Landing jobs

Prenotare voli e sistemazioni per 30 relatori di spicco in contemporanea

Chi è Landing Jobs?

Landing.Jobs è una piattaforma di recruiting basata sulle candidature che mette in contatto i professionisti e le aziende nel settore tecnologico. Grazie a un approccio più moderno nell’orientamento alle persone in cerca di lavoro e all'esperienza migliore che offre loro, Landing.jobs sta rapidamente diventando un nome di grande rilevanza nel settore.

“È difficile scegliere cosa mi piace di più di TravelPerk. Il fatto di avere tutto in un'unica piattaforma, l’eccezionale usabilità, la facilità di gestione dei viaggi in un unico posto... amo ogni cosa."

Rhaica Silva, HR Manager di Landing Jobs

Prima di TravelPerk: difficoltà nella gestione dei viaggi per i relatori esterni

Ogni anno l'azienda organizza Landing.careers, uno degli eventi in più rapida crescita in Europa che, oltre a workshop, opportunità di networking e feste, ospita 30 relatori di spicco internazionali. Organizzare i viaggi per queste importanti figure del settore sparse in tutto il mondo è una sfida enorme che può richiedere anche un mese intero.

Una parte importante del suo lavoro consiste nel gestire i viaggi di lavoro ed essere la persona di riferimento per qualsiasi emergenza.

In passato, l'azienda prenotava i viaggi su vari siti web e teneva traccia di ogni prenotazione manualmente tramite e-mail e fogli Excel, ma il processo era diventato troppo complesso.

La gestione dei viaggi per l’evento principale era particolarmente complicata, poiché bisognava trovare le date adatte e prenotare voli e hotel per tutti i 30 relatori contemporaneamente. A rendere ancora più difficile la prenotazione c’erano le infinite modifiche, le preferenze di viaggio, i problemi di comunicazione e le richieste dell'ultimo minuto da parte dei relatori. Inoltre, una volta terminato l'evento, bisognava contattare ogni relatore per ottenere le fatture e i resoconti delle spese.

"Era una procedura complicata che richiedeva troppo tempo. Sapevamo che doveva esserci un modo migliore."

Rhaica Silva, HR Manager di Landing.Jobs

Entra in gioco TravelPerk

All'inizio dell'anno, Rhaica ha provato a utilizzare TravelPerk per prenotare voli e sistemazioni per i relatori dell’evento. Come è andata? Come sottolinea la collega Andreia dos Reis, Marketing Manager: “Durante l’evento, TravelPerk è stato una salvezza.”

Dato il successo dell'evento, Rhaica non ha avuto esitazioni a estendere l'uso di TravelPerk a tutta l’azienda. Ora tutti i dipendenti possono scegliere autonomamente l'opzione di volo che preferiscono e lei deve solo approvare il viaggio nell'app TravelPerk. Inoltre, la fatturazione è diventata molto più semplice, poiché i resoconti delle spese sono memorizzati sulla stessa piattaforma.

Naturalmente, Rhaica adora la nuova procedura che ha snellito notevolmente il suo lavoro e le permette di poter solo “supervisionare” i viaggi gestendo le politiche, non le prenotazioni effettive.

Ma la cosa che le piace ancor più è poter fare affidamento sull'eccellente assistenza clienti di TravelPerk per qualsiasi emergenza legata ai viaggi.

Storia vera: quando un relatore si tira indietro all'ultimo minuto

In una rovente giornata a Lisbona, Rhaica sta segretamente festeggiando tra sé e sé dopo aver finalmente confermato tutti i dettagli di viaggio dei 30 relatori principali per la terza edizione dell’evento annuale Landing.careers. Non vede l'ora di godersi l'evento e poi di concedersi una meritata vacanza. Improvvisamente, due giorni prima dell'evento la contatta uno dei relatori principali dal Brasile dicendole che non può più partecipare.

Ora Rhaica si ritrova con un costoso biglietto aereo intercontinentale inutilizzabile. Anche se sa che sarà un processo complicato, deve comunque provare a chiedere alla compagnia aerea un rimborso o un credito per un volo futuro. Dopo aver sprecato quattro ore in attesa e aver parlato con innumerevoli addetti del servizio clienti, alla fine le dicono che il biglietto non può essere rimborsato.

"A nessuno piace chiamare l'assistenza clienti delle compagnie aeree. Sono convinta che rendano le cose così complicate proprio per scoraggiare le telefonate. Per fortuna, ora posso contare sul fantastico team di TravelPerk per risolvere tutti i problemi con i voli: cancellazioni, upgrade o prenotazioni dell’ultimo minuto."

Risultato: riduzione del tempo di prenotazione dei viaggi per i relatori da 1 mese a 1 settimana

In sintesi, Rhaica è riuscita a ridurre il tempo necessario per prenotare i viaggi per 30 relatori internazionali da oltre un mese a una sola settimana. Ora i relatori selezionano autonomamente le opzioni che preferiscono, senza dover più inviare centinaia di e-mail.

Inoltre, non è necessario recuperare le fatture, perché vengono memorizzate automaticamente sulla piattaforma TravelPerk.

Ma, soprattutto, Rhaica può rilassarsi perché non è più l'unica persona di riferimento per 30 relatori di fama internazionale. Con TravelPerk, ha al suo fianco un team di assistenza che la sostiene in caso di emergenza e che chiama il terribile servizio clienti delle compagnie aeree al posto suo.

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Chi è Landing Jobs?

Prima di TravelPerk: difficoltà nella gestione dei viaggi per i relatori esterni

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Risultato: riduzione del tempo di prenotazione dei viaggi per i relatori da 1 mese a 1 settimana

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