Come Ampa ha migliorato la reportistica e la politica dei viaggi con TravelPerk

Ampa, uno dei maggiori gruppi societari di servizi legali e professionali del Regno Unito

Il gruppo Ampa è una società con sede nel Regno Unito che comprende una serie di marchi, ciascuno specializzato in diversi servizi legali e professionali. I marchi del gruppo Ampa offrono assistenza legale, consulenza nella pianificazione e in altri settori quali finanza e sicurezza informatica.

Pur mantenendo le identità individuali dei propri marchi, Ampa garantisce una strategia di branding unificata che esalta la forza collettiva e la reputazione del gruppo, incoraggiando una cultura collaborativa tra diversi marchi per promuovere l'innovazione e condividere le conoscenze. Inoltre, il gruppo continua a investire in tecnologie all'avanguardia per migliorare la fornitura dei servizi, semplificare le operazioni e agevolare la crescita.

L'importanza delle interazioni di persona per il successo di Ampa

I marchi del gruppo Ampa forniscono principalmente assistenza legale e servizi di consulenza, per cui l'interazione con i clienti è un aspetto vitale. Sebbene le riunioni virtuali offrano praticità e accessibilità, gli incontri di persona sono fondamentali per i singoli marchi, poiché favoriscono relazioni solide con i clienti e consentono di approfondire i dettagli più complessi relativi a casi e progetti. I viaggi consentono anche ai dipendenti di mantenere contatti con i colleghi nelle 18 sedi di Ampa. Inoltre, l’azienda valuta continuamente opportunità di crescita attraverso fusioni. Condurre queste trattative di persona dimostra un livello di impegno e professionalità che è difficile trasmettere in maniera virtuale. Le riunioni di persona contribuiscono a creare fiducia e stabilire un rapporto diretto.

Affrontare le sfide del coordinamento dei viaggi

Prima di TravelPerk, coordinare i viaggi tra i diversi marchi comportava notevoli problemi per Ampa, ad esempio:

Gestione inefficiente delle spese: La gestione delle richieste di rimborso spese era complicata e laboriosa. Il carico di lavoro del team finanziario era immenso. Gli assistenti personali dovevano anche negoziare direttamente con i singoli hotel e non esisteva un modo standardizzato per condividere queste informazioni tra le aziende.

Mancanza di trasparenza e di controllo delle spese: Senza un sistema centralizzato di gestione dei viaggi, mancavano regole e limiti su modalità di viaggio, spese in determinate situazioni ed eventuali priorità alle opzioni sostenibili. Ciò ha portato a adottare abitudini di spesa diverse all’interno del gruppo.

Politiche e reportistiche dei viaggi non allineate: I marchi di Ampa si occupavano delle prenotazioni dei viaggi in modo indipendente, rendendo difficile standardizzare le politiche di viaggio e accorpare i dati sugli spostamenti. Questo sistema decentralizzato impediva ad Ampa di raccogliere report dettagliati e informazioni utili.

Controllo completo e totale libertà con TravelPerk

Grazie al gruppo TravelPerk, l'azienda offre ora a dipendenti e membri dei vari marchi una piattaforma di prenotazione intuitiva, che consente una gestione dei viaggi facile e veloce. La piattaforma permette al gruppo di monitorare costantemente le spese di viaggio e generare report precisi sulla frequenza degli spostamenti, nonché sui tipi di trasporto e di sistemazione prenotati. TravelPerk centralizza il processo di prenotazione e gestione dei viaggi, offrendo al contempo la libertà di scegliere come e dove viaggiare..

\[Il valore principale della piattaforma] è la chiarezza dei costi, il duty of care verso i nostri dipendenti (sapere dove si trovano, in caso di emergenza) e i dati: conoscere i dettagli sui comportamenti delle persone è davvero importante. Queste informazioni ci permettono di capire i passi da compiere per ottenere maggiori risparmi o migliorare l'esperienza per i nostri dipendenti. \[…] Offre inoltre alle persone la possibilità di gestire il viaggio in maniera autonoma, rendendo tutto più semplice.

Nancy McArtney Smith, Service excellence manager, Ampa

Trasparenza che genera fiducia

Quando Ampa ha deciso di introdurre un sistema di gestione dei viaggi, uno degli obiettivi era dare alle persone la possibilità di prenotare gli spostamenti in maniera autonoma. Questo approccio offre ai dipendenti la libertà di fare scelte in base alle loro esigenze individuali e migliora l'equilibrio tra la vita lavorativa e quella privata. La piattaforma facilita il processo, semplificando la gestione dei programmi di viaggio in maniera autonoma per tutti.

Un altro vantaggio è il controllo automatico dei limiti di spesa, che riduce notevolmente il carico di lavoro in fase di approvazione, poiché il sistema è progettato per mantenere automaticamente i viaggi entro i limiti predefiniti. Questo livello di autonomia non solo semplifica il processo di prenotazione, ma promuove anche la fiducia tra l'azienda e i suoi dipendenti, aumentando la soddisfazione e la fedeltà nel complesso. I dipendenti apprezzano la possibilità di gestire le prenotazioni di viaggio senza la necessità di approvazioni da parte dei loro superiori.

Informazioni utili

Il sistema di reportistica automatizzato consente di accedere facilmente a una vasta gamma di dati, riducendo notevolmente il tempo impiegato per la raccolta manuale. Questi report sono facili da usare e consentono un'analisi rapida di specifici individui o tendenze utili a comprendere i costi, i dettagli e le abitudini di viaggio nel complesso. I dati consentono di vedere in che modo i dipendenti utilizzano il sistema e valutare la conformità generale.

Tra i vantaggi principali del sistema ci sono:

Revisione delle politiche: IIn passato si era ipotizzato che le persone avrebbero speso di più per gli hotel a Londra, ma dai dati è emerso che non è così. Sulla base di queste informazioni, Ampa ha aumentato i limiti di spesa per gli hotel a Londra, offrendo ai dipendenti più opzioni e maggiore libertà in linea con le buone prassi consigliate.

Dati relativi alle abitudini dei dipendenti: I dati offrono informazioni utili sulle abitudini e le preferenze dei dipendenti. Ad esempio, se il feedback indica che una particolare sistemazione non è adatta, può essere facilmente rimossa dalle ricerche future, migliorando l’esperienza di viaggio per il personale.

Efficienza: Il sistema è talmente efficiente che al momento non sono necessari processi di approvazione. I dipendenti utilizzano la piattaforma nel modo previsto e rispettano le linee guida, con la certezza che i loro superiori possono accedere in tempo reale a report e notifiche. Tuttavia, se in futuro dovesse emergere la necessità di implementare un processo di approvazione, la piattaforma è in grado di soddisfare questa esigenza con facilità.

Scelte di viaggio più ecologiche: Attualmente, il team ambientale di Ampa sta lavorando a una campagna di sostenibilità, volta a incoraggiare i dipendenti a evitare i voli interni e i viaggi in auto, promuovendo invece gli spostamenti in treno. Le funzionalità di reportistica svolgeranno un ruolo cruciale nel motivare i dipendenti, fornendo dati dettagliati sulle abitudini di viaggio delle persone e aggiungendo messaggi personalizzati in fase di prenotazione.

Nel complesso, la piattaforma ha semplificato la gestione dei viaggi per Ampa, fornendo dati preziosi e flessibilità e migliorando al contempo la soddisfazione e la conformità dei dipendenti.

Duty of care

Prima di implementare il nuovo sistema, per capire chi si era recato in un luogo specifico durante un particolare evento bisognava andare a recuperare le informazioni manualmente. La possibilità di accedere a questi dati in modo rapido è estremamente preziosa. In passato, recuperare le informazioni relative al luogo in cui si trovava una persona in un determinato momento era un’impresa alquanto complessa. Ora, invece, bastano pochi clic per recuperare queste informazioni all’istante. La funzionalità è fondamentale per le emergenze, in quanto offre aggiornamenti in tempo reale sulla posizione dei dipendenti e sugli itinerari previsti.

Per sostenere il duty of care verso i dipendenti, il sistema comprende anche:

Supporto in tempo reale via chat reattivo, rapido e utile.

Servizio clienti H24 per garantire che, in caso di problemi o di assistenza in fase di prenotazione, vi sia sempre qualcuno a disposizione, anche a tarda notte.

Possibilità di fornire un feedback tramite un addetto all'assistenza dedicato per migliorare le risposte dei dipendenti.

Queste funzioni offrono la massima tranquillità poiché permettono di conoscere sempre la posizione dei dipendenti, garantendo loro sicurezza e supporto.

Cosa ha fornito TravelPerk

Piattaforma di gestione dei viaggi intuitiva e facile da usare

Implementazione di una valida funzionalità per prenotare in maniera autonoma

Reportistica personalizzabile

Duty of care costante verso i dipendenti

Politiche di viaggio solide e automatizzate

Ampa

Come Ampa ha migliorato la reportistica e la politica dei viaggi con TravelPerk

Ampa, uno dei maggiori gruppi societari di servizi legali e professionali del Regno Unito

L'importanza delle interazioni di persona per il successo di Ampa

Affrontare le sfide del coordinamento dei viaggi

Controllo completo e totale libertà con TravelPerk

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