Le guide pratique des tâches et fonctions administratives
Top 20 des outils pour améliorer les compétences d'un assistant exécutif
Réunions et planification
1. Calendly
Principales fonctionnalités
- Vos collègues peuvent synchroniser Calendly avec leur propre calendrier ou mettre à jour les heures où ils sont disponibles directement sur la plateforme.
- L’envoi de rappels automatiques s’assure que vos collègues ne manquent jamais une réunion.
- Votre société a des bureaux dans plusieurs pays ? Calendly se synchronise automatiquement avec les différents fuseaux horaires des participants.
2. Clockwise
Principales fonctionnalités
- Clockwise vous permet de pré-définir librement un intervalle automatique avant et après chaque réunion pour éviter les meetings et événements consécutifs.
- L’outil accepte, modifie ou refuse automatiquement les réunions en fonction de vos besoins. De cette façon, vous restez concentré sur votre travail.
- Si un participant doit modifier son emploi du temps en urgence, Clockwise ajuste les horaires des réunions de manière dynamique en fonction des disponibilités de chacun.
3. SavvyCal
Principales fonctionnalités
- Établissez des paramètres pour que votre patron ou votre équipe ne soit pas submergé par des réunions consécutives.
- Créez des liens de réservation et hébergez-les sur un domaine personnalisé pour offrir une expérience agréable et professionnelle.
- Définissez des créneaux horaires préférés pour encourager les invités à réserver les rendez-vous qui vous conviennent le mieux, à vous ou à vos cadres.
4. Superhuman
Principales fonctionnalités
- Filtre automatiquement vos e-mails en catégories selon leur niveau d'importance afin que vous puissiez facilement prioriser votre boîte de réception.
- Partagez une vue en direct d'un e-mail avec des collègues au lieu de devoir le transférer ou de les mettre en copie pour ajouter des commentaires.
- L'IA suggère des réponses contextuelles en se basant sur votre façon d’écrire pour aider à éviter le syndrome de la page blanche et accélérer le temps de réponse aux demandes courantes.
Gestion de tâches et de projets
5. Asana
Avec Asana, les équipes peuvent accélérer les processus jusqu'à 54 % en fixant des objectifs et des cibles exploitables qui peuvent être facilement suivis à travers les différents départements ou l'ensemble des filiales. Fatigué de courir après vos collègues pour obtenir des mises à jour ou pour les maintenir sur la bonne voie ? Asana envoie des affectations de tâches automatisées et génère des flux d'activité pour que vous restiez maître de la situation.
Principales fonctionnalités
- Créez, assignez et suivez facilement les tâches au sein de petites équipes, de départements ou de l'ensemble des filiales.
- Connectez-vous avec vos collègues via des espaces de travail dédiés où les collaborateurs peuvent partager des ressources et laisser des commentaires pour mener à bien les projets.
- Vérifiez l'avancement d'un projet en quelques clics.
6. Monday.com
- créer des flux de travail ;
- assigner des tâches ;
- échanger des informations ;
- suivre les progrès ;
- avoir un aperçu des emplois du temps des collègues.
Principales fonctionnalités
- La plateforme conviviale assure une collaboration sans faille en permettant aux participants au projet de partager des fichiers, de fournir des mises à jour et de donner leur avis. Ainsi, tout le monde est à jour.
- Les processus automatisés éliminent les missions répétitives, comme l'affectation de tâches et les rappels d'échéances imminentes.
- L'IA veille à ce que personne ne soit sous l’eau. Si des membres de l'équipe se retrouvent avec un trop grand nombre de tâches, Monday.com peut réassigner les responsabilités pour maintenir les objectifs clés sur la bonne voie.
7. ClickUp
Principales fonctionnalités
- Personnalisez la plateforme selon vos besoins et choisissez parmi les formats calendrier, tableau, liste, Kanban ou diagramme de Gantt pour afficher et gérer vos tâches.
- Automatisez vos processus, transferts de projets et autres tâches manuelles répétitives.
- Gardez votre équipe sur la même longueur d’onde en assignant des projets, partageant des fichiers, ajoutant des commentaires et collaborant directement au sein des tâches.
Gestion des voyages et des dépenses professionnelles
8. TravelPerk
Principales fonctionnalités :
- Avec un vaste catalogue, les employés peuvent réserver les vols, hôtels, trains, voitures de location et autres moyens de transport sur une seule plateforme sans besoin de paiement anticipé. Besoin de faire des changements de dernière minute ? Ajustez les réservations en quelques clics.
- Jongler entre les budgets de l'entreprise et les préférences des voyageurs peut s’avérer difficile. TravelPerk vous permet d'intégrer les politiques de voyage de votre entreprise dans le processus de réservation afin que les collègues puissent choisir parmi des options pré-approuvées.
- Dites adieu à la chasse aux reçus. Consolidez les factures et générez des rapports de dépenses de voyage en quelques secondes avec des tableaux de bord accessibles sur mobile et sur ordinateur.
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Réservez, organisez et gérez vos voyages d'affaires, le tout en un seul endroit.
9. Payhawk
Principales fonctionnalités
- Créez des hiérarchies et automatisez le processus d'approbation pour éliminer les erreurs manuelles et utiliser votre temps de manière plus efficace.
- Terminé la chasse aux reçus auprès de vos collègues, Payhawk envoie des rappels automatiques ou peut rendre obligatoire pour le personnel de les joindre lors de la soumission des notes de frais.
- Les dépenses internationales simplifiées. Les utilisateurs de Payhawk peuvent régler leurs dépenses professionnelles avec des cartes de crédit et de débit de l'entreprise dans plus de 30 pays et 7 devises.
10. Spendesk
Principales fonctionnalités
- Sécurisez les achats en émettant des cartes virtuelles et physiques pour les dépenses du personnel et le paiement des services et abonnements.
- Configurez des limites de dépenses automatiques et des approbations de dépenses pour aider les employés à maintenir la conformité avec les politiques de l’entreprise.
- Gagnez en visibilité. Surveillez les transactions en temps réel pour avoir un aperçu immédiat des dépenses de l'équipe et vous assurer que vous respectez les budgets de l'entreprise.
Communication et collaboration
11. Loom
Principales fonctionnalités
- Capturez votre écran, votre caméra, ou les deux, pour expliquer des idées, faire des présentations de produits, fournir des commentaires ou transmettre des mises à jour.
- Ajoutez la marque de votre entreprise aux vidéos et intégrez des liens CTA pour que les spectateurs puissent facilement vous contacter ou accéder à plus d'informations.
- Suivez les analyses des spectateurs, y compris qui a regardé votre vidéo et dans quelle mesure ils ont interagi avec elle et synchronisez ces données avec votre CRM pour un suivi efficace.
12. Notion
Principales fonctionnalités
- Personnalisez les pages, bases de données et tableaux de tâches pour créer un flux de travail qui convient à vos besoins.
- Collaborez avec votre équipe en taguant des collègues dans les commentaires de vos notes afin qu'ils reçoivent une notification instantanée pour les tâches urgentes.
- Connectez Notion avec d'autres applications, comme Google Drive, Jira, et Trello, pour centraliser votre flux de travail et optimiser la productivité.
13. Miro
Principales fonctionnalités
- Travaillez simultanément avec des collègues en utilisant Intelligent Canvas, un tableau blanc virtuel avec de l'espace pour ajouter des post-its, des diagrammes, du texte et d'autres éléments visuels.
- Laissez Miro AI vous faire gagner du temps en transformant vos cartes mentales et vos idées en résumés, briefings, diagrammes et prototypes interactifs.
- Lancez vos projets avec des modèles prêts à l'emploi dans divers formats, tels que la cartographie et le diagramme ou la stratégie et la planification.
14. Fellow
Principales fonctionnalités
- Créez des agendas de réunion avec vos participants, permettant à chacun de contribuer et de rester à jour à l'avance.
- Enregistrez les réunions et produisez une transcription en quelques clics. Avec Fellow, vous pouvez partager ces documents et assigner des actions à accomplir pour les participants.
- Fellow s'intègre avec plus de 50 outils, y compris les calendriers, gestionnaires de tâches et logiciels de visioconférence. Idéal pour gérer sans effort chaque aspect de vos réunions.
Outils d'automatisation et d'IA
15. Otter.ai
Principales fonctionnalités
- Les notes créées dans Otter.ai peuvent être partagées, recherchées, éditées et organisées facilement.
- Le système IA dispose d'une fonction d'identification des intervenants qui peut distinguer différentes voix et étiqueter votre transcription en conséquence.
- Compatible avec d'autres plateformes, telles que Google Meet, Dropbox et Zoom.
16. Grammarly
Principales fonctionnalités
- Grammarly vous permet de définir le ton de votre écriture et les objectifs avant de signaler les fautes d'orthographe, les erreurs grammaticales et les problèmes de structure de phrase.
- Non seulement il souligne les erreurs, mais il utilise également l'IA générative pour fournir des suggestions afin d'améliorer encore plus votre texte et détecter où vous pourriez plagier d'autres sources.
- En plus de leur plateforme de bureau simple, Grammarly peut être utilisé en déplacement. En effet, leur application mobile et leur extension pour les navigateurs web vous permettent d'avoir toujours accès à des conseils d'experts.
17. Zapier
Principales fonctionnalités
- Reliez instantanément plus de 7 000 applications, telles que Hubspot, Mailchimp, Stripe ou encore Docusign, et automatisez vos tâches entre elles sans compétences techniques nécessaires.
- Utilisez les intégrations natives d'applications Zapier, telles que l'outil de planification ou de format de données, pour encore plus de fonctionnalités.
- Configurez des flux de travail personnalisés pour réduire votre liste de tâches. Avec Zapier, des tâches comme la mise à jour de documents ou l'envoi d'e-mails sont effectuées sans votre intervention manuelle.
Outils de productivité
18. Pocket
Principales fonctionnalités
- Enregistrez des pages web, des articles, des vidéos et des liens en un clic et ajoutez des tags pour une recherche rapide.
- Lisez du contenu enregistré hors ligne, parfait pour les jours de voyage ou dans les zones avec une mauvaise couverture réseau.
- Restez à jour avec les dernières nouvelles du secteur grâce à des flux de contenus basés sur vos centres d’intérêt.
19. Timely
Principales fonctionnalités
- Timely suit votre travail en arrière-plan et enregistre automatiquement le temps passé sur chaque tâche.
- Voyez combien de temps est consacré aux projets clients pour vous assurer que votre équipe respecte le calendrier et le budget.
- Recevez des rapports détaillés pour mieux allouer les ressources. Obtenez des données qui peuvent vous aider à identifier où améliorer les flux de travail et augmenter l'efficacité.
20. Lastpass
Principales fonctionnalités
- Les assistants exécutifs peuvent accorder l'accès à d'autres employés sans révéler les mots de passe principaux.
- Les utilisateurs peuvent remplir automatiquement leurs informations de connexion en un clic.
- Vous pouvez configurer des groupes désignés pour un partage de mot de passe sécurisé et sans stress.
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