Les 20 meilleurs outils pour les assistants de direction
Avec une liste de tâches quotidiennes et des communications et agendas à gérer, la vie professionnelle des cadres et de leurs assistants administratifs est bien remplie. Mais la technologie peut leur apporter une aide précieuse.Divers services et applications existent pour faciliter le respect des délais et la gestion des différentes tâches.Qu’il s’agisse d’outils de communication, gestion du temps, gestion de projet, partage de fichiers, transcription, gestion des dépenses ou productivité, les assistants de direction bénéficient d’un petit coup de pouce dans chaque domaine.Poursuivez votre lecture pour découvrir les 20 outils que nous vous recommandons pour vous faciliter la vie au travail !Ses principales caractéristiques :
- Des mises à jour rapides en temps réel
- Inclut non seulement les vols, mais aussi les trains, hôtels et voitures de location
- Suivi facile des dépenses de voyages, possibilité d’intégration avec des outils similaires
- Liberté de réservation pour vos collaborateurs, tout en conservant le contrôle et une visibilité totale pour vous
- Possibilité de compenser votre empreinte carbone
Ses principales caractéristiques :
- Filtrage et catégorisation automatiques des e-mails, ce qui facilite leur hiérarchisation, leur gestion et leur recherche
- Option de planification permettant de rédiger et de programmer des e-mails à tout moment de la journée, sans avoir à se soucier d’éventuels horaires inappropriés
- Suggestions de rédaction intelligente pour gagner du temps
Ses principales caractéristiques :
- Possibilité d’envoyer et de recevoir des invitations d’autres utilisateurs et d’ajouter des événements à leur calendrier en un seul clic
- Partie intégrante de la suite Google, il se synchronise automatiquement avec Gmail et Google Drive, ce qui permet aux utilisateurs de créer facilement des événements à partir d’e-mails et d’accéder à leurs contacts depuis l’agenda
Ses principales caractéristiques :
- Messagerie et visioconférence cryptées de bout en bout, ce qui garantit la protection des données
- Licence permettant d’accueillir jusqu’à 1 000 participants par réunion
- Option de partage d’écran avec tous les participants
Ses principales caractéristiques :
- Possibilité de synchroniser Calendly avec son propre agenda ou mettre à jour ses disponibilités directement sur la plateforme
- Génère un lien partageable facilement pour planifier les rendez-vous à la date et à l’heure qui convient le mieux à tous les participants
- Synchronisation automatique avec les différents fuseaux horaires des utilisateurs
Ses principales caractéristiques :
- Différentes fonctionnalités pratiques comme les étiquettes, balises et commentaires
- Indicateur de progression pour rester sur la bonne voie
Ses principales caractéristiques :
Deux configurations différentes, l’une pour les individus et l’autre pour les équipes, ce qui facilite la navigation sur la plateforme selon le type d’utilisateur.- Interface intuitive permettant de commencer directement le travail sans avoir à apprendre à utiliser un logiciel au préalable
- Chaque membre de l’équipe peut communiquer avec les autres et partager des fichiers, images, mises à jour et commentaires en temps réel
Ses principales caractéristiques :
- Déclaration facile des dépenses en téléchargeant une photo des reçus ou en les important directement à partir d’autres applications comme Uber
- Possibilité de créer des alertes automatiques
- Import des transactions effectuées par carte personnelle ou professionnelle pour un traitement automatique des reçus
Ses principales caractéristiques :
- Stockage dans un cloud donc aucun risque de perte de fichiers
- Sauvegarde automatique
- Possibilité de travailler hors ligne
- Hautement sécurisé
- Partage facile via un lien ou par e-mail
- Création et modification de différents types de fichiers à l’aide de Google Docs, Google Sheets et Google Slides
Ses principales caractéristiques :
- Signale toutes sortes de fautes d’orthographe, d’erreurs grammaticales et de problèmes de syntaxe
- Émet des suggestions de correction
- Option permettant de générer des rapports de plagiat
Ses principales caractéristiques :
- Numérisation des notes physiques grâce à un processus simple
- Possibilité d’ajouter des images, vidéos et fichiers audio à vos notes pour rassembler beaucoup plus d’informations
- Intégration facile à différents navigateurs et services de messagerie
Ses principales caractéristiques :
- Possibilité de restreindre l’accès aux données sensibles
- Fonction de sauvegarde système, pour ne pas risquer de perdre des fichiers importants
- Possibilité de synchroniser les fichiers sur différents appareils
Ses principales caractéristiques :
- Conversations organisées en canaux
- Idéal pour les équipes de toutes tailles, y compris les grands groupes
- Intégration possible avec d’autres applications et logiciels tels que Google Drive, Dropbox, Asana et Trello
Ses principales caractéristiques :
- Interface personnalisable pour s’adapter aux besoins de chaque entreprise
- Envoi rapide d’e-mails similaires à l’aide de la fonction Composants rapides (blocs de texte réutilisable)
- Nombreux raccourcis clavier pour accélérer la navigation et le traitement du texte
- Règles configurables pour faciliter le traitement des e-mails
Ses principales caractéristiques :
- Outils de gestion de projet adaptables aux besoins des grandes entreprises
- Tableaux de bord personnalisables en fonction des besoins individuels
- Normes de sécurité élevées afin de protéger les données des utilisateurs
Ses principales caractéristiques :
- Les notes créées dans Otter.ai peuvent être partagées, recherchées, modifiées et organisées
- Fonction d’identification de la voix afin de distinguer les différents locuteurs
- Compatible avec d’autres plateformes telles que Google Meet, Dropbox et Zoom
Ses principales caractéristiques :
- S’intègre à Outlook et Google Agenda
- Outil de planification automatisée idéal pour partager les disponibilités
- Liste de tâches avec fonctionnalités utiles, comme les étiquettes personnalisables
- Suivi du temps et analyses pour mieux optimiser son temps
- Possibilité de créer un dossier pour chaque cadre avec ses coordonnées, ses préférences et d’autres informations importantes
Ses principales caractéristiques :
- Rappels de suivi pour qu’aucun e-mail ne reste sans réponse
- Rédaction des e-mails et évaluation de la probabilité d’obtenir une réponse grâce à l’intelligence artificielle
Ses principales caractéristiques :
- En fonction des dates et localisations de tous les participants, l’outil propose la meilleure heure en tenant compte des fuseaux horaires de chacun
- Classement des plages possibles en « horaires de travail », « horaires envisageables » et « horaires insensés »
Ses principales caractéristiques :
- Les administrateurs peuvent attribuer un accès à leurs collaborateurs sans révéler de mot de passe
- Possibilité de renseigner automatiquement ses identifiants en un seul clic
- Partage sécurisé des mots de passe au sein des groupes
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