Le guide complet pour devenir assistant de direction
Le rôle principal d’un assistant de direction est, comme son nom l’indique, d’assister un cadre supérieur. Les cadres supérieurs ont de nombreuses responsabilités et ont besoin d’un fort soutien administratif de la part de leurs assistants de direction.Les personnes occupant cette fonction se voient souvent attribuer d’autres titres, comme assistants administratifs, assistants personnels ou secrétaires de direction. En d’autres termes, ils sont les gardiens, les personnes de confiance et les piliers sur lesquels s’appuie la direction. Ils apportent un soutien administratif, forment le personnel, supervisent la gestion du service et conseillent même la direction sur des décisions essentielles susceptibles de contribuer directement à la prospérité de l’entreprise.Il s’agit d’une fonction difficile et souvent très stressante, mais elle convient parfaitement aux personnes en quête d’une carrière dynamique et palpitante qui permette d’acquérir de nombreuses compétences et une expérience précieuse.Description des fonctions d’un assistant de direction
Que font donc les assistants de direction ? En fait, il serait presque plus simple de détailler ce qu’ils ne font pas ! Outre diverses tâches administratives, les assistants de direction consacrent une grande partie de leur temps à traiter la correspondance pour le compte de la direction : appels téléphoniques, e-mails, notes internes ou lettres. Souvent considérés comme des gardiens, ils sont le premier interlocuteur pour toute personne cherchant à contacter ou à organiser une réunion avec l’un des principaux dirigeants de l’entreprise.Les assistants de direction sont également amenés à effectuer des recherches et à rédiger des documents, par exemple étudier des statistiques de performance afin de compiler des rapports qui contribueront à définir la politique de l’entreprise. Les assistants de direction disposent ainsi d’une vue d’ensemble de l’entreprise et sont bien placés pour aider la direction à prendre des décisions stratégiques.Ils doivent régulièrement communiquer et collaborer avec pratiquement tous les membres d’une organisation, qu’il s’agisse du personnel administratif, des ressources humaines ou des cadres supérieurs, car ils sont souvent amenés à superviser et à mettre en œuvre des projets internes.Bien que le type d’entreprise dans laquelle travaille un assistant de direction influe sur le type de tâches qu’il doit accomplir, la liste ci-dessous rassemble certaines fonctions typiques d’un assistant de direction, que vous pourriez retrouver dans une description de poste :- Traiter tous types de correspondance
- Effectuer des tâches administratives générales
- Interagir avec les clients
- Faire des recherches et rédiger des documents internes
- Planifier
- Planifier des réunions et rédiger des procès-verbaux
- Superviser l’organisation des voyages
- Gérer des tâches comptables et traiter les notes de frais
- Organiser des systèmes de classement efficaces et tenir correctement des registres
- Planifier des événements
- Résoudre des problèmes informatiques et techniques
- Prodiguer des conseils stratégiques
- Verser les salaires
- Accueillir les nouveaux collaborateurs, s’occuper des départs et former le personnel
- Gérer les autres membres de l’équipe et déléguer des tâches
Comment devenir assistant de direction
Les tâches et responsabilités typiques d’un assistant de direction couvrent de nombreux domaines et requièrent donc autant de compétences et d’expérience. Devenir un excellent assistant de direction est un processus continu qui nécessite de parfaire les bonnes compétences et d’obtenir les qualifications et l’expérience professionnelle appropriées.Voici le parcours typique des meilleurs assistants de direction :1. Suivre la bonne formation
Un assistant administratif débutant a généralement au moins besoin du baccalauréat pour démarrer sa carrière. Il est cependant conseillé d’aller plus loin avec l’obtention d’un diplôme dans des domaines tels que la gestion d’entreprise. Il n’est pas rare d’obtenir un poste grâce à une expérience professionnelle antérieure, mais cela dépend en grande partie du futur employeur.2. Obtenir des certifications
Si vous souhaitez prendre une longueur d’avance sur vos concurrents, vous pouvez compléter votre formation en suivant des cours ciblés. Les certifications associées sont généralement centrées sur des domaines spécifiques, par exemple :- Professionnel administratif certifié : il s’agit d’un cours (en anglais) parrainé par l’International Association of Administrative Professionals.
- Cours d’informatique : ils visent à améliorer vos connaissances de certaines suites informatiques essentielles telles que Microsoft Office, Google Workplace, et bien d’autres. Une telle certification montrera aux recruteurs que vous disposez des compétences informatiques nécessaires pour mener à bien vos tâches professionnelles.
- Cours de gestion de projet : il s’agit d’une partie importante du travail d’assistant de direction. Pouvoir justifier de la maîtrise des principes fondamentaux est nécessairement un atout.
3. Obtenir l’expérience professionnelle adéquate
Disposer de la bonne formation et des certifications adéquates constitue une base solide pour démarrer votre carrière, mais rien ne vaut l’expérience précieuse que vous obtiendrez sur le terrain. Lorsque vous postulez à des postes de niveau débutant, veillez à cibler en priorité ceux qui proposent la formation dont vous aurez besoin durant les premières semaines ou les premiers mois. C’est toujours mieux d’apprendre directement auprès d’autres assistants !Étant donné la nature exigeante et sensible de son travail, un assistant de direction occupe un poste considéré comme de niveau élevé. Le futur assistant de direction devra donc commencer par se faire les dents sur des postes de niveau débutant, en tant qu’assistant administratif, réceptionniste ou assistant de bureau, puis gravir les échelons.4. Perfectionner les bonnes compétences
Les meilleurs assistants de direction possèdent un nombre impressionnant de compétences afin de maîtriser les multiples aspects de leur travail. Ils doivent exceller dans la gestion du temps, posséder d’excellentes aptitudes à la communication, savoir gérer des informations privées ou sensibles, résoudre les problèmes avec sang-froid et bien plus encore.Ces compétences sont le fruit d’années d’expérience et de persévérance, ce qui peut sembler décourageant au premier abord. Pour vous aider, nous avons rédigé un article qui présente les compétences essentielles dont vous avez besoin pour devenir le meilleur assistant de direction possible.5. Réseauter et apprendre
Votre parcours ne s’arrête pas une fois que vous avez décroché un poste d’assistant de direction. Vous devez continuer à en apprendre davantage sur le secteur et vous tenir au courant des dernières nouveautés et tendances. Le réseautage s’avère très utile à cet égard. Soyez actif sur LinkedIn, assistez à des événements et rencontres et trouvez les bons contacts et outils qui vous aideront à exceller dans votre carrière.Conseil bonus : la bonne tenue
Il est toujours délicat de choisir la bonne tenue de bureau, particulièrement pour les assistants de direction. En tant que gardien et personne de confiance d’un cadre supérieur, vous représentez ce dernier ainsi que l’entreprise dans son ensemble. La première, la deuxième, tout comme la troisième impression comptent.Afin de déterminer le meilleur look à adopter, intéressez-vous à la culture de l’entreprise, observez comment vos collègues s’habillent, de même que votre patron. Si vous travaillez pour une entreprise plutôt traditionnelle et bien établie, vous pouvez envisager une tenue quelque peu formelle.Quelle que soit la tenue que vous choisirez, l’important est de se sentir bien et à l’aise. N’oubliez pas qu’en tant qu’assistant de direction, vous pouvez vous attendre à des journées intenses, et devrez aussi en tenir compte dans le choix de vos tenues.
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