Le guide pratique des tâches et fonctions administratives

Le travail d’un assistant administratif est très prenant. Planifier les emplois du temps, tenir les délais, gérer une multitude d’informations… Les assistants de direction doivent posséder de nombreuses compétences et ne peuvent souvent compter que sur eux-mêmes. Mais depuis quelques années, ils ont une alliée précieuse : la technologie.

Vous souhaitez tester de nouveaux outils et logiciels pour vos tâches administratives ? De la gestion des dossiers en collaboration, à la coordination d’une équipe en passant par la hausse de la productivité, voici une liste des meilleurs logiciels qui facilitent la vie des assistants administratifs.

Outils indispensables au quotidien

Microsoft Office

La suite bureautique indispensable à tout assistant administratif

Microsoft Office est la suite bureautique la plus utilisée par les entreprises du monde entier. Tout assistant administratif doit savoir l’utiliser et l’utilise probablement au quotidien. Microsoft Office comprend Word pour le traitement de texte, PowerPoint pour la conception de présentations visuelles et Excel pour les feuilles de calcul avec des fonctions avancées.

Google Workspace

Toutes les applications Google pour améliorer votre productivité au quotidien

Google Workspace, anciennement G Suite, comprend Google Docs, Sheets, Slides, Gmail, Agenda, Drive, Meet et d’autres outils utiles au quotidien. Google Workspace n’est d’ailleurs pas un logiciel : vous y accédez directement depuis votre navigateur.

L’avantage de Google Workspace est qu’il est basé sur le cloud : tous les fichiers peuvent être facilement partagés grâce au service de stockage Google Drive. Les possibilités de collaboration en temps réel qu’il offre en font un outil idéal pour le travail en équipe.

Microsoft Outlook

Vos e-mails facilement accessibles et organisés

Généralement inclus dans la suite Microsoft Office, Outlook est normalement installé par défaut sur tous les PC. Outre la gestion du courrier électronique, Outlook inclut des fonctionnalités utiles telles que l’agenda, la gestion des tâches, la gestion des contacts et la prise de notes.

L’interface de messagerie d’Outlook peut être personnalisée pour répondre aux différents besoins d’une entreprise, ce qui en fait un outil idéal pour celles avec un grand nombre de collaborateurs.

Gmail

La messagerie électronique la plus populaire au monde

Il n’est probablement pas nécessaire de présenter Gmail, la messagerie plébiscitée par plus de 1,8 milliard d’utilisateurs dans le monde. Parmi les fonctionnalités les plus appréciées, citons son interface moderne et conviviale, la possibilité de programmer des e-mails, son traducteur intégré, ainsi que son correcteur orthographique et ses suggestions automatiques. Un coup de pouce fort utile pour vos communications.

Dropbox

Le partage de fichiers facilité par le cloud

Si vous et votre équipe avez besoin de partager régulièrement des fichiers ou d’accéder à des dossiers communs, vous savez probablement que le courrier électronique n’est pas le meilleur outil pour y parvenir. C’est là que Dropbox entre en jeu !

Ce service de stockage basé sur le cloud vous permet de synchroniser des fichiers et des dossiers sélectionnés sur tous les appareils, ce qui facilite considérablement le partage de fichiers. Le tout sans risques grâce à des options de partage sécurisées. La version gratuite de Dropbox comprend jusqu’à 2 Go de stockage, tandis que les versions payantes vont jusqu’à 2 To.

Logiciels et outils de visioconférence

Zoom

Finis les appels téléphoniques et les réunions en personne grâce à l’outil de visioconférence numéro 1.

Lorsque toutes les réunions professionnelles ont dû se dérouler virtuellement, ce service de visioconférence basé sur le cloud est devenu l’un des outils préférés du marché.

Rapide et facile à utiliser, Zoom permet d’organiser des appels vidéo et audio de haute qualité pour un maximum de 100 participants en version gratuite, et jusqu’à 1 000 avec une licence spécifique. Il suffit de télécharger l’application Zoom sur votre ordinateur et d’accéder aux réunions à l’aide de l’identifiant de la réunion.

Google Meet

Appels vidéo et diffusions en direct en toute simplicité

Google Meet, anciennement Google Hangouts, est l’outil de visioconférence de Google. Son avantage est qu’il est accessible depuis votre navigateur, sans qu’il soit nécessaire de télécharger et d’installer une application. La seule chose dont vous avez besoin pour commencer à utiliser Google Meet, c’est d’un compte Google.

Vous pouvez l’utiliser pour partager votre écran et vos présentations avec vos collègues et vos clients, ou même pour organiser une diffusion en direct pouvant rassembler jusqu’à 100 000 spectateurs. Le seul inconvénient de Google Meet, c’est qu’avec la version gratuite, les réunions sont limitées à 60 minutes.

Logiciels et outils de gestion des voyages

TravelPerk

Les voyages d’affaires en toute simplicité

La plateforme de gestion des voyages et des dépenses de TravelPerk facilite plus que jamais l’organisation, la réservation, la gestion et le reporting des voyages d’affaires. Lorsque vous planifiez et réservez des voyages, TravelPerk rassemble toutes les informations au même endroit, en incorporant le contrôle des dépenses, les politiques et les processus d’approbation dans un outil de réservation très performant.

Avec ses nombreuses options de réservation, son interface intuitive et conviviale, ainsi que ses fonctions de reporting et d’application des politiques, il constitue l’outil idéal combinant la liberté souhaitée par les voyageurs et le contrôle nécessaire aux entreprises. Avec une version gratuite et une application mobile, TravelPerk incarne l’avenir des voyages d’affaires.

Expensify

Le processus de gestion des notes de frais en version simplifiée, de la numérisation des reçus au rapprochement des factures

Cet outil de gestion des dépenses apporte tout ce dont vous avez besoin pour assurer le suivi de tous types de dépenses, dont les frais de voyages.

Expensify peut être configuré pour signaler automatiquement les dépenses à examiner ou pour approuver automatiquement les autres, et son application permet aux employés de photographier les reçus, qui sont ensuite téléchargés dans la base de données.

Smart Receipts

Le moyen le plus simple pour numériser et suivre les reçus

L’application Smart Receipts vous permet de scanner vos reçus, de gérer vos miles, de générer des rapports et de garder le contrôle de vos dépenses. Après avoir photographié tous les reçus de votre voyage, vous pouvez générer des rapports PDF et CSV. Plus la peine de numériser les reçus et de saisir manuellement les données ! Vous gagnez un temps précieux.

C’est un outil idéal pour les voyageurs d’affaires. Avec lui, finies les heures passées à faire ses comptes au retour d’un voyage.

Logiciels et outils pour la gestion de projet et la productivité

Slack

L’outil essentiel pour la communication d’équipe et la gestion des tâches

Slack est une plateforme de communication professionnelle qui permet aux équipes d’envoyer des messages directs, de créer des salons de discussion et de partager des fichiers. Idéal pour le travail à distance, il facilite la collaboration en rassemblant les participants autour de canaux dédiés à des projets spécifiques, qu’ils fassent partie de la même équipe ou non.

Slack propose une version gratuite ainsi que des versions payantes, qui contiennent une sécurité renforcée et des options de connexion, des flux de travail et une intégration avec différentes organisations.

Asana

Le travail d’équipe en toute simplicité

Asana est un excellent outil de gestion de projet qui vous permet d’attribuer des tâches et des délais, de coordonner le travail, d’assurer le suivi et de vous assurer que les délais sont respectés. Si vous cherchez à accroître la productivité de votre équipe, vous allez adorer Asana.

De nombreuses entreprises utilisent Asana, comme Dropbox, Uber, Pinterest, Airbnb et bien d’autres. D’ailleurs, pas besoin d’un gros budget pour utiliser Asana : la version gratuite est disponible pour les petites entreprises et donne accès à un maximum de 15 personnes.

Evernote

Bien plus qu’une simple application de prise de notes

Evernote a acquis une grande popularité ces dernières années. L’application permet aux utilisateurs d’organiser des idées et des informations, de prendre des notes, de gérer des tâches et de numériser des notes physiques de la manière la plus simple possible.

Evernote fonctionne non seulement avec du texte, mais aussi avec des images, des vidéos et des enregistrements audio. L’application peut également s’intégrer à votre navigateur et à votre messagerie électronique, ce qui facilite grandement l’importation d’informations. Evernote est un outil idéal aussi bien pour une utilisation individuelle que pour de grandes équipes, et propose différentes versions selon les besoins, y compris une version gratuite.

Monday.com

Une solution complète pour la gestion de projets

Monday.com est une plateforme basée sur le cloud qui vous permet de gérer le travail d’équipe au même endroit. De la création de flux de travail et d’automatisations à l’attribution de tâches, en passant par le suivi des délais et la collaboration, Monday.com contient tous les outils dont votre équipe a besoin pour réussir.

Avec ses nombreuses fonctionnalités, Monday.com peut sembler complexe au premier abord, mais il est en fait très intuitif. L’application propose une version individuelle gratuite, ainsi que quatre autres versions aux prix et fonctionnalités différents pour s’adapter à tous les types d’entreprises.

Trello

Un outil de collaboration visuelle extrêmement facile à utiliser

Trello est devenu l’un des outils favoris des petites équipes et des indépendants lorsqu’il s’agit d’organiser des projets sous forme de tableaux et de les partager avec les membres de l’équipe ou les collaborateurs. Cet outil basé sur un navigateur vous permet de dresser des listes, d’organiser, de hiérarchiser et d’attribuer des tâches aux différentes personnes.

Trello s’inspire de la méthode Kanban utilisée par de nombreuses entreprises prospères, qui repose sur des listes visuelles de tâches « à faire », « en cours » et « terminées ». Une version gratuite est disponible avec toutes les fonctionnalités principales.

Toggl Track

Gardez la trace du temps passé et faites en sorte que chaque minute compte !

Cet outil de reporting et de gestion du temps vous permet de suivre le temps passé sur chaque projet sur lequel vous et votre équipe travaillez. Toggl Track affiche différents blocs de temps, qui peuvent être étiquetés avec une tâche, un projet et des notes.

Cet outil est la solution idéale si vous cherchez à optimiser votre temps et à générer des rapports contenant des informations utiles sur le temps consacré à chaque tâche par votre équipe et vous-même. Si vous souhaitez prendre le contrôle de votre temps, Toggl Track est fait pour vous !

Logiciels et outils de planification des agendas et des événements

Calendly

Simplifiez-vous l’organisation des rendez-vous

Calendly est un outil de prise de rendez-vous en ligne qui vous épargne les interminables échanges généralement nécessaires pour fixer une rencontre. Lorsque vous partagez votre lien Calendly, le destinataire peut instantanément voir vos horaires disponibles. Il peut alors prendre rendez-vous à la date et à l’heure de son choix.

Vous pouvez également synchroniser Calendly avec votre agenda pour vérifier vos disponibilités et créer un événement lorsqu’une réunion est fixée. Calendly est une application gratuite, mais sa version payante apporte encore plus de fonctionnalités.

Google Agenda

L’agenda le plus populaire au monde

Google Agenda est l’outil le plus utilisé pour planifier des réunions et des événements, les partager avec les autres participants et recevoir des rappels des activités à venir. Cet outil très simple mais performant est entièrement gratuit et accessible depuis votre navigateur. Il existe aussi en application Apple et Android.

Google Agenda contient des possibilités infinies en matière de gestion du temps, car il peut se synchroniser avec de nombreux outils et applications pour vous faciliter la vie au travail. Son option d’agenda multiple est également idéale pour la coordination des équipes en permettant de visualiser différents agendas en même temps.

Time Zone Ninja

La solution idéale pour planifier des réunions sur plusieurs fuseaux horaires

Coordonner des réunions à l’échelle mondiale peut vite devenir un casse-tête à cause des fuseaux horaires des participants. Time Zone Ninja est l’outil idéal pour les équipes situées dans des fuseaux horaires différents, car il vous permet de trouver facilement une date et une heure qui conviennent à toutes les personnes concernées.

Voici comment il fonctionne : une fois que vous avez saisi la date de la réunion et l’emplacement de tous les participants, l’outil vous propose les meilleures horaires en fonction de l’heure locale de chacun. Time Zone Ninja classe même les plages possibles en « horaires de travail », « horaires envisageables » et « horaires insensés », une classification utile lorsque vous devez faire des compromis.

Doodle

Quand trouver le bon horaire pour un événement de groupe semble impossible

Vous êtes-vous déjà arraché les cheveux en essayant de trouver l’horaire auquel l’ensemble de votre équipe est disponible pour un événement ? Nous sommes tous passés par là. C’est là que Doodle entre en jeu !

Cet outil simple permet de proposer différentes dates et heures et de créer un sondage ouvert à tous les participants. Une fois que tout le monde a voté, vous pouvez voir quels créneaux conviennent à tous les participants (ou du moins au maximum d’entre eux).

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