Que fait un assistant administratif ?
Les assistants administratifs sont des personnes clés dans une entreprise : grâce à leur travail, l’ensemble d’un service peut fonctionner correctement. Aussi appelés assistants de direction, secrétaires ou responsables administratifs, ils sont un élément essentiel de la plupart des entreprises, quel que soit l’intitulé exact de leur poste ou le secteur d’activité. Si vous vous demandez ce qu’est un assistant administratif et quelles sont ses responsabilités, ou si vous envisagez de le devenir, ce guide peut répondre à certaines de vos questions.Qu’est-ce qu’un assistant administratif ?
Qui sont exactement les assistants administratifs ? Ils sont souvent considérés comme la colonne vertébrale d’une entreprise, ce qui n’est pas exagéré. Responsables d’un grand nombre de tâches, ils aident à la fois leurs collègues et les clients. Leur travail facilite celui des autres et permet à l’entreprise dans son ensemble de fonctionner correctement.Les assistants administratifs sont généralement des personnes très efficaces et organisées, avec le souci du détail et possédant d’excellentes compétences relationnelles, communicationnelles et en gestion du temps. Non seulement ils participent aux tâches administratives quotidiennes, mais ils interviennent également dans toutes sortes de situations qui peuvent survenir grâce à leurs compétences pour résoudre les problèmes.De nos jours, de plus en plus de professionnels administratifs travaillent à distance, d’où le terme d’assistant virtuel. Leur travail est de nature très similaire, mais ils travaillent depuis leur domicile ou leur bureau.Que fait un assistant administratif ?
Les assistants administratifs assistent leurs collègues et un service dans son ensemble en assumant un large éventail de fonctions, allant des tâches administratives quotidiennes à la préparation de documents et la tenue de dossiers. Souvent, ils sont également en charge des plannings et des réunions. Leur travail consiste principalement à gérer les informations, aider à la planification, fixer des rendez-vous, aider à choisir une agence de voyages d’affaires, organiser les déplacements, ainsi que diverses autres opérations quotidiennes. Les assistants de direction travaillent généralement à temps plein.En résumé, les assistants administratifs veillent au bon fonctionnement d’un service et au maintien d’un environnement de travail propice. Ils sont généralement placés sous la responsabilité d’un cadre ou d’un chef de service.Quelles sont les tâches et responsabilités d’un assistant administratif ?
Les tâches des assistants administratifs peuvent varier selon leur poste, leur entreprise et leur secteur d’activité. Certaines responsabilités sont cependant communes à tous les assistants administratifs :- Rédiger et préparer des documents.
- Organiser et classer des dossiers, physiques ou virtuels
- Prendre des notes et communiquer avec les collègues et les clients par téléphone, e-mail ou lettre.
- Planifier des rendez-vous.
- Organiser les emplois du temps des autres collaborateurs.
- Accueillir les visiteurs.
- Gérer les stocks.
- Commander les fournitures de bureau.
- Manipuler les équipements du bureau (télécopieurs, projecteurs, etc.).
- Préparer des présentations PowerPoint.
- Relire des documents, corriger les fautes de grammaire et d’orthographe.
- Gérer des bases de données.
- Planifier des événements.
- Organiser des voyages : les assistants administratifs sont souvent chargés de faire les réservations et de s’occuper de tout ce qui concerne les voyages d’affaires de l’entreprise.
- Effectuer des opérations comptables de base.
Comme indiqué plus haut, les assistants administratifs travaillent dans tous types de secteurs. Ils sont cependant particulièrement nombreux dans les administrations publiques, les cabinets d’avocats, les établissements scolaires, les établissements de santé et les cabinets médicaux.Comment réussir sa candidature pour un poste d’assistant administratif ?
Si vous envisagez de candidater à un poste d’assistant administratif, sachez que vous serez peut-être en concurrence avec de nombreux candidats. Votre CV et votre lettre de motivation doivent donc faire l’objet d’une attention particulière. Ils doivent notamment comporter un intitulé clair, généralement après votre nom et vos coordonnées. Celui-ci doit attirer rapidement l’attention du recruteur et le convaincre de poursuivre sa lecture.Vous devez aussi y détailler clairement vos compétences et la raison pour laquelle vous postulez à cet emploi en particulier. Votre lettre doit rester courte et directe, et expliquer quelle valeur ajoutée vous apporterez à l’entreprise et comment vous excellez dans votre travail.Une bonne façon de commencer votre lettre de motivation est de mettre en avant vos points forts, en montrant que vous comprenez les besoins de l’entreprise et que vous pouvez y répondre grâce à vos compétences et à votre expérience. Pour en savoir plus sur les compétences requises pour être un bon assistant administratif, consultez notre guide. Veillez également à mentionner votre expérience professionnelle, vos qualifications et votre formation dans votre CV. Parler de vos objectifs, montrer que vous vous souciez de votre avenir et que vous souhaitez évoluer au sein de l’entreprise est également un excellent moyen de faire bonne impression.
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