Hotjar

Hotjar, il migliore strumento per le conversioni e i feedback dei clienti

Hotjar è uno strumento di analisi del feedback e del comportamento che aiuta i team di prodotto e marketing a migliorare le esperienze degli utenti con funnel di conversione, heatmap, test, sondaggi e molto altro. Fondata nel 2014 a Sliema, Malta, Hotjar si avvale di un team di oltre 70 persone che lavorano in remoto da casa e in spazi di coworking sparsi in tutto il mondo.

"In passato, io e il mio collega prenotavamo tutti i viaggi per i meeting semestrali di tutto il personale. Con un team di 20 persone, impiegavamo 2-3 giorni. Ora che siamo più di 70, sarebbe impossibile organizzare tutto manualmente.”

Melissa Mauk, Finance Manager di Hotjar

Catene infinite di e-mail per prenotare le riunioni di tutto il personale

Avendo un team dislocato in varie parti del mondo, per Hotjar è importante consolidare una cultura aziendale e incontrarsi di persona. "In passato, io e il mio collega prenotavamo tutti i viaggi per i nostri meeting semestrali di tutto il personale”, spiega Melissa Mauk, Finance Manager di Hotjar. “Con un team di 20 persone, impiegavamo 2-3 giorni, quindi parliamo di una settimana piena tra tutti e due.”

Non era una procedura semplice. A differenza della maggior parte dei ritiri aziendali, dove le persone viaggiano da uno o due uffici, il team di Hotjar parte dalle coste orientali e occidentali degli Stati Uniti e del Canada, da diverse grandi città europee e talvolta dall'Asia.

Melissa e il suo collega dovevano quindi scambiare catene infinite di e-mail con ogni membro del team per proporre le opzioni e finalizzare i dettagli, dalla città di partenza al trasporto via terra. “Ora che siamo più di 70, sarebbe impossibile organizzare tutto manualmente”, aggiunge Melissa.

L’esperienza negativa con un'agenzia di viaggi

Con la crescita dell'azienda, la prenotazione dei meeting semestrali era diventata ancora più complessa e il team ha provato a collaborare con un'agenzia di viaggi locale. L’esperienza, però, non è stata affatto positiva.

“La società di gestione dei viaggi aveva un sito web da cui i dipendenti potevano prenotare i voli, ma era pieno di bug e non mostrava tutte le opzioni che trovavano da soli online. Per prenotare bisognava comunque mandare un sacco di e-mail all’agenzia", spiega Melissa.

A differenza di altre aziende, il rispetto della politica di viaggio non è mai stato un problema per il team Hotjar.“ La nostra politica di viaggio aveva istruzioni molto basilari, come spendere un certo importo per notte in un hotel, non acquistare biglietti in prima classe, o cose del genere. Non abbiamo mai avuto problemi relativi alle spese per i viaggi", aggiunge Melissa. “La nostra principale frustrazione è sempre stata la procedura di prenotazione.”

"Il nostro team adora TravelPerk. È un'esperienza molto più facile e a misura di utente. Non serve più inviare infinite e-mail all'agenzia o al team operativo."

Melissa Mauk, Finance Manager di Hotjar

Il passaggio a uno strumento moderno per la gestione dei viaggi di lavoro

Vi sembra giusto che un team impegnato a migliorare le esperienze degli utenti debba odiare la propria di prenotazione? No, non lo è di certo. Uno dei fondatori di Hotjar ha sentito parlare di TravelPerk alla vecchia maniera, con il passaparola, e lo ha riferito a Melissa, che ha provato in prima persona la piattaforma prima di distribuirla a tutto il team.

"Il nostro team adora usare TravelPerk”, afferma Melissa. “È un'esperienza molto più facile e a misura di utente. Non serve più inviare infinite e-mail all'agenzia o al team operativo."

Uno strumento che consente al team di prenotare ciò di cui ha bisogno

Ora, quando organizza un incontro a livello aziendale, Melissa pubblica sul forum interno le istruzioni generali per la prenotazione, tra cui l'ora e la data in cui i membri del team devono essere presenti, gli aeroporti vicini ecc. Melissa dà loro una finestra di tempo per prenotare i voli (in genere entro un mese dalla pubblicazione nel forum) e poi tutti prenotano su TravelPerk, senza dover pagare in anticipo.

“Per noi è importante che tutti abbiano la possibilità di prenotare ciò di cui hanno bisogno”, afferma Melissa. “Vogliamo consentire ai dipendenti di scegliere ciò che è meglio per loro."

L'utilizzo di TravelPerk offre molti vantaggi a Hotjar. Le persone che arrivano da più lontano possono personalizzare il viaggio in base alle proprie preferenze. “L’ultimo incontro è stato a Tenerife, una destinazione difficile da raggiungere per alcuni. Ora tutti possono verificare meglio gli scali, un aspetto molto apprezzato", aggiunge Melissa. “Per alcune persone dal Canada o dagli Stati Uniti il viaggio era di 20 ore, con 8 o 12 ore di scalo. Hanno quindi potuto usare TravelPerk per prenotare una camera d'albergo in base alle loro preferenze.

Gestione dei dettagli di viaggio e semplificazione delle fatture

Melissa non solo risparmia tempo e consente ai viaggiatori di scegliere ciò che vogliono, ma può anche monitorare chi ha prenotato e chi no semplicemente accedendo alla piattaforma. In questo modo può inviare un promemoria alle persone giuste. Inoltre, poiché tutti i viaggi sono salvati in un unico posto, Melissa può organizzare facilmente il trasporto via terra in base agli orari di arrivo. "Posso vedere tutti quelli che hanno prenotato e gli orari di arrivo in modo da organizzare il trasporto in base a quando atterrano", afferma Melissa.

Anche se la priorità era migliorare l'esperienza di prenotazione, c’è un altro vantaggio da non sottovalutare: la fatturazione! "TravelPerk mi è davvero utile nella gestione dei pagamenti perché mi presenta un’unica fattura a fine mese", continua Melissa. Lo capiamo perfettamente. Sono quelle piccole cose che ti semplificano la vita.

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