Netcentric

Prenotazione rapida dei viaggi di lavoro e viaggiatori soddisfatti

Cognizant Netcentric è un provider di servizi digitali che trasforma le esperienze dei clienti per i marchi più importanti al mondo, sfruttando appieno il potenziale di Adobe Experience Cloud. Fondata nel 2012, l'azienda ha ora 9 sedi in tutta Europa. Oltre la metà del team Netcentric utilizza regolarmente lo strumento di prenotazione autonoma di TravelPerk.

"I dipendenti hanno un maggiore controllo sul viaggio con TravelPerk. Non devono aspettare per prenotare, ma si assumono direttamente la responsabilità di controllare i prezzi e decidere. Non è più necessario mandare messaggi infiniti su Slack prima di prenotare."

Laura Jollit, Events Marketing Coordinator di Netcentric

Il grande evento

TravelPerk semplifica la gestione dei normali viaggi di lavoro, ma come se la cava quando si tratta di organizzare un evento con oltre 400 dipendenti, ospiti e relatori provenienti da diverse città europee? La prenotazione autonoma avrebbe comportato un aumento dei costi per un evento così grande ed era quindi necessario suddividere i viaggiatori in gruppi più piccoli per voli, trasporti via terra ecc. Sono così entrati in gioco gli specialisti di viaggi di gruppo di TravelPerk, che hanno lavorato a stretto contatto con Laura, responsabile eventi di Netcentric.

"Si trattava di un evento di un giorno. Se avessi dovuto sbrigarmela io con la compagnia di autobus e aerei sarebbe stato impossibile!"

Laura Jollit, Events Marketing Coordinator di Netcentric

L'azienda ha predisposto una politica e una procedura di approvazione, secondo la quale per i viaggi sopra un certo importo è necessario ottenere l'approvazione del proprio responsabile.

Assistenza per le prenotazioni di gruppo su cui contare

Nella maggior parte dei casi, le richieste di prenotazioni di gruppo di TravelPerk sono gestite da un solo specialista, ma trattandosi di un evento così grande, TravelPerk ha riunito un piccolo team, che includeva Giacomo, Vincent ed Eulalia. Laura ha lavorato direttamente con gli specialisti di TravelPerk, disponibili via telefono, e-mail e Slack per qualsiasi domanda o dubbio durante l'intero processo.

"Oltre a risparmiare tempo, il team mi ha tolto molto stress. È stato così bello sapere di averli al mio fianco!"

Laura Jollit, Events Marketing Coordinator di Netcentric

"Fin dall'inizio, abbiamo creato un modulo Typeform con le opzioni dei voli da inviare a tutti i partecipanti", racconta Laura.

Il team di TravelPerk ha quindi ricevuto tutte le risposte del modulo e le ha raggruppate per ottenere i migliori prezzi possibili. Ha poi prenotato voli, trasferimenti in aeroporto e spostamenti privati. Si è inoltre occupato di gestire le e-mail di conferma e i check-in di gruppo il giorno dell'evento.

Oltre ad assistere nel processo di prenotazione dall'organizzazione all'esecuzione, gli specialisti TravelPerk sono stati in grado di rispettare il budget. C'era infatti un limite in relazione ai costi per l'intero evento e il team ha contribuito a rispettarlo.

Più tempo per le attività di gestione degli eventi più importanti

Dovevamo anche coordinare gli autobus dagli aeroporti a Tarragona con voli in arrivo in orari diversi, da diversi terminal e in date diverse”, spiega Laura. Lavorando insieme a Laura, gli specialisti TravelPerk non solo hanno prenotato viaggi per tutti questi gruppi, ma hanno anche risolto i problemi dell'ultimo minuto dovuti a viaggiatori che hanno perso il volo o l'autobus.

Grazie all’aiuto di tre specialisti TravelPerk per la prenotazione dei viaggi, Laura ha potuto dedicare più tempo e attenzione ad altre attività fondamentali per la gestione dell'evento.

"Si trattava di un evento di una giornata intera per il quale dovevo organizzare sessioni sperimentali e di approfondimento, creare un nuovo video di benvenuto, gestire gli hotel e allestire la struttura in cui si svolgeva", spiega Laura.

Servizio eccellente (e gestione dello stress): un'arte perduta?

"Oltre a risparmiare tempo, il team mi ha tolto molto stress”, afferma Laura. “È stato così bello avere tre persone al mio fianco. Si sono impegnati al massimo in ogni aspetto.”

A fare la differenza sono stati i tempi di risposta rapidi e l'atteggiamento positivo. "Solo il fatto di sapere che stanno facendo il possibile per aiutarti ti fa sentire meglio", afferma Laura. “Ogni volta che chiamavo o inviavo un messaggio su Slack, ricevevo una risposta quasi subito. Questo ti fa sentire speciale.”

Il team di TravelPerk ha fatto del suo meglio per ottenere dai partecipanti le informazioni necessarie in modo da coordinare direttamente i trasferimenti privati e le sistemazioni dei VIP. "Ci siamo affidati al team per trattare direttamente con i nostri ospiti VIP", afferma Laura. “TravelPerk ci ha aiutato a coordinare le auto private a un buon prezzo.”

Assistenza globale da parte di un team internazionale

“Abbiamo avuto dei piccoli contrattempi, naturalmente, ma soprattutto a causa di alcuni problemi tecnici, che non dipendevano dagli specialisti TravelPerk. Loro hanno svolto un lavoro fantastico", dice Laura. “Sono sempre stati lì per noi.”Uno dei maggiori vantaggi dell'utilizzo di TravelPerk per la gestione dei viaggi aziendali è l'accesso a un'assistenza H24 davvero globale. La piccola agenzia locale che Netcentric impiegava in passato non era in grado di fornire assistenza 24 ore su 24 in più lingue. Ora i dipendenti Netcentric possono usufruire del supporto di viaggio nella loro lingua madre a qualsiasi ora del giorno.

Ma la cosa ancora più importante è che TravelPerk include specialisti di alto livello in grado di gestire complessi servizi di prenotazione e organizzazione di viaggi internazionali per eventi di qualsiasi dimensione.

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Il grande evento

Assistenza per le prenotazioni di gruppo su cui contare

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