Que sont les compétences administratives ?
Les compétences administratives incluent à la fois les compétences techniques et non techniques que possèdent les employés administratifs. Ces compétences sont essentiellement liées à la gestion d’une entreprise et à l’amélioration de la productivité des services. Elles comprennent des compétences en matière de communication et d’organisation, ainsi que des compétences en gestion de projet, comptabilité et gestion du temps.Les compétences administratives sont importantes pour les fonctions suivantes :Quelques exemples de compétences administratives
Les compétences demandées sur les postes administratifs varient selon les entreprises. Par exemple, certains secteurs exigent de maîtriser des logiciels spécifiques, tandis que d’autres demandent une expérience dans l’organisation et la coordination d’événements.Il existe toutefois plusieurs compétences communes à presque tous les postes. Voici quelques exemples de compétences administratives que l’on retrouve dans toutes les fiches de poste administratif. Elles vous aideront à mieux comprendre les compétences générales requises pour ces fonctions.1. Solides compétences organisationnelles
Les compétences administratives et organisationnelles vont de pair. Les employés administratifs doivent non seulement gérer diverses priorités à la fois dans des environnements au rythme souvent intense, mais aussi aider leurs responsables à jongler avec leur emploi du temps.Voici quelques exemples courants de compétences organisationnelles :- Organiser et tenir à jour des dossiers, fichiers et bases de données
- Planifier des rendez-vous et gérer des emplois du temps
- Rédiger des notes et transcrire des textes dictés
- Créer des modèles d’e-mails
- Organiser des voyages d’affaires
- Gérer le matériel de bureau et les stocks
- Créer des itinéraires de déplacements pour les cadres
- Planifier à long terme
2. Compétences communicationnelles
La communication écrite et orale est une compétence administrative très importante. Les employés administratifs devant généralement communiquer avec un grand nombre de personnes, ils doivent savoir le faire efficacement. Par exemple, échanger avec son supérieur hiérarchique et avec les clients requiert des styles de communication différents.La délégation de tâches fait également partie intégrante des compétences de communication, tout comme la capacité à transmettre des informations complexes.Voici quelques exemples de compétences communicationnelles :- Recevoir des informations et les diffuser de manière pratique et compréhensible
- Adapter sa manière de communiquer en fonction des interlocuteurs
- Clarifier des informations complexes, à l’écrit comme à l’oral
3. Travail d’équipe et compétences relationnelles
Le travail d’équipe et les compétences relationnelles sont essentiels aux entreprises, et plus particulièrement pour les fonctions administratives. Ces aptitudes permettent de réunir les points forts de chacun afin d’atteindre les objectifs de l’entreprise.Cela implique d’interagir et de travailler efficacement avec de nombreux collègues de différents services et niveaux hiérarchiques, ainsi qu’avec des clients et des consommateurs.Voici quelques exemples de compétences relationnelles et liées au travail en équipe :- Établir des relations solides et collaboratives avec les collègues
- Savoir s’adapter et penser collectif plutôt qu’individuel
- Pratiquer l’empathie et savoir communiquer
- Garder à l’esprit les objectifs généraux de l’entreprise
- Recevoir et fournir un retour d’information constructif
4. Aptitude au service client
Les fonctions administratives au contact avec la clientèle requièrent un ensemble de compétences spécifiques, notamment la capacité à communiquer avec les clients, à résoudre leurs problèmes, à faire preuve de compréhension et, en fin de compte, à garantir leur satisfaction.Voici quelques exemples de compétences liées au service à la clientèle :- Gérer les réclamations et résoudre les problèmes
- Fidéliser la clientèle
- Comprendre les attentes des clients
- Assurer la liaison entre les collègues et les clients
5. Compétences en résolution de problèmes
Les compétences en résolution de problèmes désignent la capacité d’une personne à gérer avec succès des situations complexes et inattendues et à y trouver des solutions.Ces compétences combinent capacité d’analyse, créativité et réflexion critique, ainsi qu’un niveau élevé d’attention aux détails. En plus de résoudre les problèmes, les employés administratifs peuvent en identifier les causes et mettre en place des changements destinés à empêcher les problèmes de resurgir.Voici quelques compétences clés en matière de résolution de problèmes :- Identifier les problèmes et décider de la meilleure solution
- Trouver des solutions créatives
- Avoir confiance dans ses décisions
- Bien communiquer lorsque les problèmes surgissent
6. Compétences technologiques et logicielles
Les compétences technologiques sont indispensables aux fonctions administratives, car le travail de bureau s’effectue essentiellement sur des ordinateurs et des logiciels.Par exemple, les employés administratifs peuvent s’occuper de collecter les notes de frais et les dépenses de voyages, participer au versement des salaires et créer et tenir à jour des rapports financiers et des feuilles de calcul. Lorsqu’ils sont chargés d’effectuer des tâches comptables, ils ont aussi besoin de compétences en matière de logiciels de comptabilité et de gestion des dépenses.Voici quelques compétences technologiques et logicielles courantes :- Maîtriser la suite logicielle Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint…)
- Utiliser différents types de messagerie (Outlook, Gmail…)
- Gérer des bases de données
- Utiliser des logiciels de comptabilité
- Utiliser une plateforme de gestion des voyages pour organiser des voyages d’affaires
Comment améliorer vos compétences administratives
Nous n’avons cité que quelques-unes des compétences requises pour les emplois administratifs. Si vous possédez déjà ces compétences et que vous cherchez à les améliorer, ou si vous souhaitez étoffer la section « compétences » de votre CV, c’est le bon moment d’en acquérir de nouvelles et d’affiner celles que vous possédez déjà.Voici trois conseils pour vous aider à améliorer vos compétences administratives et à mettre à jour votre CV.1. Renseignez-vous sur l’entreprise et le secteur en général
Commencez par faire des recherches sur votre secteur d’activité et sur les compétences des personnes occupant des fonctions administratives similaires. Les thèmes communs qui en ressortent sont un excellent indicateur des aptitudes requises et cela vous permettra d’évaluer là où vous devez vous perfectionner.Vous pouvez également demander à votre responsable ou à vos supérieurs de vous parler de la feuille de route globale de l’entreprise ainsi que des objectifs commerciaux, afin d’identifier les compétences supplémentaires qui renforceront votre profil.2. Profiter des programmes de formation et de développement
Recherchez les programmes de formation et de développement internes de votre entreprise afin de renforcer vos compétences en tant que professionnel de l’administration et de stimuler l’évolution de votre carrière. Vous pouvez également demander à votre employeur s’il prend en charge les frais d’inscription à des formations externes qui vous aideront à améliorer vos performances au travail.3. Rechercher de nouvelles opportunités stimulantes
Au cours des réunions, soyez à l’affût des occasions de prendre en charge des projets impliquant plusieurs services, ou portez-vous volontaire pour délester vos collègues qui doivent déléguer certaines de leurs tâches. Non seulement vous faites preuve d’initiative, mais vous pouvez ainsi également diversifier vos compétences et apprendre de vos collègues et pairs.
?)
?)
?){kind=icon}
?){kind=icon}