des conseils qui vous aideront à réussir dans tous les postes d’assistant personnel.La formation pour devenir assistant personnel
La bonne nouvelle, c’est qu’il n’est généralement pas nécessaire d’avoir suivi une formation spécifique ou d’avoir un diplôme particulier pour devenir assistant personnel.Certaines entreprises exigent toutefois d’avoir le baccalauréat, tandis que d’autres demandent un diplôme universitaire, quelle que soit la matière. Un diplôme en gestion ou dans un domaine lié aux technologies peut cependant constituer un avantage certain pour candidater à un poste d’assistant personnel.Une expérience professionnelle en gestion ou dans un emploi de bureau représente également un atout considérable pour rechercher un poste d’assistant personnel. Si vous ne disposez pas de ce type d’expérience, il est utile de l’acquérir en suivant une formation pour valider un diplôme de secrétariat.1. Compétences communicationnelles
L’aptitude à communiquer est primordiale pour tout poste d’assistant personnel. Les assistants personnels sont chargés d’organiser le quotidien de leurs responsables, mais pour ce faire, ils doivent être capables de travailler en partenariat avec de nombreuses personnes au sein de plusieurs services, ainsi qu’avec des clients externes.Ils doivent également être capables de transmettre des informations souvent complexes et urgentes aux responsables et autres personnes concernées, ainsi que d’absorber et de diffuser des informations.2. Compétences relationnelles
Les assistants personnels doivent être capables d’interagir avec différentes personnes telles que les responsables administratifs, les secrétaires de direction et les autres secrétaires personnels. Qu’il s’agisse d’organiser des voyages ou de gérer des agendas, les compétences relationnelles sont essentielles pour aider efficacement les responsables.3. Compétences en gestion du temps
Les assistants personnels jonglent avec de nombreuses tâches pour leurs responsables, et savoir organiser et gérer son temps est une qualité essentielle de tout assistant personnel efficace. En définitive, ils sont à la fois responsables de la gestion de leur propre temps et de celui de leurs responsables.4. Solides compétences organisationnelles
Le sens de l’organisation est sans conteste l’une des compétences les plus importantes des assistants personnels. Grâce à lui, ils sont capables de s’adapter facilement à des priorités changeantes et divergentes, et sont tout à fait à l’aise dans la gestion des bases de données, des systèmes d’archivage et des e-mails.5. Compétences multitâches
Un assistant personnel doit absolument savoir faire plusieurs choses à la fois. Entre les tâches administratives, la gestion des plannings et les innombrables e-mails et appels téléphoniques, la capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois au milieu de tant de priorités est indispensable.Trois conseils pour obtenir un poste d’assistant personnel :
Si vous possédez déjà ces compétences d’assistant personnel, il est toujours utile de les améliorer et d’en acquérir de nouvelles. Des recherches sur le secteur qui vous intéresse vous aideront également à décrocher le poste de vos rêves.1. Actualisez vos compétences
Si vous voulez vous démarquer, remettre à niveau certaines compétences peut être utile, surtout si vous ne l’avez pas fait depuis un certain temps. Par exemple, vous pourriez apprendre à maîtriser les nouvelles fonctionnalités de la suite Microsoft Office (Excel, Word et PowerPoint) afin d’étoffer votre CV. Si vous êtes en transition entre deux emplois, c’est le moment idéal pour suivre une formation en gestion administrative, faire un rapide stage ou acquérir de l’expérience dans une fonction administrative à temps partiel, selon les possibilités.2. Renseignez-vous sur le secteur dans lequel vous souhaitez travailler
Que vous souhaitiez devenir l’assistant personnel d’une célébrité, vous lancer dans l’organisation d’événements ou vous spécialiser dans un autre domaine, il est temps de vous plonger dans des recherches.Comme nous l’avons expliqué plus haut, s’il existe des compétences standard à tous les postes d’assistant personnel, certains secteurs exigent des compétences plus spécifiques et spécialisées, telles que des compétences en animation de réseaux sociaux, des compétences administratives ou une expérience en gestion de budgets. Plus vous montrerez que vous connaissez le secteur ou le type d’entreprise pour lequel vous souhaitez travailler, plus vous aurez de chances de décrocher un poste d’assistant personnel.3. Faites une étude de marché
Certains postes d’assistant personnel ne vous conviendront peut-être pas. Une étude de marché sur les sites d’offres d’emploi vous aidera à déterminer dans quels secteurs vous aimeriez travailler, mais aussi le salaire moyen, le type de carrière et la progression dont bénéficient généralement les assistants personnels. Vous y apprendrez aussi comment structurer au mieux votre CV et votre lettre de motivation en fonction des postes visés.
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